دیجیتالی کردن سند

Document digitization به فرآیند تبدیل اسناد کاغذی یا دیجیتال به رکوردها در یک پایگاه داده اشاره دارد. با استفاده از فناوری‌های OCR و هوش مصنوعی، Odoo محتوا را می‌خواند و به‌طور خودکار جزئیات رکورد را ایجاد و پر می‌کند. این فرآیند عمدتاً برای صورتحساب‌های فروشنده (یا refund‌ها) استفاده می‌شود.

توجه

اگرچه کمتر رایج است، این فرآیند digitization همچنین می‌تواند به فاکتورهای مشتری و credit note‌ها اعمال شود. settings باید به‌طور مطابق تنظیم شوند.

همچنین ببینید

پیکربندی

به حسابداری ↤ پیکربندی ↤ تنظیمات بروید و به بخش دیجیتالی کردن بروید. گزینهٔ دیجیتالی کردن سند را فعال کنید و انتخاب کنید آیا فاکتورهای خرید باید به‌طور خودکار پردازش شوند یا به‌صورت درخواستی.

توجه

اگر گزینهٔ هر سطر فاکتور به ازای هر مالیات فعال باشد، فقط یک خط در هر مالیات در صورتحساب فروشنده جدید ایجاد می‌شود، صرف‌نظر از تعداد خطوط روی آن.

آپلود صورتحساب‌های فروشنده

صورتحساب‌های فروشنده uploaded manually می‌شوند یا به یک designated email alias ارسال می‌شوند تا digitize شوند. آنها همچنین می‌توانند automatically posted برای فروشندگان انتخاب‌شده.

توجه

هنگامی که صورتحساب آپلود شد، پیش‌نمایش سند در سمت راست صفحه ظاهر می‌شود.

همچنین ببینید

Vendor bills

آپلود دستی

در داشبورد Accounting، صورتحساب‌های فروشنده را به ژورنال خرید مورد نظر بکشید و رها کنید یا روی آپلود در ژورنال خرید کلیک کنید.

آپلود از طریق مستعار ایمیل

صورتحساب‌های فروشنده می‌توانند از طریق یک مستعار ایمیل مرتبط با ژورنال مربوطه به دو روش آپلود شوند:

  • اسکن از یک اسکنر متصل که پیکربندی شده است تا ایمیل به یک مستعار ایمیل ارسال کند؛

  • مستقیماً به یک مستعار ایمیل ارسال شود.

هر PDF پیوست‌شده به ایمیل به‌طور خودکار به یک صورتحساب فروشنده draft جدید تبدیل می‌شود.

توجه

  • فقط فرمت‌های PDF و XML از طریق یک مستعار ایمیل مرتبط با یک ژورنال پردازش می‌شوند.

  • فایل‌های JPEG باید از طریق email alias in the Documents app پردازش شوند.

برای افزودن یک مستعار ایمیل به یک ژورنال، این مراحل را دنبال کنید:

  1. اطمینان حاصل کنید یک alias domain پیکربندی شده است.

  2. مستعار ایمیل پیش‌فرض vendor-bills@ که با دامنهٔ مستعار دنبال می‌شود به‌طور خودکار ایجاد می‌شود و در زبانهٔ تنظیمات پیشرفته ژورنال فاکتورهای خرید در دسترس است.

  3. برای تغییر یک مستعار ایمیل پیش‌فرض، به حسابداری ↤ پیکربندی ↤ دفاتر روزنامه بروید، ژورنال مربوطه را انتخاب کنید و مستعار ایمیل را در زبانهٔ تنظیمات پیشرفته ویرایش کنید.

  4. اسکنر متصل را پیکربندی کنید تا اسناد اسکن‌شده را به مستعار ایمیل ارسال کند، در صورت لزوم.

توجه

یا، یک email alias in the Documents app می‌تواند برای ارسال خودکار صورتحساب‌های فروشنده به Finance folder (مثلاً، inbox-financial@example.odoo.com) استفاده شود.

