کارمندان جدید

وقتی یک کارمند جدید استخدام می‌شود، اولین گام ایجاد یک رکورد کارمند جدید است. این رکورد یک مکان متمرکز است که در آن همهٔ اطلاعات مهم دربارهٔ کارمند ذخیره می‌شود، شامل اطلاعات عمومی، تاریخچهٔ شغلی و مهارت‌ها، اطلاعات کاری مختلف، جزئیات شخصی، اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، و تنظیمات مختلفی که بر یکپارچه‌سازی با سایر اپلیکیشن‌ها در پایگاه‌داده اثر می‌گذارد.

برای شروع، اپلیکیشن Employees را باز کنید، سپس روی دکمهٔ New در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید. این کار یک فرم خالی کارمند را نمایان می‌کند.

به پر کردن اطلاعات لازم به همراه هر جزئیات اضافی ادامه دهید.

نکته

فرم کارمند هنگام ورود داده‌ها به‌طور خودکار ذخیره می‌شود. با این حال، فرم را می‌توان در هر زمانی با کلیک روی نماد (Save manually) به‌صورت دستی ذخیره کرد.

اطلاعات کلی

جزئیات کارمند زیر را در بخش بالایی فرم کارمند پر کنید.

• Employee's Name: نام کارمند را وارد کنید. این فیلد الزامی است.

• (Work Email): آدرس ایمیل کاری کارمند را وارد کنید.

• (Work Phone): شمارهٔ تلفن کاری کارمند را وارد کنید.

• (Work Mobile): شمارهٔ موبایل کاری کارمند را وارد کنید.

• (Tags): از منوی کشویی هر برچسبی را انتخاب کنید تا برچسب‌های مرتبط به کارمند اضافه شوند. هر برچسبی را می‌توان در این فیلد با تایپ کردن ایجاد کرد. وقتی ایجاد شد، برچسب جدید برای همهٔ رکوردهای کارمند در دسترس است. هیچ محدودیتی برای تعداد برچسب‌هایی که می‌توان در فرم کارمند اضافه کرد وجود ندارد.

• Photo: عکسی از کارمند را در placeholder عکس آپلود کنید.

تب کار

این تب برای همهٔ کارمندان قابل مشاهده است و به نصب هیچ اپلیکیشن دیگری نیاز ندارد.

کار

• Company: شرکتی را که کارمند جدید توسط آن استخدام شده با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید، یا با تایپ کردن نام در فیلد و کلیک روی Create یا Create and edit... از منوی کشویی کوچک ظاهرشده، یک شرکت جدید ایجاد کنید. این فیلد الزامی است، اما فقط در یک پایگاه‌دادهٔ چند-شرکتی ظاهر می‌شود.

• Department: دپارتمان کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Job Position: سمت شغلی کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر از اپلیکیشن استخدام استفاده می‌کنید، این فهرست سمت‌های شغلی پیکربندی‌شده را منعکس می‌کند.

• Job Title: این فیلد به‌طور خودکار با انتخاب انجام‌شده در فیلد Job Position پر می‌شود. در صورت تمایل، متن را تنظیم کنید تا نقش کارمند را به بهترین شکل منعکس کند.

  Example

  در صورت تمایل، جزئیات خاص را می‌توان در فیلد Job Title اضافه کرد.

  برای مثال، یک سمت نمایندهٔ فروش که در اپلیکیشن استخدام به‌عنوان Sales Associate پیکربندی شده، می‌تواند برای فیلد Job Position انتخاب شود.

  فیلد Job Title می‌تواند مشخص‌تر باشد، مانند Sales Associate - Subscriptions اگر کارمند تنها بر فروش اشتراک‌ها متمرکز باشد.

  

• Manager: مدیر کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

مکان

• Work Address: Work Address را از منوی کشویی انتخاب کنید. شرکت کنونی به‌طور پیش‌فرض این فیلد را پر می‌کند. برای تغییر آدرس، ماوس را روی خط اول (اگر چند خط وجود داشته باشد) آدرس نگه دارید تا یک فلش (Internal Link) نمایان شود. روی فلش (Internal Link) کلیک کنید تا فرم شرکت باز شود و هر ویرایشی انجام شود. وقتی تمام شد، از پیوندهای breadcrumb برای بازگشت به فرم کارمند جدید استفاده کنید.

