تطبیق بانکی

تطبیق بانکی فرایند اعتبارسنجی تراکنش‌های بانکی است. بسیاری از این تراکنش‌ها با موارد counterpart مرتبط با رکوردهای کسب‌وکار مانند فاکتورهای مشتری، صورتحساب‌های فروشنده و پرداخت‌ها مطابقت داده می‌شوند، در حالی که سایر تراکنش‌هایی که ممکن است مورد counterpart منطبق نداشته باشند (مانند کارمزدهای بانکی) می‌توانند به‌صورت دستی یا با reconciliation models رد شوند. تطبیق بانکی نه‌تنها برای بیشتر کسب‌وکارها الزامی است، بلکه چندین مزیت ارائه می‌دهد، مانند کاهش ریسک خطا در گزارش‌های مالی، تشخیص فعالیت‌های متقلبانه، و بهبود مدیریت جریان نقدی.

به لطف قواعد تطبیق پیش‌فرض و reconciliation models بانکی قابل سفارشی‌سازی، Odoo تطبیق را خودکار می‌کند.

همچنین ببینید

نمای تطبیق بانکی

برای دسترسی به نمای Bank Matching یک ژورنال، به Accounting Dashboard بروید و یکی از این کارها را انجام دهید:

  • روی نام ژورنال (مثلاً بانک) یا دکمهٔ تراکنش‌ها آن کلیک کنید تا تمام تراکنش‌ها، از جمله آن‌هایی که قبلاً reconcile شده‌اند، نمایش داده شوند، یا

  • روی دکمهٔ x to reconcile کلیک کنید تا فقط تراکنش‌های unreconciled نمایش داده شوند. برای گنجاندن تراکنش‌های قبلاً reconcile‌شده، فیلتر موردی یافت نشد! را از نوار جستجو حذف کنید.

دسترسی به ابزار تطبیق بانکی از داشبورد accounting

نمای Bank Matching از خطوطی برای هر تراکنش ژورنال تشکیل شده است که جدیدترین آن‌ها اول نمایش داده می‌شوند. هر تراکنش یک تاریخ، یک label، یک شریک (در صورت تنظیم)، دکمه‌های action و مبلغ تراکنش دارد. هر خط اقدامات اضافی از طریق دکمهٔ (ellipsis) در دسترس دارد.

رابط کاربری نمای bank matching یک ژورنال بانکی.

توجه

هنگامی که یک transaction reconcile می‌شود، دکمه(های) action پیشنهادی با entry/entries متناظر آن که با آن مطابقت داده شده جایگزین می‌شوند.

تراکنش‌ها

هر تراکنش به یک سند حسابداری متصل است که حساب اصلی ژورنال و حساب suspense آن را debit/credit می‌کند تا زمانی که کاملاً reconcile شود. در آن نقطه، حساب suspense با حساب مورد counterpart یا، در حالت مطابقت دستی، با حساب انتخاب‌شده جایگزین می‌شود.

همچنین ببینید

اقدامات ممکن

بسته به تراکنش، تا دو اقدام پیشنهادی به‌عنوان دکمه در دسترس است در حالی که اقدامات دیگر را می‌توان با کلیک روی (ellipsis) دسترسی داشت.

  • Set Partner: یک نمای جستجو را باز کنید تا یک شریک را به تراکنش اضافه کنید.

  • Set Account: یک نمای جستجو را باز کنید تا یک حساب را به‌صورت دستی برای رد کردن کل مبلغ تراکنش با این حساب انتخاب کنید. در صورت لزوم، خط را ویرایش کنید تا مبلغ را تغییر دهید.

  • دریافتنی: تراکنش را به حساب دریافتنی شریک رد کنید.

  • فروش: یک نمای فهرست از سفارش‌های فروش متعلق به مخاطب تراکنش را باز کنید (یا اگر فقط یک سفارش فروش مرتبط وجود دارد مستقیماً به نمای فرم بروید). سفارش(های) فروش مرتبط را انتخاب کنید و روی ایجاد فاکتورها کلیک کنید، سپس به نمای Bank Matching بازگردید و فاکتور(ها) را با استفاده از دکمهٔ action مغایرت‌گیری مطابقت دهید.

  • پرداختنی: تراکنش را به حساب payable شریک رد کنید.

  • مغایرت‌گیری: یک نمای جستجو از موارد موجود از رکوردهایی مانند فاکتورهای مشتری، صورتحساب‌های فروشنده و پرداخت‌ها را باز کنید. یک یا چند مورد را انتخاب کنید تا موارد همتا با حساب‌های متناظر آن موارد اضافه شوند.

  • دسته‌ها: یک فهرست کوتاه از پرداخت‌های دسته‌ای را باز کنید. برای مشاهدهٔ تمام پرداخت‌های دسته‌ای، روی Search More ... کلیک کنید.

  • مدل‌های تطبیق: هر مدل تطبیق دستی که می‌تواند برای تراکنش اعمال شود نمایش داده می‌شود. روی دکمهٔ action مدل تطبیق کلیک کنید.

