میز پذیرش¶
اپلیکیشن میز پذیرش Odoo راهی برای بازدیدکنندگان فراهم میکند تا در ساختمان یا مکانی ورود خود را ثبت کنند و به فردی که با او ملاقات دارند دربارهٔ ورودشان هشدار دهند. علاوه بر این، آنها میتوانند درخواست کنند نوشیدنی از پیش پیکربندیشدهای را در حین انتظار برایشان بیاورند.
این اپلیکیشن برای کسبوکارهایی ایدهآل است که فردی در پشت میز پذیرش مشغول کار ندارند، یا مکانهایی بدون فضای انتظار اختصاصی برای میهمانان و بازدیدکنندگان.
پیکربندی¶
اولین موردی که باید با اپلیکیشن میز پذیرش پیکربندی شود، ایستگاه است، و پس از آن هرگونه انتخاب نوشیدنی که ممکن است بهصورت اختیاری ارائه شود.
ایستگاهها¶
در اپلیکیشن میز پذیرش Odoo، یک ایستگاه را میتوان هر مکانی در نظر گرفت که فردی میتواند ورود خود را ثبت کند و منتظر یک کارمند باشد. این معمولاً نوعی اتاق انتظار، مانند لابی است. هر ایستگاه یک کیوسک دارد که بازدیدکنندگان در آن ورود خود را ثبت میکنند.
هنگام راهاندازی اپلیکیشن میز پذیرش، حداقل یک ایستگاه باید پیکربندی شود، اما هیچ محدودیتی در تعداد ایستگاههایی که میتوان ایجاد و پیکربندی کرد وجود ندارد.
برای ایجاد یک ایستگاه، به بروید و روی New کلیک کنید. با کلیک، یک فرم خالی میز پذیرش ظاهر میشود.
اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:
Frontdesk Name: نامی برای مکان میز پذیرش خاص وارد کنید. این نام باید کوتاه و قابل شناسایی باشد، مانند
Reception DeskیاMain Lobby. این فیلد برای ایجاد یک ایستگاه الزامی است.Responsibles: فرد (یا افرادی) را انتخاب کنید که هنگام ثبت ورود بازدیدکننده با استفاده از این میز پذیرش خاص هشدار دریافت میکنند. میتوان چندین انتخاب وارد کرد. این فیلد برای ایجاد یک ایستگاه الزامی است.
Kiosk URL: این فیلد پس از ذخیرهٔ فرم میز پذیرش، با تکمیل حداقل فیلدهای Frontdesk Name و Responsibles، بهطور خودکار پر میشود. برای ذخیرهٔ دستی، روی آیکن (Save manually) که در بالای فرم قرار دارد کلیک کنید.
پس از ذخیره، یک URL در فیلد Kiosk URL تولید میشود. این URL یکی از روشهای دسترسی به کیوسک میز پذیرش است.
برای دسترسی به کیوسک، روی دکمهٔ Copy در انتهای URL کلیک کنید و به آن URL در یک مرورگر وب بروید. این URL صفحهٔ ورود میز پذیرش آن ایستگاه خاص را باز میکند.
نکته
برای افزودن یک تصویر/عکس به فرم میز پذیرش، نشانگر را روی آیکن (camera with a '+' sign) در بالا سمت راست فرم نگه دارید تا آیکن (Edit) نمایان شود.
روی آیکن (Edit) کلیک کنید تا یک کاوشگر فایل باز شود، به فایل تصویر/عکس موردنظر بروید، سپس برای انتخاب آن روی Open کلیک کنید.
تصویری که برای عکس ایستگاه انتخاب میشود، بهعنوان تصویر پسزمینهٔ کیوسک ایستگاه نمایش داده میشود.
تب گزینهها¶
Host Selection: اگر بازدیدکننده در جلسهای شرکت میکند، این گزینه به بازدیدکننده اجازه میدهد میزبان جلسه را از فهرست ارائهشده انتخاب کند و آن فرد را مطلع سازد. هنگامی که فعال شود، فیلدهای اضافی ظاهر میشوند، همانطور که در زیر شرح داده شده است.
Authenticate Guest: اگر هنگام ثبت ورود یک میهمان به اطلاعات اضافی نیاز است، این گزینه را فعال کنید و انتخاب کنید کدامیک از موارد زیر الزامی هستند:
Email: انتخاب کنید که آیا آدرس ایمیل میهمان Required، Optional باشد یا اینکه این اطلاعات اصلاً درخواست نشود (None).
Phone: انتخاب کنید که آیا شمارهٔ تلفن میهمان Required، Optional باشد یا اینکه این اطلاعات اصلاً درخواست نشود (None).
Organization: select whether the guest's organization is Required, Optional, or if the information is not requested at all (None).
Theme: حالت رنگ کیوسک را انتخاب کنید. یکی از گزینههای Light یا Dark را برگزینید. انتخاب Light پسزمینهٔ خاکستری روشن را روی کیوسک نمایش میدهد، در حالی که انتخاب Dark پسزمینهٔ خاکستری تیره و سیاه را نشان میدهد.
Self Check-In: این گزینه را فعال کنید تا یک کد QR ورود روی کیوسک نمایش داده شود. کد QR به مهمانان اجازه میدهد به جای استفاده از کیوسک، با دستگاه موبایل خود وارد شوند. این گزینه برای کیوسکهای پرتردد با چندین مهمان که بهطور همزمان وارد میشوند توصیه میشود.