  اگر یک آدرس کاری جدید لازم است، آدرس را با تایپ آن در فیلد اضافه کنید، سپس روی Create (new address) کلیک کنید تا آدرس اضافه شود، یا Create and edit... تا آدرس جدید اضافه شود و فرم آدرس ویرایش شود.

• Work Location: محل کار کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از Home، Office یا Other.

  برای افزودن یک موقعیت جدید، نام موقعیت را تایپ کنید، سپس روی Create (new location) کلیک کنید تا موقعیت اضافه شود، یا Create and edit... تا موقعیت اضافه شود و یک Work Address و یک Cover Image به آن اختصاص داده شود.

موقعیت کاری معمول

این بخش بیان می‌کند که انتظار می‌رود کارمند در هر روز کاری در کجا کار کند. با استفاده از منوی کشویی برای هر روز هفتهٔ کاری، انتخاب کنید که کارمند آن روز در کجا کار می‌کند. موقعیت انتخاب‌شده در کارت کانبان کارمند منعکس می‌شود و موقعیت او در آن روز را نشان می‌دهد.

از منوی کشویی برای انتخاب موقعیت پیش‌فرض کارکردن کارمند برای هر روز هفته استفاده کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از Home، Office یا Other.

یک موقعیت جدید را می‌توان در فیلد تایپ کرد، سپس یا روی Create (new location) کلیک کنید تا موقعیت اضافه شود، یا Create and edit... تا موقعیت جدید اضافه شود و فرم ویرایش شود.

پس از انجام ویرایش‌ها، روی Save & Close کلیک کنید، و موقعیت جدید اضافه می‌شود و فیلد را پر می‌کند.

فیلد را برای روزهای غیرکاری، مانند شنبه و یکشنبه، خالی بگذارید (Unspecified).

توجه

همچنین می‌توان موقعیت‌های کاری را با رفتن به Employees app ↤ Configuration ↤ Work Locations اضافه یا تغییر داد. برای تغییر یک موقعیت، روی یک موقعیت موجود کلیک کنید، سپس هر تغییری را در فرم اعمال کنید.

روی New کلیک کنید تا یک موقعیت جدید ایجاد شود، سپس اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید. همهٔ فیلدها الزامی هستند.

• Work Location: نام موقعیت را وارد کنید. این می‌تواند به‌اندازهٔ لازم عمومی یا مشخص باشد، مانند Home یا Building 1, Second Floor به‌ترتیب.

• Work Address: با استفاده از منوی کشویی، آدرس موقعیت را انتخاب کنید.

• Cover Image: روی نماد کلیک کنید تا آن را برای Cover Image انتخاب کنید. گزینه‌ها عبارت‌اند از نماد (home)، نماد (building)، و نماد (map marker).

• Company: با استفاده از منوی کشویی، شرکتی را که موقعیت برای آن اعمال می‌شود انتخاب کنید. شرکت کنونی به‌طور پیش‌فرض این فیلد را پر می‌کند. این فیلد فقط در یک پایگاه‌دادهٔ چند-شرکتی ظاهر می‌شود.

نکته

هرگونه یادداشت مرتبط را در این فیلد وارد کنید.

نمودار سازمانی

دپارتمان‌های مرتبط در این بخش ظاهر می‌شوند و نشان می‌دهند که کارمند در کجای شرکت کار می‌کند.

توجه

پس از انتخاب یک Department، مدیر پیکربندی‌شدهٔ دپارتمان به‌طور خودکار فیلد Manager را پر می‌کند.

نکته

برای انجام ویرایش‌ها در Department، Manager یا Company انتخاب‌شده، روی فلش (Internal link) کنار انتخاب متناظر کلیک کنید. فلش (Internal link) فرم انتخاب‌شده را باز می‌کند، که اجازهٔ تغییرات را می‌دهد. پس از انجام هر ویرایشی، روی Save کلیک کنید.

تب رزومه

رزومه

تاریخچهٔ کاری کارمند را در تب Resumé وارد کنید. هر خط رزومه باید به‌صورت فردی وارد شود. هنگام ایجاد یک ورودی برای اولین بار، روی Create Resume Lines کلیک کنید تا یک فرم Create Resumé Line ظاهر شود. پس از افزودن یک ورودی، دکمهٔ Create Resume Lines با دکمهٔ ADD جایگزین می‌شود. اطلاعات زیر را برای هر ورودی وارد کنید:

• Type: روی دکمهٔ متناظر کلیک کنید تا نوع تجربه‌ای که اضافه می‌شود را منعکس کنید. گزینه‌های موجود عبارت‌اند از Other Experience، Education، Training یا Internal Certification.

