تصادفات¶

هنگام مدیریت یک ناوگان، تصادفات اجتناب‌ناپذیر هستند. پیگیری تصادفات برای درک هزینه‌های نگهداری خودرو و شناسایی رانندگان ایمن حیاتی است.

اپلیکیشن ناوگان Odoo چندین راه برای پیگیری تصادفات ارائه می‌دهد. در زیر دستورالعمل‌های گام‌به‌گام برای یک روش ممکن برای نظارت بر تصادفات و هزینه‌های تعمیر آمده است.

ساختار¶

برای این مورد کاربرد، به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services بروید. در فرم سرویس، دو نوع سرویس ایجاد می‌شود: Accident - Driver's Fault و Accident - No Fault.

این تنظیم تعمیرات مرتبط با تصادفات را ثبت می‌کند و آن‌ها را بر اساس تقصیر سازمان‌دهی می‌کند.

وقتی یک تصادف رخ می‌دهد، یک رکورد سرویس ایجاد می‌شود. تعمیرات مشخص مورد نیاز برای تصادف در Description رکورد سرویس ثبت می‌شوند، و جزئیات دربارهٔ تصادف در بخش Notes ثبت می‌شوند.

با این ساختار سازمانی، می‌توان همهٔ تصادفات را به تفکیک تقصیر، خودرو، راننده، یا هزینه مشاهده کرد.

توجه

برای مدیریت تصادفات، ایجاد رکوردهای سرویس الزامی است.

برای دستورالعمل‌های تفصیلی دربارهٔ ایجاد رکوردهای سرویس در اپلیکیشن ناوگان Odoo به مستندات خدمات مراجعه کنید.

ثبت تصادفات و تعمیرات¶

برای ثبت یک تصادف و آغاز فرآیند تعمیر، اولین گام ایجاد یک رکورد سرویس است که تعمیرات مشخص مورد نیاز را شرح می‌دهد.

توجه

برخی تصادفات نیازمند چندین تعمیر با چندین فروشندهٔ متفاوت هستند. برای این سناریوها، یک رکورد سرویس جداگانه برای هر فروشنده‌ای که تعمیرات را انجام می‌دهد لازم است. برای حفظ سازمان‌دهی رکوردها، توصیه می‌شود فیلد Notes یکسان نگه داشته شود و همان مستندات مهم، مانند گزارش پلیس، پیوست شود.

به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services بروید تا داشبورد اصلی Services را مشاهده کنید. روی New در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید، و یک فرم خالی سرویس بارگذاری می‌شود.

اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:

Description: توضیحی از تعمیرات مورد نیاز برای تعمیر کامل خودرو وارد کنید، مانند Bodywork، Windshield Replacement، یا Replacement Bumper, Tires, and Windows.
Service Type: برای این مثال، بسته به وضعیت یا Accident - Driver's Fault یا Accident - No Fault را انتخاب کنید.

هنگام وارد کردن هر یک از این دو Service Types برای اولین بار، نوع سرویس جدید را تایپ کنید، سپس روی Create (new service type) کلیک کنید. یک پنجرهٔ بازشوی Create Service Type ظاهر می‌شود، با نوع سرویس جدید که فیلد Name را پر می‌کند. در فیلد Category، Service را از منوی کشویی انتخاب کنید، سپس روی دکمهٔ Save & Close کلیک کنید.

وقتی یک نوع سرویس تصادف به پایگاه‌داده اضافه شد، برای انتخاب از منوی کشویی در فیلد Service Type در دسترس است.
Date: با استفاده از پنجرهٔ پاپ‌اور تقویم، تاریخی را که تصادف رخ داده انتخاب کنید. با استفاده از نمادهای (arrow) به ماه مورد نظر بروید، سپس روی تاریخ کلیک کنید تا انتخاب شود.
Cost: این فیلد را خالی بگذارید، زیرا هزینهٔ تعمیر هنوز مشخص نیست.
Vendor: فروشنده‌ای که تعمیرات را انجام می‌دهد را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر فروشنده قبلاً در سیستم وارد نشده، نام فروشنده را تایپ کنید، و یا روی Create کلیک کنید تا اضافه شود، یا روی Create and edit... کلیک کنید تا فروشنده اضافه و پیکربندی شود.
Vehicle: خودرویی که در تصادف بود را از منوی کشویی انتخاب کنید. وقتی خودرو انتخاب شد، فیلد Driver پر می‌شود، و واحد اندازه‌گیری برای فیلد Odometer Value ظاهر می‌شود.
Driver: راننده‌ای که در حال حاضر برای خودروی انتخاب‌شده فهرست شده، وقتی Vehicle انتخاب شود این فیلد را پر می‌کند. اگر راننده‌ای متفاوت در زمان وقوع تصادف خودرو را می‌راند، رانندهٔ صحیح را از منوی کشویی انتخاب کنید.
Odometer Value: قرائت کیلومترشمار را در زمان وقوع تصادف وارد کنید. واحدهای اندازه‌گیری یا برحسب کیلومتر (km) یا مایل (mi) هستند، بسته به اینکه خودروی انتخاب‌شده چگونه پیکربندی شده است.
NOTES: جزئیات مشخص تصادف را در پایین فرم سرویس وارد کنید، مانند Hit a deer یا Rear-ended at an intersection while stopped.