ارسال خودکار صورتحساب فروشنده

توجه

برای استفاده از گزینهٔ ارسال خودکار صورتحساب‌ها، تنظیم دیجیتالی کردن به صورت خودکار در بخش Document Digitization باید برای صورتحساب‌های فروشنده فعال باشد.

برای ارسال خودکار صورتحساب‌های فروشندهٔ digitized برای فروشندگان خاص، به حسابداری ↤ فروشندگان ↤ فروشندگان بروید و فروشندهٔ مورد نظر را کلیک کنید. در زبانهٔ حسابداری فرم مخاطب، یک گزینهٔ ارسال خودکار صورتحساب‌ها را در بخش اتوماسیون انتخاب کنید:

  • همیشه

  • بعد از ۳ اعتبارسنجی بدون ویرایش بپرسید: هنگامی که سومین صورتحساب آپلود‌شده بدون هیچ ویرایشی تأیید می‌شود، یک پنجره صورتحساب‌های ارسال خودکار ظاهر می‌شود. گزینه‌های زیر را می‌توان انتخاب کرد: فعال کردن اعتبارسنجی خودکار، بعدا بپرس یا برای این فروشنده هرگز.

  • هرگز

توجه

از آنجا که automation پس از سه صورتحساب تأییدشده بدون ویرایش راه‌اندازی می‌شود، نام مخاطب باید قبلاً در پایگاه داده وجود داشته باشد، و هر صورتحساب فروشندهٔ آپلودشده باید یک تاریخ صورتحساب شامل شود.

Digitization و تشخیص داده با AI

بسته به settings، اسناد یا به‌طور خودکار digitized می‌شوند یا اگر digitization فقط on-demand تنظیم شده باشد نیازمند پردازش دستی هستند.

برای digitize کردن دستی یک uploaded document، روی دیجیتال کردن سند کلیک کنید.

هنگامی که سند digitized شد، یک بنر آبی ظاهر می‌شود؛ روی رفرش کلیک کنید. هر اطلاعات آپلودشده در طول digitization را بررسی و اصلاح کنید: روی فیلد(های) مربوطه برای ویرایش آنها کلیک کنید، یا روی بارگذاری مجدد داده AI کلیک کنید تا داده‌ها refresh شوند.

سپس، روی تایید کلیک کنید تا سند ارسال شود.

نکته

هنگامی که یک سند digitized شد، فیلد فروشنده خالی باقی می‌ماند اگر فروشنده در پایگاه داده وجود نداشته باشد. برای افزودن آن، روی (down arrow) در فیلد فروشنده کلیک کنید؛ نام فروشنده در پیش‌نمایش سند در سمت راست برجسته می‌شود. روی آن کلیک کنید تا یک فرم فروشندهٔ جدید با نام از پیش پر‌شده باز شود.

توجه

فیلدهای صورتحساب فروشندهٔ زیر توسط OCR شناسایی می‌شوند:

  • فروشنده، شماره مرجع قبض، تاریخ صورتحساب، مرجع پرداخت (فقط در فرمت بلژیکی +++xxx/xxxx/xxxxx+++)، بانک دریافت کننده، تاریخ سررسید، و ارز (در یک محیط multi-currency و اگر ارز فعال شده باشد).

  • از زبانهٔ Invoices Lines: توضیح/label محصول، تعداد، قیمت واحد، مالیات‌ها (اگر tax is activated فعال باشد؛ این فیلد توسط OCR برای Indian localization شناسایی نمی‌شود)، مبلغ بدون مالیات و مجموع.

تطبیق سفارش خرید

هنگامی که یک صورتحساب فروشندهٔ digitized توسط OCR شناسایی می‌شود، Odoo پایگاه داده را برای یک سفارش خرید مطابق جستجو می‌کند. اگر یافت شد، صورتحساب فروشنده می‌تواند به‌صورت دستی با خطوط سفارش خرید باز موجود تطبیق داده شود.