• Title: عنوان از تجربهٔ کاری قبلی را تایپ کنید.

• Duration: تاریخ‌های شروع و پایان تجربهٔ کاری را با استفاده از ماژول تقویم وارد کنید.

• Certificate: اگر یک گواهی مرتبط برای پیوست وجود دارد، روی دکمهٔ Upload your file کلیک کنید، فایل مورد نظر را انتخاب کنید، و روی Select کلیک کنید. نام فایل در فیلد ظاهر می‌شود، نه تصویری از گواهی.

• Description: هرگونه جزئیات مرتبط را در این فیلد وارد کنید.

وقتی همهٔ اطلاعات وارد شدند، اگر فقط یک ورودی برای افزودن وجود دارد، روی دکمهٔ Save & Close کلیک کنید، یا روی دکمهٔ Save & New کلیک کنید تا ورودی کنونی ذخیره شود و یک خط رزومهٔ دیگر ایجاد شود.

توجه

پس از ذخیرهٔ فرم کارمند جدید، سمت و شرکت کنونی به‌طور خودکار به تب Resumé اضافه می‌شوند، با تاریخ پایان فهرست‌شده به‌عنوان Current.

مهارت‌ها و گواهینامه‌ها

مهارت‌ها و گواهینامه‌های یک کارمند را می‌توان در تب Resumé به همان شیوهٔ ایجاد یک خط رزومه وارد کرد.

برای افزودن یک مهارت به یک رکورد کارمند، ابتدا باید نوع مهارت پیکربندی شود. به‌طور پیش‌فرض، Odoo با دو Skill Types از پیش پیکربندی‌شده ارائه می‌شود: Languages و Soft Skills. بقیهٔ انواع مهارت‌ها را پیش از افزودن هر مهارتی به رکورد کارمند پیکربندی کنید.

هنگام افزودن اولین مهارت به یک رکورد کارمند، یک دکمهٔ Pick a skill from the list در بخش Skills از تب Resumé ظاهر می‌شود. روی دکمهٔ Pick a skill from the list کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Update Skills بارگذاری شود. اطلاعات زیر را برای هر مهارت پیکربندی کنید:

• Category: یک نوع مهارت را با کلیک روی آن انتخاب کنید.

• Skill: پس از انتخاب Category، همهٔ مهارت‌های متناظر مرتبط با آن Category انتخاب‌شده در دکمه‌های فردی ظاهر می‌شوند. برای مثال، انتخاب Language به‌عنوان Skill Type انواع زبان‌ها را برای انتخاب در بخش Skills ارائه می‌دهد. مهارت از پیش پیکربندی‌شدهٔ مناسب را از فهرست کلیک کنید.

  مهم

  اگر مهارت مورد نظر در فهرست ظاهر نشود، افزودن مهارت جدید از این پنجره ممکن نیست. مهارت‌های جدید باید از داشبورد Skill Types افزوده شوند.

• Skill Level: سطوح مهارتی از پیش تعریف‌شدهٔ مرتبط با Category انتخاب‌شده ظاهر می‌شوند. روی یک Skill Level کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید. سطوح مهارت را می‌توان از داشبورد Skill Types ایجاد و تغییر داد.

اگر فقط یک مهارت برای افزودن وجود دارد، روی دکمهٔ Save & Close کلیک کنید، یا روی دکمهٔ Save & New کلیک کنید تا ورودی کنونی ذخیره شود و فوراً مهارت دیگری اضافه شود.

در هر زمانی، می‌توان یک خط جدید را با کلیک روی دکمهٔ ADD اضافه کرد.

مهم

فقط کاربران با حقوق Officer: Manage all employees یا Administrator برای اپلیکیشن کارمندان می‌توانند مهارت‌ها را اضافه یا ویرایش کنند.

انواع مهارت

برای افزودن یک مهارت به فرم یک کارمند، Skill Types باید پیکربندی شوند. به Employees app ↤ Configuration ↤ Skill Types بروید تا انواع مهارت پیکربندی‌شدهٔ کنونی را مشاهده کنید و انواع مهارت جدید ایجاد کنید.

