سفارشات کلی

سفارش‌های پایه (blanket orders) توافق‌نامه‌های خرید بلندمدت بین یک شرکت و یک فروشنده هستند که به‌صورت دوره‌ای محصولات را با قیمت‌گذاری از پیش تعیین‌شده تحویل می‌دهند.

سفارش‌های پایه زمانی مفید هستند که محصولات به‌طور مداوم از فروشندهٔ یکسانی، اما در مقادیر متفاوت و در زمان‌های مختلف، خریداری می‌شوند.

با ساده‌سازی فرآیند سفارش، سفارش‌های پایه نه‌تنها در وقت صرفه‌جویی می‌کنند، بلکه در پول نیز صرفه‌جویی می‌نمایند، زیرا می‌توانند هنگام مذاکره برای قیمت‌گذاری عمده با فروشندگان مفید باشند.

ایجاد یک سفارش پایه جدید

برای ایجاد سفارش‌های پایه، ویژگی Purchase Agreements را از تنظیمات اپلیکیشن Purchase فعال کنید. به خرید ↤ پیکربندی ↤ تنظیمات بروید و در بخش سفارش‌ها، روی تیک توافقات خرید کلیک کنید. سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات اعمال شوند.

توجه

علاوه بر ایجاد سفارش‌های پایه، تنظیمات Purchase Agreements همچنین به کاربران اجازه می‌دهد درخواست‌های پیش‌فاکتور (RfQs) جایگزین ایجاد کنند.

برای ایجاد یک سفارش پایه، به خرید ↤ سفارش‌ها ↤ توافقات خرید بروید و روی جدید کلیک کنید. این یک فرم توافق‌نامهٔ خرید جدید را باز می‌کند.

فیلدهای زیر را در فرم توافق‌نامهٔ خرید جدید پیکربندی کنید تا قواعد از پیش تعیین‌شده برای توافق‌نامهٔ بلندمدت دوره‌ای ایجاد شوند:

• فروشنده: تأمین‌کننده‌ای که این توافق‌نامه به او متصل است، چه یک‌بار و چه به‌صورت دوره‌ای. فروشنده را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد انتخاب کرد.

• خریدار: کاربر تخصیص‌داده‌شده به این سفارش پایه خاص. به‌صورت پیش‌فرض، این کاربری است که توافق‌نامه را ایجاد کرده است؛ کاربر را می‌توان مستقیماً از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• نوع توافق: نوع توافق‌نامهٔ خریدی که این سفارش پایه به‌عنوان آن طبقه‌بندی شده است. در صورتی که قبلاً انتخاب نشده، از منوی کشویی برای انتخاب سفارش کلی استفاده کنید.

• ارز: ارز توافق‌شده‌ای که برای این تبادل استفاده می‌شود. اگر چندین ارز در پایگاه‌داده فعال شده باشد، ارز را می‌توان از منوی کشویی کنار این فیلد تغییر داد.

• اعتبار توافق‌نامه: بازهٔ تاریخی که این توافق‌نامه باید برای آن معتبر باشد. اگر این سفارش پایه نباید منقضی شود، این فیلد را خالی بگذارید.

• مرجع‌: سفارش خرید (PO) مبدأ که این سفارش پایه به آن متصل است. اگر این سفارش پایه نباید به هیچ PO موجودی متصل باشد، این فیلد را خالی بگذارید.

• نوع عملیات: نوع عملیاتی که باید بر این سفارش پس از تحویل اعمال شود.

• شرکت: شرکت تخصیص‌داده‌شده به این سفارش پایه خاص. به‌صورت پیش‌فرض، این شرکتی است که کاربر ایجادکنندهٔ سفارش پایه در آن فهرست شده است. اگر پایگاه‌داده چندشرکتی نباشد، این فیلد قابل تغییر نیست و به‌صورت پیش‌فرض روی تنها شرکت فهرست‌شده در پایگاه‌داده تنظیم می‌شود.