هنگامی که یک صورتحساب فروشنده uploaded و digitized شد، روی دکمهٔ هوشمند Purchase matching کلیک کنید تا به نمای فهرست Purchase matching دسترسی پیدا کنید، که همهٔ خطوط سفارش خرید پیوندخورده به فروشندهٔ اختصاص داده‌شده به صورتحساب فروشنده را نمایش می‌دهد. سپس، خطوط سفارش خرید مربوطه و صورتحساب فروشنده draft (که با خاکستری نشان داده می‌شود) را انتخاب کنید و روی همخوانی کلیک کنید.

نکته

در نمای فهرست Purchase Matching، در صورت لزوم تعداد و قیمت در خطوط سفارش خرید را به‌روزرسانی کنید.

اگر هیچ سفارش خرید موجود مرتبط با فروشندهٔ صورتحساب فروشندهٔ آپلودشده وجود نداشته باشد، یک سفارش خرید جدید می‌تواند مستقیماً از خطوط صورتحساب فروشنده ایجاد شود. برای انجام این کار، این مراحل را دنبال کنید:

  1. هنگامی که صورتحساب فروشنده آپلود شد، اطمینان حاصل کنید فیلد فروشنده با فروشندهٔ صحیح پر شده است.

  2. روی دکمهٔ هوشمند Purchase matching کلیک کنید، صورتحساب فروشنده draft را در فهرست (که با خاکستری نشان داده می‌شود) انتخاب کنید و روی افزودن به سفارش خرید کلیک کنید.

  3. در پنجره Add to Purchase Order، در فیلد سفارش خرید شروع به تایپ کنید و Create and edit را انتخاب کنید.

  4. در پنجره Create Purchase Order، فروشندهٔ اختصاص داده‌شده به صورتحساب فروشنده را انتخاب کنید، سپس همهٔ required fields را کامل کنید و روی تایید کلیک کنید.

  5. در نمای فهرست Purchase Matching، خطوط سفارش خرید مربوطه و صورتحساب فروشنده draft (که با خاکستری نشان داده می‌شود) را انتخاب کنید و روی همخوانی کلیک کنید.

توجه

اگر هر اطلاعات مورد نیاز برای فیلدهای سفارش خرید گم شده باشد، روی Save and Close در پنجره Create Purchase Order کلیک کنید. سپس، اپ Purchase را باز کنید تا فیلدها را پر کنید و confirm the purchase order.

نکته

  • صورتحساب‌های فروشندهٔ الکترونیکی با XML تعبیه‌شده پردازش دقیق‌تر و کارآمدتری را تضمین می‌کنند.

  • یا، ویژگی Auto-complete می‌تواند اطلاعات را از سفارش خرید به صورتحساب فروشنده، بدون نیاز به OCR، منتقل کند.

قیمت‌گذاری

ویژگی document digitization یک سرویس In-App Purchase (IAP) است که نیاز به اعتبارات پیش‌پرداخت دارد. Digitizing یک سند یک credit مصرف می‌کند.

برای خرید اعتبار، go to the Settings app یا حسابداری ↤ پیکربندی ↤ تنظیمات، به بخش دیجیتالی کردن بروید و روی خرید اعتبار کلیک کنید.

توجه

  • کاربران Odoo Enterprise با یک اشتراک معتبر اعتبارات رایگان برای تست ویژگی‌های IAP قبل از خرید اعتبارات بیشتر برای پایگاه داده دریافت می‌کنند. این شامل پایگاه‌های دادهٔ demo/training، پایگاه‌های دادهٔ آموزشی و پایگاه‌های دادهٔ one-app-free می‌شود.

  • فایل‌های XML نیازی به اعتبارات OCR ندارند زیرا حاوی داده‌های ساختاریافته هستند که می‌توانند مستقیماً، بدون OCR، پردازش شوند.

همچنین ببینید