توجه

مهارت پیش‌فرض Languages با بیست‌و‌یک مهارت از پیش پیکربندی شده، و Soft Skills پیش‌فرض با پانزده مهارت از پیش پیکربندی شده است.

روی دکمهٔ New در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید تا یک فرم Skill Type جدید بارگذاری شود. جزئیات زیر را برای نوع مهارت جدید پر کنید. این کار را برای همهٔ انواع مهارت لازم تکرار کنید.

• Skill Type: نام نوع مهارت را وارد کنید. این به‌عنوان دستهٔ والد برای مهارت‌های مشخص‌تر عمل می‌کند و باید عمومی باشد.

• Color: روی رنگ موجود کلیک کنید تا رنگ‌های موجود را مشاهده کنید. روی رنگ مورد نظر کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید.

• Certification: روی کلید کلیک کنید تا نشان دهید مهارت یک گواهینامه است. کلید سبز می‌شود، که نشان می‌دهد فعال است و مهارت می‌تواند به تب گواهینامه‌ها اضافه شود.

• Skills: روی Add a line کلیک کنید و Name را برای مهارت جدید وارد کنید، سپس برای همهٔ مهارت‌های لازم دیگر تکرار کنید.

• Levels: روی Add a line کلیک کنید و یک Name و درصد Progress (0-100) برای هر سطح وارد کنید.

  با کلیک روی کلید در خط مورد نظر، یک Default Level تنظیم کنید (فقط یک سطح می‌تواند انتخاب شود). کلید سبز می‌شود تا سطح پیش‌فرض را نشان دهد. معمولاً پایین‌ترین سطح انتخاب می‌شود، اما هر سطحی می‌تواند انتخاب شود.

  Example

  برای افزودن مهارت‌های ریاضی به رنگ زرد، Math را در فیلد Skill Type وارد کنید، و روی دایرهٔ رنگی کنار Color کلیک کنید و زرد را انتخاب کنید. سپس در فیلد Skills، Algebra، Calculus و Trigonometry را وارد کنید. سپس در فیلد Levels، Beginner، Intermediate و Expert را وارد کنید، با Progress فهرست‌شده به‌ترتیب 25، 50 و 100. روی Set Default در خط Beginner کلیک کنید تا این به‌عنوان سطح مهارت پیش‌فرض تنظیم شود.

  

نکته

وقتی فرم کاملاً پر شد، روی نماد (Save manually) در بالای صفحه کلیک کنید، و Levels به ترتیب نزولی مرتب می‌شوند، با بالاترین سطح در بالا و پایین‌ترین سطح در پایین، صرف‌نظر از سطح پیش‌فرض و ترتیبی که وارد شده‌اند.

تب گواهینامه‌ها

این تب همهٔ گواهینامه‌های کارمند را نگه می‌دارد، که می‌تواند برای کارمندانی که ملزم به داشتن گواهینامه‌های مشخصی برای انجام شغل خود هستند مهم باشد، مانند گواهینامهٔ CPA برای حسابداران، یا گواهینامهٔ CSM برای یک مدیر ساخت‌و‌ساز.

این تب هر Certification را در یک خط فهرست می‌کند، و دورهٔ اعتبار را در فیلدهای From و To نمایش می‌دهد.

توجه

این تب فقط اگر حداقل یک نوع مهارت به‌عنوان گواهینامه پیکربندی شده باشد ظاهر می‌شود. هنگام افزودن گواهینامه‌ها، فقط انواع مهارت علامت‌گذاری‌شده به‌عنوان گواهینامه می‌توانند انتخاب شوند.

برای افزودن یک گواهینامه، روی Add a line در تب Certifications کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Certification بارگذاری شود. اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:

• Category: روی نوع گواهینامه‌ای که اضافه می‌شود کلیک کنید.

• Skill: روی مهارت مشخص برای گواهینامه کلیک کنید.

• Skill Level: روی سطحی که گواهینامه برای آن است کلیک کنید.

• Validity: روی دو فیلد کلیک کنید و تاریخ‌های شروع و پایان گواهینامه را با استفاده از انتخاب‌گر تقویم انتخاب کنید.

وقتی فرم تکمیل شد، روی Save & New کلیک کنید تا گواهینامه اضافه شود و گواهینامهٔ دیگری اضافه کنید، یا روی Save & Close کلیک کنید تا گواهینامه اضافه شود و پنجرهٔ بازشو بسته شود.