  • Upload bills: یک یا چند bill را برای digitize شدن آپلود کنید. پس از digitization، صورتحساب‌ها برای مطابقت از طریق دکمهٔ action مغایرت‌گیری در دسترس هستند.

  • Manage Models: نمای فهرست مدل‌های تطبیق را باز کنید.

  • Open Journal Entry: سند حسابداری این تراکنش را باز کنید.

  • Delete Transaction: این تراکنش را حذف کنید.

توجه

  • برای حذف شریک از یک تراکنش، روی آیکون (close) در کنار نام شریک کلیک کنید.

  • آپلود صورتحساب‌ها از نمای Bank Matching به‌صورت خودکار آن‌ها را با تراکنش فعال reconcile نمی‌کند.

همچنین ببینید

خریدهای درون‌برنامه‌ای (IAP)

تطبیق دادن تراکنش‌ها

در صورت امکان، Odoo به‌صورت خودکار تراکنش‌ها را بر اساس فیلدهای آن‌ها reconcile می‌کند.

اگر هیچ شریکی روی تراکنش تنظیم نشده، بر چسب تراکنش با شماره، مرجع مشتری، شماره مرجع قبض و مرجع پرداخت فاکتورها، صورتحساب‌ها و پرداخت‌های موجود مقایسه می‌شود.

اگر یک شریک روی تراکنش تنظیم شده، تراکنش در عوض با فاکتورها، صورتحساب‌ها و پرداخت‌های شریک بر اساس مقدار مطابقت داده می‌شود. قواعد زیر به ترتیب متوالی برای شناسایی و اعمال یک مطابقت استفاده می‌شوند:

  • مطابقت دقیق

  • مطابقت تخفیف‌داده‌شده: برای شرایط پرداخت با تخفیف برای پرداخت‌های زودهنگام

  • مقدار در برچسب: اگر مقدار فاکتور در بر چسب تراکنش یافت شود

علاوه بر استفاده از این قواعد مطابقت ثابت، تراکنش‌ها را می‌توان به‌صورت خودکار با استفاده از reconciliation models مطابقت داد.

  1. خط موردنظر را در میان تراکنش‌های بانکی نامطابق گسترش دهید تا تمام دکمه‌های action در دسترس نمایش داده شوند.

  2. counterpart را تعریف کنید. چندین گزینه برای تعریف یک counterpart وجود دارد، از جمله مطابقت موارد موجود، تنظیم دستی حساب، مطابقت با پرداخت‌های دسته‌ای، و استفاده از دکمه‌های reconciliation model.

  3. اگر entry حاصل کاملاً متعادل نباشد، یک مورد counterpart موجود دیگر اضافه کنید یا با تنظیم حساب آن را رد کنید.

موارد موجود

برای reconcile تراکنش‌ها با موارد موجود مرتبط با رکوردهایی مانند فاکتورهای مشتری، صورتحساب‌های فروشنده و پرداخت‌ها، روی دکمهٔ action مغایرت‌گیری کلیک کنید، مورد(های) ژورنال منطبق را در فهرست انتخاب کنید و روی انتخاب کلیک کنید.

توجه

اگر مخاطب تنظیم شده باشد، این فهرست به‌صورت خودکار فیلتر می‌شود تا فقط موارد مرتبط با آن شریک را شامل شود.

نکته

از نوار جستجو در پنجرهٔ Search: Journal Items to Match برای جستجوی موارد ژورنال خاص استفاده کنید.

اگر مبلغ یک تراکنش کمتر از فاکتور یا صورتحسابی باشد که با آن reconcile شده، تراکنش کاملاً reconcile می‌شود، اما تفاوت روی مورد counterpart باز می‌ماند. مبلغ باقی‌مانده را می‌توان برای reconcile بعدی باز گذاشت یا فاکتور یا صورتحساب را به‌عنوان کاملاً پرداخت‌شده علامت‌گذاری کرد. برای علامت‌گذاری فاکتور یا صورتحساب به‌عنوان کاملاً پرداخت‌شده، خط را ویرایش کنید، روی fully paid کلیک کنید و ذخیره را بزنید. برای معکوس کردن این، دوباره خط را ویرایش کنید، روی partial payment کلیک کنید و ذخیره را بزنید.

اگر مبلغ یک تراکنش بیشتر از فاکتور یا صورتحسابی باشد که با آن reconcile شده، تراکنش فقط تا حدی reconcile می‌شود. موجودی باقی‌مانده می‌تواند reconcile شود.

توجه

موارد موجود entryهای پیش‌نویس را می‌توان مطابقت داد. حرکات خودکار احتمالی (مانند currency exchange یا cash basis moves) به‌صورت همزمان به‌عنوان پیش‌نویس ایجاد می‌شوند.

تنظیم حساب

اگر هیچ مورد موجودی با تراکنش انتخاب‌شده مطابقت ندارد، همچنان می‌توانید تراکنش را به‌صورت دستی رد کنید: روی Set Account کلیک کنید، سپس حساب مناسب را انتخاب کنید. برای رد کردن فقط بخشی از تراکنش، خط را ویرایش کنید تا مقدار صحیح را منعکس کند و مبلغ باقی‌مانده را به دلخواه reconcile کنید.