Offer Drinks: این گزینه را فعال کنید تا هنگام ورود به مهمانان نوشیدنی پیشنهاد شود. در صورت فعالسازی این گزینه، باید نوشیدنیهای پیشنهادی را پیکربندی کنید از طریق پیوند Configure Drinks که با فعالسازی گزینه ظاهر میشود. پس از پیکربندی همهٔ گزینههای نوشیدنی، هر نوشیدنی پیشنهادی را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.
توجه
گزینههای زیر فقط در صورت فعال بودن گزینهٔ انتخاب میزبان در تب Options قابل مشاهده هستند.
Notify by email: این گزینه را فعال کنید تا هنگام ورود مهمان، ایمیلی برای شخصی که مهمان قصد ملاقات با او را دارد ارسال شود. وقتی فعال باشد، فیلد Email Template در زیر آن ظاهر میشود که بهطور پیشفرض Frontdesk Email Template انتخاب شده است.
برای تغییر قالب ایمیل پیشفرض، روی منوی کشویی در فیلد Email Template کلیک کنید، سپس قالب ایمیل دیگری را انتخاب کنید.
برای تغییر قالب انتخابشدهٔ فعلی، روی آیکون (Internal link) در انتهای خط کلیک کنید و هرگونه ویرایش لازم را روی قالب اعمال کنید.
Notify by SMS: این گزینه را فعال کنید تا هنگام ورود مهمان، یک پیامک (SMS) برای شخصی که مهمان قصد ملاقات با او را دارد ارسال شود. وقتی فعال باشد، فیلد SMS Template در زیر آن ظاهر میشود که بهطور پیشفرض Frontdesk SMS Template انتخاب شده است.
برای تغییر قالب پیامک پیشفرض، روی منوی کشویی در فیلد SMS Template کلیک کنید و قالب پیامک دیگری را انتخاب کنید.
برای تغییر قالب انتخابشدهٔ فعلی، روی آیکون (Internal link) در انتهای خط کلیک کنید و ویرایشهای دلخواه را روی محتوای قالب اعمال کنید. پیام SMS میتواند حداکثر ۲۴۲ کاراکتر داشته باشد که در ۴ پیام SMS (UNICODE) جا میگیرد.
Notify by Discuss: این گزینه بهطور پیشفرض هنگام فعال بودن گزینهٔ Host Selection فعال است. این گزینه هنگام ورود مهمان، یک پنجرهٔ پیام اپلیکیشن گفتگو را با شخصی که مهمان قصد ملاقات با او را دارد باز میکند.
When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.
توجه
Discuss is installed by default when creating an Odoo database, and does not count towards billing. As long as the Discuss application is not intentionally uninstalled, the Notify by Discuss option works.
Example
The default message format for the Notify by Discuss option is: (Frontdesk Station)
Check-In: (Guest Name) (Guest Phone Number) (Organization) to meet (Name of employee).
An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe
(555-555-5555) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.
Side Message tab¶
Enter any desired text to appear on the station kiosk after a guest has checked in, such as a welcome greeting or any necessary instructions. The text appears on the confirmation page, on the right side of the screen after a guest has completed the check-in process.
Drinks¶
After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired.
توجه
This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.
To add a drink option, navigate to , and click New. Doing so reveals a blank drink form to configure.
Enter the following information on the drink form:
Drink Name: type the name of the drink option in this field. This field is required.
People to Notify: use the drop-down menu in this field to select who is notified when the drink is selected. Multiple people can be entered in this field. This field is required.
Sequence: enter a numerical value in this field to indicate where in the list of drink options this specific option appears. The lower the number, the higher on the list the drink appears. For example, entering the number one would place that drink at the top of the list, and appear first in the sequence.
نکته
To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.
روی آیکن (Edit) کلیک کنید تا یک کاوشگر فایل باز شود، به فایل تصویر/عکس موردنظر بروید، سپس برای انتخاب آن روی Open کلیک کنید.
The image selected now appears in the picture field, and is set as the image for the drink.
Station dashboard¶
نکته
To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a (Edit) icon.
روی آیکن (Edit) کلیک کنید تا یک کاوشگر فایل باز شود، به فایل تصویر/عکس موردنظر بروید، سپس برای انتخاب آن روی Open کلیک کنید.
The image selected now appears in the picture field, and is set as the image for the drink.
Kiosk setup¶
Set up each kiosk for use after configuring the various stations. It is recommended to use a dedicated device for each frontdesk kiosk, such as a tablet.
Navigate to the kiosk in one of two ways:
Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.
Navigate to , and click on the desired station. Then, click the Copy button at the end of the Kiosk URL line, and paste the URL into a new browser tab or window.
مهم
Once a frontdesk kiosk is accessed, either with the Open Desk button or the Kiosk URL, the user is automatically signed out of the database on that specific device.
This is a security measure designed to prevent unauthorized access to the database.
گزارشگیری¶
The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.
To access either of these reports, navigate to to reveal a drop-down menu containing the options: Visitors and Drinks.
The Visitors report displays the number of visitors by month, for the current year. The Drinks report shows how many total requests were made for each drink.
As with all reports in Odoo, the filters and groups can be modified to show other metrics, as well.
همچنین ببینید