تب شخصی

هیچ اطلاعاتی در تب Personal برای ایجاد یک کارمند الزامی نیست، با این حال، برخی اطلاعات در این بخش ممکن است برای دپارتمان حقوق و دستمزد شرکت لازم باشد.

به‌منظور پردازش صحیح فیش‌های حقوقی و اطمینان از اینکه همهٔ کسوارت‌ها در نظر گرفته شده‌اند، توصیه می‌شود با دپارتمان حسابداری و دپارتمان حقوق و دستمزد بررسی شود تا اطمینان حاصل شود همهٔ فیلدهای الزامی پر شده‌اند. برای مثال، برای پرداخت به کارمندان با واریز مستقیم، آن‌ها باید یک حساب مورد اعتماد در فیلد Bank Accounts فهرست‌شده داشته باشند.

اطلاعات مختلف را در بخش‌ها و فیلدهای زیر از تب Personal وارد کنید. فیلدها یا با استفاده از منوی کشویی، تیک زدن یک چک‌باکس، یا تایپ کردن اطلاعات وارد می‌شوند.

توجه

بسته به تنظیم بومی‌سازی، فیلدهای دیگری ممکن است وجود داشته باشند. برای مثال، برای بومی‌سازی ایالات متحده، یک فیلد SSN No (شمارهٔ تأمین اجتماعی) وجود دارد.

تماس خصوصی

• Email: آدرس ایمیل شخصی کارمند را وارد کنید.

• Phone: شمارهٔ تلفن شخصی کارمند را وارد کنید.

• Bank Accounts: شمارهٔ حساب بانکی را با استفاده از منوی کشویی وارد کنید. اگر حساب بانکی وجود ندارد، یک حساب بانکی جدید ایجاد کنید و آن را انتخاب کنید.

افزودن یک حساب بانکی

وقتی یک کارمند به پایگاه‌داده اضافه می‌شود، حساب بانکی او نیز باید اضافه شود. برای افزودن یک حساب بانکی جدید، شمارهٔ حساب را در فیلد Bank Accounts در تب Personal فرم کارمند تایپ کنید، سپس روی Create and edit.. کلیک کنید.

یک پنجرهٔ بازشوی Create Bank Accounts بارگذاری می‌شود که شمارهٔ حساب بانکی فیلد Account Number را پر می‌کند. سپس Clearing Number (که با نام routing number نیز شناخته می‌شود) را در فیلد متناظر وارد کنید.

نام کارمند به‌طور پیش‌فرض فیلدهای Account Holder و Account Holder Name را پر می‌کند، اما در صورت نیاز می‌توان به‌روزرسانی کرد.

سپس Bank را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر بانک از قبل پیکربندی نشده باشد، روی Create and edit... کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Bank بارگذاری شود، با نام بانک که فیلد Name را پر می‌کند. سپس Bank Identifier Code، که با نام کد BIC یا SWIFT نیز شناخته می‌شود، را وارد کنید. در صورت لزوم، Intermediary Bank را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. این بانک به‌عنوان یک تسهیل‌کننده بین بانک‌ها برای انتقال‌های بین‌المللی، در صورت نیاز، عمل می‌کند. Bank Address، Phone و Email را در فیلدهای متناظر وارد کنید. وقتی فرم تکمیل شد، روی Save کلیک کنید، و بانک جدید فیلد Bank را پر می‌کند.

روی کلید Send Money کلیک کنید. این رنگ کلید را به سبز تغییر می‌دهد، و وضعیت از Untrusted با متن خاکستری به Trusted با متن سبز تغییر می‌کند.

فیلد Employee با نام کارمند پر می‌شود و قابل تغییر نیست.

در نهایت، هرگونه یادداشت مرتبط را در تب Note اضافه کنید.

مهم

برای اطمینان از پردازش پرداخت‌ها و ارسال آن‌ها به حساب بانکی، حساب بانکی را به‌عنوان Trusted علامت‌گذاری کنید. داشتن یک حساب بانکی Untrusted برای یک کارمند هنگام پردازش واریزهای مستقیم در اپلیکیشن حقوق و دستمزد باعث خطا می‌شود.

اگر چک کاغذی صادر می‌کنید یا با وجه نقد پرداخت می‌کنید، فیلد Bank نیازی به پیکربندی ندارد.

تماس اضطراری

این بخش جزئیات شخصی را که در صورت اضطرار باید با او تماس گرفت بیان می‌کند.