Odoo قابلیت پیوست کردن هرگونه مدارک مهم، مانند تخمین تعمیرات و گزارش‌های پلیس، به رکورد سرویس را فراهم می‌کند. برای این کار، روی نماد (paperclip) که در چتر فرم قرار دارد کلیک کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی مرورگر فایل ظاهر می‌شود. به رکورد مورد نظر بروید، و روی Open کلیک کنید تا فایل آپلود شود.

توجه
وقتی یک فایل به یک رکورد سرویس اضافه شد، یک بخش Files در چتر ظاهر می‌شود. برای پیوست کردن رکوردهای بیشتر، روی Attach files کلیک کنید تا مدارک بیشتری اضافه شود.

مراحل سرویس¶

در اپلیکیشن ناوگان Odoo، چهار مرحلهٔ سرویس پیش‌فرض وجود دارد:

مرحلهٔ پیش‌فرض هنگامی که یک رکورد سرویس ایجاد می‌شود. سرویس درخواست شده، اما تعمیرات هنوز آغاز نشده است. فیلد Cost برای این مرحله صفر باقی می‌ماند.

در طول فرآیند تعمیر، وضعیت سرویس را برای منعکس کردن حالت کنونی خودرو به یکی از دو روش تغییر دهید: در رکورد سرویس فردی، یا در نمای کانبان سرویس.

رکورد سرویس¶

داشبورد اصلی Services را با رفتن به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services باز کنید. سپس روی رکورد سرویس فردی کلیک کنید تا فرم تفصیلی سرویس باز شود. روی مرحلهٔ مورد نظر در گوشهٔ بالا-راست، بالای فرم سرویس، کلیک کنید تا وضعیت تغییر کند.

مراحل همان‌طور که از فرم سرویس دیده می‌شود.

نمای کانبان¶

داشبورد اصلی Services را با رفتن به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services باز کنید. ابتدا، روی نماد Kanban در گوشهٔ بالا-راست صفحه کلیک کنید، که همهٔ تعمیرات را به تفکیک خودرو سازمان‌دهی می‌کند.

سپس فیلتر پیش‌فرض Service Type را در نوار جستجو حذف کنید. با انجام این کار، همهٔ سرویس‌ها در یک نمای کانبان به تفکیک Status متناظر آن‌ها ظاهر می‌شوند.

رکورد سرویس را به مرحلهٔ مورد نظر بکشید و رها کنید.

نمای کانبان مراحل، با یک کارت که در حال کشیده شدن و رها شدن به مرحلهٔ Running است.

گزارش‌گیری تصادف¶

یکی از دلایل اصلی برای پیگیری تصادفات با استفاده از روش بیان‌شده در این مستند، قابلیت مشاهدهٔ کل هزینهٔ تصادف، تعیین ایمن‌ترین رانندگان، و محاسبهٔ کل هزینهٔ واقعی برای خودروهای مشخص است.

داشبورد Services اصلی همهٔ اطلاعات مختلف تصادف را نمایش می‌دهد، در حالی که داشبورد Reporting کل هزینه را برای خودروهای مشخص نمایش می‌دهد.

داشبورد سرویس‌ها¶

به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services بروید تا داشبورد Services را مشاهده کنید. همهٔ رکوردهای سرویس در یک نمای (List) نمایش داده می‌شوند، به ترتیب الفبایی، به تفکیک Service Type.

دو نوع سرویس ایجادشده برای پیگیری تصادفات در فهرست ظاهر می‌شوند: Accident - Driver Fault و Accident - No Fault.

هر گروه‌بندی تعداد رکوردها را در هر نوع نمایش می‌دهد، و رکوردهای فردی را زیر هر عنوان گروه‌بندی فهرست می‌کند.

Example

در این مثال، سه تصادف وجود دارد که راننده مقصر بود، و یک تصادف که تقصیر راننده نبود. این داشبورد همچنین کل Cost تخمینی را برای همهٔ تصادفات در هر گروه نمایش می‌دهد.

یک تخمین $3,284.00 دلار از هزینه‌های تعمیر تصادفات ناشی از راننده است. تصادف بی‌تقصیر هیچ هزینه‌ای ندارد، زیرا تعمیر تکمیل نشده است، و هنوز هیچ تخمینی وجود ندارد.

سرویس‌های تصادف، با کل هزینه‌های برجسته‌شده.

توجه

کل Cost همهٔ هزینه‌ها را در فرم تعمیر محاسبه می‌کند، شامل هزینه‌های تخمینی و همچنین هزینه‌های نهایی تعمیر. این عدد ممکن است دقیق نباشد، اگر هرگونه تعمیراتی در مرحلهٔ Running باشد، و صورتحساب نهایی هنوز محاسبه نشده باشد.