نکته

اگر شریک تنظیم شده، مبلغ را مستقیماً به حساب receivable یا payable آن‌ها با کلیک روی دکمهٔ action دریافتنی یا پرداختنی رد کنید.

مدل‌های تطبیق

از reconciliation models برای ایجاد قواعد سفارشی استفاده کنید که می‌توانند به‌صورت خودکار یا دستی از طریق دکمه‌های سفارشی برای عملیات اعمال شوند.

Example

یک تراکنش بانکی خروجی برای $103 با یک صورتحساب فروشنده برای $100 تا حدی مطابقت داده می‌شود، و $3 از تراکنش همچنان unreconciled باقی می‌ماند. از مدل تطبیق Bank Fees برای ایجاد یک مورد counterpart جدید برای $3 استفاده کنید و آن را با $3 باقی‌ماندهٔ تراکنش بانکی reconcile کنید.

ویرایش خطوط و unreconcile کردن تراکنش‌ها

برای ویرایش یک مورد counterpart، خط را گسترش دهید، روی آیکون (pencil) کلیک کنید و فیلدهای لازم را در پنجرهٔ Edit Line ویرایش کنید.

توجه

هنگامی که مورد counterpart یک مورد ژورنال موجود است، برخی فیلدها فقط‌خواندنی هستند.

اگر یک تراکنش تا حدی با یک مورد counterpart مطابقت داده شده، از لینک برای علامت‌گذاری فاکتور به‌عنوان fully paid یا تغییر به partial payment استفاده کنید.

برای unreconcile کردن یک تراکنش، تمام موارد counterpart مرتبط با تراکنش را با کلیک روی آیکون (trash) حذف کنید.

تهاتر

Netting (همچنین به‌عنوان AP/AR offsetting شناخته می‌شود) فرایند متعادل کردن بدهی‌های ورودی از و بدهی‌های خروجی به همان شریک است. Reconcile کردن.

  • یک تراکنش بانکی بدهی‌های ورودی و خروجی را (به‌صورت کامل یا جزئی) متعادل می‌کند.

  • هیچ تراکنش بانکی بدهی‌های ورودی و خروجی را متعادل نمی‌کند. این وضعیت می‌تواند رخ دهد زمانی که بدهی‌ها.

Netting با تراکنش‌های بانکی

هنگامی که یک تراکنش بانکی بدهی‌های ورودی و خروجی را (به‌صورت کامل یا جزئی) متعادل می‌کند، تراکنش بانکی را از نمای Bank Matching مانند هر مورد موجود دیگر reconcile کنید:

  1. روی مغایرت‌گیری تراکنش کلیک کنید.

  2. تمام موارد counterpart مرتبط را در هر دو طرف payable و receivable انتخاب کنید.

  3. روی انتخاب کلیک کنید.

  4. اگر یک موجودی باقی بماند، بسته به جزئیات، وضعیت‌های زیر ممکن است:

    • یک فاکتور، صورتحساب یا مورد دیگر کاملاً reconcile نمی‌شود، و موجودی باقی‌مانده می‌تواند با سایر تراکنش‌های بانکی reconcile شود.

    • خود تراکنش بانکی کاملاً reconcile نمی‌شود، و موجودی باقی‌مانده می‌تواند مانند هر وضعیت دیگر reconcile شود.

Netting بدون تراکنش‌های بانکی

هنگامی که هیچ تراکنش بانکی بدهی‌های ورودی و خروجی را متعادل نمی‌کند، چیزی برای reconcile از نمای Bank Matching وجود ندارد. با این حال، مقادیر بدهی.

  1. به حسابداری ↤ حسابداری ↤ مغایرت‌گیری بروید.

  2. موارد ژورنالی که حساب دریافتنی و حساب پرداختنی را debit یا credit می‌کنند و بدهی‌هایی را که باید net شوند نمایش می‌دهند انتخاب کنید.

  3. روی مغایرت‌گیری کلیک کنید.

  4. اگر بدهی‌ها یکدیگر را کاملاً متعادل نمی‌کنند، یک پنجرهٔ پاپ‌آپ Write-Off Entry ظاهر می‌شود که به شما اجازه می‌دهد تصمیم بگیرید چگونه موجودی باقی‌مانده را حل کنید.

    • جزئی را مجاز کنید را انتخاب کنید تا فقط تا حدی حساب دریافتنی و حساب پرداختنی را reconcile کنید و موجودی باقی‌مانده را باز بگذارید.

    • از یک دکمهٔ reconciliation model برای رد کردن موجودی استفاده کنید.

    • به‌صورت دستی یک حساب انتخاب کنید، و به‌صورت اختیاری مالیات، روزنامه، بر چسب، تاریخ و برای بررسی را تنظیم کنید.

موارد سپس مطابقت داده می‌شوند و موجودی آن‌ها از دفتر شرکا حذف می‌شود، نشان می‌دهد که هیچ پرداختی برای این بدهی‌ها سررسید نیست.

توجه

workflow یکسان است چه فقط دو بدهی برابر در حساب‌های receivable و payable باشد یا چند بدهی در هر حساب.