• Contact: نام تماس اضطراری را وارد کنید.

• Phone: شمارهٔ تلفن تماس اضطراری را وارد کنید. توصیه می‌شود شماره تلفنی وارد شود که شخص بیشترین دسترسی را به آن دارد، معمولاً یک تلفن همراه.

تابعیت

این بخش همهٔ اطلاعات مربوط به تابعیت کارمند را تشریح می‌کند. این بخش عمدتاً برای کارمندانی است که در کشوری متفاوت از کشور تابعیت خود کار می‌کنند. برای کارمندانی که خارج از کشور خود کار می‌کنند، برای مثال با یک ویزای کار، این اطلاعات ممکن است لازم باشد. بسته به بومی‌سازی نصب‌شده، فیلدهای مختلفی ممکن است قابل مشاهده باشند.

• Nationality (Country): کشوری که کارمند از آنجاست را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Non-resident: اگر کارمند در یک کشور خارجی زندگی می‌کند، این چک‌باکس را کلیک کنید.

• Identification No: شمارهٔ شناسایی کارمند را در این فیلد وارد کنید.

• SSN No: شمارهٔ تأمین اجتماعی کارمند را وارد کنید.

• Passport No: شمارهٔ پاسپورت کارمند را وارد کنید.

خانواده

این بخش برای اهداف مالیاتی استفاده می‌شود و بر اپلیکیشن حقوق و دستمزد اثر می‌گذارد. اطلاعات زیر را در فیلدها وارد کنید.

• Disabled: اگر کارمند از نظر قانونی معلول در نظر گرفته می‌شود، این جعبه را تیک بزنید.

• Marital Status: وضعیت تأهل کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از Single، Married، Legal Cohabitant، Widower و Divorced.

  اگر Married یا Legal Cohabitant انتخاب شود، دو فیلد اضافی ظاهر می‌شوند: Spouse Legal Name و Spouse Birthdate. این فیلدها را با اطلاعات متناظر پر کنید.

• Dependent Children: تعداد فرزندان تحت تکفل را وارد کنید. این عدد همان عددی است که برای محاسبهٔ کسوارت‌های مالیاتی استفاده می‌شود و باید از همهٔ مقررات مالیاتی مربوط به افراد تحت تکفل قابل اعمال پیروی کند.

اسناد

این بخش امکان آپلود هرگونه مدارک مرتبط در فرم کارمند را فراهم می‌کند. روی دکمهٔ Upload your file کنار نام مدرک متناظر کلیک کنید، به فایل بروید، سپس روی Select کلیک کنید تا فایل آپلود شود.

مدارکی که می‌توانند آپلود شوند عبارت‌اند از:

• ID Card Copy: هرگونه شناسهٔ مرتبط که ممکن است توسط دپارتمان حقوق و دستمزد یا منابع انسانی لازم باشد آپلود کنید.

• Driving License: گواهینامهٔ رانندگی کارمند را آپلود کنید. این فیلد ممکن است لازم باشد اگر کارمند به‌عنوان بخشی از شغل خود رانندگی می‌کند، یا یک خودروی شرکتی برای استفاده به او داده می‌شود.

• SIM Card Copy: اگر کارمند از یک تلفن همراه ارائه‌شده توسط کار استفاده می‌کند، یک کپی از سیم‌کارت را آپلود کنید.

• Internet Subscription Invoice: اگر کارمند مزایا یا غرامتی برای خدمات اینترنت خود دریافت می‌کند، فاکتور او را در این فیلد آپلود کنید.

  توجه

  فیلد Internet Subscription Invoice فقط برای اهداف مستندسازی است. کارمندان باید از اپلیکیشن مخارج برای درخواست بازپرداخت مخارج، یا تعریف غرامت در تب Payroll استفاده کنند.

اطلاعات شخصی

این بخش اطلاعاتی را که برای حقوق و دستمزد و اهداف مالیاتی استفاده می‌شود نگه می‌دارد.

• Legal Name: نام قانونی کارمند را در این فیلد وارد کنید. به‌طور پیش‌فرض، نام واردشده در بخش اطلاعات عمومی این فیلد را پر می‌کند. این نامی است که معمولاً برای ثبت مالیات استفاده می‌شود.

• Birthday: تاریخ تولد کارمند را با استفاده از انتخاب‌گر تقویم انتخاب کنید.