هنگامی که تمام فیلدهای مرتبط تکمیل شدند، روی افزودن یک سطر کلیک کنید تا محصولات را در زیر ستون محصول اضافه کنید. سپس در ستون تعداد، مقدار هر محصول را تغییر دهید و یک قیمت را در ستون قیمت واحد تنظیم کنید.

مهم

هنگام افزودن محصولات به یک سفارش پایهٔ جدید، قیمت‌های از پیش موجود محصولات به‌صورت خودکار به ردیف‌های محصول اضافه نمی‌شوند. در عوض، قیمت‌ها باید به‌صورت دستی تخصیص داده شوند، با تغییر مقدار در ستون قیمت واحد به یک قیمت توافق‌شده با فروشندهٔ فهرست‌شده. در غیر این صورت، قیمت روی 0 باقی می‌ماند.

روی تایید کلیک کنید تا این توافق‌نامهٔ خرید جدید ذخیره شود.

هنگامی که تأیید شد، مرحلهٔ سفارش پایه از پیش‌نویس به تایید شده تغییر می‌کند، به این معنا که این توافق‌نامه را می‌توان هنگام ایجاد RfQs جدید انتخاب و استفاده کرد.

نکته

پس از ایجاد و تأیید یک سفارش پایه، محصولات، مقادیر و قیمت‌ها هنوز می‌توانند از توافق‌نامهٔ خرید ویرایش، اضافه و حذف شوند.

ایجاد یک RfQ جدید از سفارش کلی

پس از تأیید یک سفارش پایه، پیش‌فاکتورهای جدید را می‌توان مستقیماً از فرم سفارش پایه ایجاد کرد. |RfQs|‌ای که از این فرم استفاده می‌کنند، از پیش با اطلاعاتی بر اساس قواعد تنظیم‌شده در فرم پر می‌شوند. مجموع مقادیر محصولات سفارش‌داده‌شده از طریق |RfQs| پیوندخورده، به‌صورت خودکار در فیلد سفارش داده شده در توافق‌نامه به‌روزرسانی می‌شود.

علاوه بر این، پیش‌فاکتورهای جدید به‌صورت خودکار از طریق دکمهٔ هوشمند دستور خرید/سفارش‌ها در گوشهٔ بالا-راست فرم، به این فرم سفارش پایه پیوند داده می‌شوند.

برای ایجاد یک پیش‌فاکتور جدید از فرم سفارش پایه، روی دکمهٔ پیش‌فاکتور جدید کلیک کنید. این کار یک RfQ جدید را باز می‌کند که با اطلاعات صحیح، بسته به تنظیمات پیکربندی‌شده در فرم سفارش پایه، از پیش پر شده است.

از فرم RfQ جدید، روی ارسال با ایمیل کلیک کنید تا یک ایمیل به فروشندهٔ فهرست‌شده ساخته و ارسال شود. روی چاپ پیش‌فاکتور کلیک کنید تا یک PDF قابل چاپ از پیش‌فاکتور تولید شود؛ یا هنگامی که آماده شدید، روی تایید سفارش کلیک کنید تا PO تأیید شود.

هنگامی که PO تأیید شد، با استفاده از مسیر راهبری در بالای صفحه، به فرم سفارش پایه بازگردید. از فرم سفارش پایه، اکنون یک RfQ در دکمهٔ هوشمند دستور خرید/سفارش‌ها در گوشهٔ بالا-راست فرم فهرست شده است. روی دکمهٔ هوشمند دستور خرید/سفارش‌ها کلیک کنید تا PO که به‌تازگی ایجاد شد را ببینید.

تأمین مجدد

هنگامی که یک سفارش پایه تأیید شد، یک ردیف فروشندهٔ جدید در زیر تب خرید محصولات گنجانده‌شده در سفارش اضافه می‌شود.

این موضوع سفارش‌های پایه را در ترکیب با تأمین مجدد خودکار مفید می‌کند، زیرا اطلاعات مربوط به فروشنده، قیمت و توافق‌نامه در ردیف فروشنده ارجاع داده می‌شود. این اطلاعات تعیین می‌کند که محصول چه زمانی، کجا و با چه قیمتی باید تأمین مجدد شود.

همچنین ببینید

فراخوان مناقصه