داشبورد گزارش‌گیری¶

به Fleet app ↤ Reporting ↤ Costs بروید تا گزارش Cost Analysis را مشاهده کنید. این گزارش یک (Bar Chart) از همهٔ هزینه‌های Contract و Service برای سال جاری را نمایش می‌دهد، به‌طور پیش‌فرض به تفکیک ماه (Date : (year)). Sum که با یک خط نقطه‌چین خاکستری نمایش داده می‌شود، مجموع ترکیبی هزینه‌های Contract و Service است.

برای مشاهدهٔ کل هزینه به تفکیک خودرو، روی نماد (Toggle Search Bar) در سمت راست نوار جستجو کلیک کنید، تا یک منوی کشویی نمایان شود. روی Vehicle در ستون Group By کلیک کنید، و داده‌ها به تفکیک خودرو سازمان‌دهی می‌شوند.

این کل هزینهٔ واقعی را برای هر خودرو نمایش می‌دهد، شامل هم هزینهٔ قرارداد (مانند هزینهٔ لیز ماهانهٔ خودرو) و هم همهٔ هزینه‌های سرویس، شامل همهٔ تصادفات. ماوس را روی یک ستون نگه دارید تا یک پنجرهٔ پاپ‌اور داده‌ای نمایان شود که نام خودرو و کل هزینه را نمایش می‌دهد. این امکان نمای کامل‌تری از هزینهٔ خودرو را فراهم می‌کند.

گزارش Cost Analysis که کل هزینه‌ها را به تفکیک خودرو نمایش می‌دهد.

برای مشاهدهٔ جزئیات هزینهٔ فردی برای هم هزینه‌های قرارداد و هم تعمیرات، روی نماد (Pivot) در گوشهٔ بالا-راست داشبورد Cost Analysis کلیک کنید. این هر خودرو را در یک خط جداگانه نمایش می‌دهد، و هزینهٔ Contract و هزینهٔ Service، و همچنین هزینهٔ Total را نمایش می‌دهد.

گزارش Cost Analysis که هزینه‌های قرارداد و سرویس را جداگانه و همچنین کل را نمایش می‌دهد.

توجه

نمای (Pivot) به‌طور پیش‌فرض داده‌ها را به تفکیک خودرو سازمان‌دهی می‌کند، بنابراین گروه‌بندی داده‌ها بر اساس Vehicle لازم نیست. اگر این فیلتر از قبل فعال شده باشد، بر داده‌های ارائه‌شده اثر نمی‌گذارد.

مدیریت تعمیرات تصادف¶

برای شرکت‌هایی با چندین کارمند که ناوگان بزرگی از خودروها را مدیریت می‌کنند، نمایش فقط رکوردهای سرویس در مراحل New و Running می‌تواند زمان‌بر باشد، اگر تعداد زیادی رکورد در داشبورد Services وجود داشته باشد.

به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services بروید، جایی که همهٔ درخواست‌های سرویس به تفکیک Service Type سازمان‌دهی شده‌اند. سپس روی نماد (Toggle Search Panel) در سمت راست نوار جستجو کلیک کنید، تا یک منوی کشویی نمایان شود. روی Add Custom Filter در ستون Filters کلیک کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی Add Custom Filter ظاهر می‌شود.

سه فیلد کشویی باید در پنجرهٔ بازشو پیکربندی شوند.

در فیلد اول، به پایین اسکرول کنید و Stage را انتخاب کنید.

فیلد دوم را روی = تنظیم‌شده رها کنید.

از منوی کشویی در فیلد آخر، Running را انتخاب کنید.

سپس روی نماد (plus) در سمت راست فیلد آخر کلیک کنید، و یک قانون یکسان زیر قانون کنونی ظاهر می‌شود.

سپس Running را به New در فیلد سوم قانون دوم تغییر دهید، و فیلدهای دیگر را به همان صورت رها کنید.

روی دکمهٔ Add در پایین کلیک کنید تا فیلتر سفارشی جدید اضافه شود.

تنظیمات فیلتر که باید اضافه شوند تا فقط سرویس‌های جدید و در حال اجرا نمایش داده شوند.

این تغییر کوچک فقط سرویس‌ها در مراحل New و Running را ارائه می‌دهد. این گزارش مفیدی برای شرکتی است که در هر زمان معین تعداد زیادی تعمیرات را مدیریت می‌کند.

برای اینکه این گزارش به‌عنوان گزارش پیش‌فرض هنگام باز کردن داشبورد Services ظاهر شود، روی نماد (Toggle Search Panel) در سمت راست نوار جستجو کلیک کنید. سپس روی Save current search در زیر ستون Favorites کلیک کنید، که یک ستون کشویی دیگر در زیر آن نمایان می‌کند. چک‌باکس کنار Default Filter را تیک بزنید، سپس روی Save کلیک کنید. سپس این داشبورد سفارشی‌شدهٔ Services به‌طور پیش‌فرض، هر بار که داشبورد Services دسترسی شود، ظاهر می‌شود.