• Place of Birth: شهر یا روستایی که کارمند در آن متولد شده را در فیلد اول وارد کنید، و کشور را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Gender: جنسیت کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از Male، Female و Other.

• Payslip Language: زبان مورد استفاده هنگام چاپ فیش‌های حقوقی کارمند را انتخاب کنید. هر زبان باید به پایگاه‌داده افزوده شود تا در منوی کشویی ظاهر شود.

ویزا و مجوز کار

این بخش باید پر شود اگر کارمند با نوعی مجوز کار یا ویزا کار می‌کند. این بخش می‌تواند خالی بماند اگر برای اشتغال به هیچ مجوز کار یا ویزایی نیاز ندارد.

• Visa No: شمارهٔ ویزای کارمند را وارد کنید. وقتی وارد شد، یک فیلد Expires on ظاهر می‌شود. تاریخی که ویزا منقضی می‌شود را با استفاده از تقویم انتخاب کنید.

• Work Permit No: شمارهٔ مجوز کار کارمند را وارد کنید. وقتی وارد شد، یک فیلد Expires on ظاهر می‌شود. تاریخی که مجوز کار منقضی می‌شود را با استفاده از تقویم انتخاب کنید.

• Visa Expiration Date: تاریخ انقضای ویزای کارمند را با استفاده از تقویم انتخاب کنید.

• Document: روی Upload your file کلیک کنید، سپس به فایل مجوز کار یا ویزا در مرورگر فایل بروید، و روی Select کلیک کنید تا آن را آپلود کنید.

  توجه

  معمولاً، یک کارمند یا به یک ویزا یا به یک مجوز کار نیاز دارد، نه هر دو. به همین دلیل، فقط یک مدرک می‌تواند به فیلد Document اضافه شود.

مکان

این بخش برای همهٔ کارمندان قابل مشاهده است و برای قابل مشاهده بودن این بخش به نصب هیچ اپلیکیشن دیگری نیاز نیست. اطلاعات زیر را در این بخش وارد کنید:

• Private Address: آدرس خانهٔ کارمند را در این فیلد وارد کنید.

• Home-Work Distance: تعدادی را که کارمند برای رفت‌و‌آمد به کار طی می‌کند، برحسب مایل یا کیلومتر، در یک جهت وارد کنید. واحد اندازه‌گیری را می‌توان از کیلومتر (km) به مایل (mi) با استفاده از منوی کشویی تغییر داد. این فیلد فقط در صورتی لازم است که کارمند هر نوع مزایای رفت‌و‌آمد یا کسر مالیاتی بر اساس مسافت رفت‌و‌آمد دریافت می‌کند.

تحصیلات

این بخش فقط یک ورودی را اجازه می‌دهد و باید با بالاترین مدرکی که کارمند کسب کرده پر شود.

• Certificate Level: بالاترین مدرکی که کارمند کسب کرده را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از Graduate، Bachelor، Master، Doctor و Other.

• Field of Study: موضوعی که کارمند مطالعه کرده را تایپ کنید، مانند Business یا Computer Science.

تب حقوق و دستمزد

بسته به بومی‌سازی حقوق و دستمزد نصب‌شده، بخش‌ها و فیلدها در این تب ممکن است به‌طور قابل توجهی متفاوت باشند. به دلیل ماهیت خاص بومی‌سازی‌ها و تنوع اطلاعاتی که ممکن است در این تب درخواست شود، توصیه می‌شود برای پر کردن صحیح این بخش با دپارتمان حسابداری بررسی شود.

فیلدهای زیر برای همهٔ بومی‌سازی‌های حقوق و دستمزد جهانی هستند:

همچنین ببینید

Payroll localizations

نمای کلی قرارداد

این بخش همهٔ جزئیات مختلف از قرارداد کارمند را شرح می‌دهد. برای اطلاعات تفصیلی دربارهٔ ایجاد و تغییر قراردادهای کارمندان به مستند قراردادها مراجعه کنید.

هزینه‌های کارفرما

این بخش هزینه‌های مختلفی را که کارفرما برای کارمند متحمل می‌شود شرح می‌دهد، شامل:

• Yearly Cost: این فیلد به‌طور خودکار بر اساس Wage واردشده در بخش Contract Overview به‌روزرسانی می‌شود، اما در صورت نیاز می‌توان تغییر داد. اگر تغییر داده شود، فیلد Wage برای منعکس کردن Yearly Cost جدید به‌روزرسانی می‌شود.

• Monthly Cost: این فیلد به‌طور خودکار هزینهٔ ماهانه را بر اساس Yearly Cost نمایش می‌دهد. این فیلد قابل تغییر نیست.

• Wage on Signature: دستمزد ماهانهٔ مورد انتظار کارمند بر اساس قرارداد را در این فیلد وارد کنید.

زمان‌بندی

این بخش تعریف می‌کند که انتظار می‌رود کارمند چه زمانی کار کند. فیلدهای زیر را پیکربندی کنید:

• Work Entry Source: با استفاده از منوی کشویی تعیین کنید که ورودی‌های کاری کارمند چگونه در اپلیکیشن حقوق و دستمزد ایجاد شوند. Working Schedules به‌طور پیش‌فرض انتخاب شده است. اگر اپلیکیشن‌های حضور و غیاب یا برنامه‌ریزی نصب شده باشند، گزینه‌های متناظر آن‌ها در دسترس هستند.

• Working Hours: ساعاتی را که انتظار می‌رود کارمند کار کند، با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. به‌طور پیش‌فرض، یک برنامهٔ کاری Standard 40 hours/week انتخاب شده است. اگر اپلیکیشن تایم‌شیت نصب باشد، گزینهٔ Appointment Resource Default Calendar نیز در دسترس است.

  برای مشاهده و تغییر ساعات کاری روزانهٔ مشخص، روی فلش (Internal link) در انتهای خط Working Hours کلیک کنید. ساعات کاری را می‌توان در اینجا تغییر داد یا حذف کرد.

  توجه

  Working Hours به برنامه‌های کاری یک شرکت مرتبط است، و یک کارمند نمی‌تواند ساعات کاری‌ای داشته باشد که خارج از برنامهٔ کاری یک شرکت باشد.

  هر برنامهٔ کاری فردی مخصوص شرکت است. برای پایگاه‌داده‌های چند-شرکتی، هر شرکت باید ساعات کاری مخصوص خود را تنظیم کند.

  اگر ساعات کاری یک کارمند به‌عنوان برنامهٔ کاری برای شرکت پیکربندی نشده باشد، می‌توان برنامه‌های کاری جدید اضافه کرد، یا برنامه‌های کاری موجود را تغییر داد.

  ساعات کاری را می‌توان در هر دو اپلیکیشن کارمندان و حقوق و دستمزد تغییر داد، جایی که با عنوان Working Schedules شناخته می‌شوند.

  برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوهٔ ایجاد یا تغییر Working Schedules، به مستندات برنامه‌های کاری مراجعه کنید.

  پس از ایجاد زمان کاری جدید، یا تغییر یک زمان موجود، Working Hours را می‌توان در فرم کارمند انتخاب کرد.

تب تعدیلات حقوق

این تب Salary Adjustments همهٔ تعدیلات حقوق را در یک نمای فهرست نگه می‌دارد. تعدیلات حقوق، توقیف دستمزد یا بخش‌های اختیاری از فیش حقوقی یک کارمند هستند که هر دورهٔ پرداخت کنار گذاشته می‌شوند.

هر تعدیل حقوق فردی را به این تب اضافه کنید.

تب تنظیمات

این تب فیلدهای مختلفی برای اپلیکیشن‌های مختلف در پایگاه‌داده فراهم می‌کند. بسته به اپلیکیشن‌هایی که نصب شده‌اند، فیلدهای مختلفی ممکن است در این تب ظاهر شوند.

کاربر

• User: یک کاربر در پایگاه‌داده را برای پیوند به این کارمند با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

  مهم

  کارمندان نیازی نیست کاربران پایگاه‌داده باشند، و در صورتحساب اشتراک Odoo حساب نمی‌شوند، در حالی که کاربران در صورتحساب حساب می‌شوند. اگر کارمند جدید باید یک کاربر نیز باشد، کاربر باید ایجاد شود.

• Timezone: منطقهٔ زمانی برای کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

ایجاد یک کاربر

پس از ایجاد کارمند، روی دکمهٔ Create User در گوشهٔ بالا-چپ رکورد کارمند کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی Create User ظاهر شود.

نام کارمند به‌طور پیش‌فرض فیلد Name را پر می‌کند. اگر فیلدهای Email Address، Phone، Company و photo در فرم کارمند پر شده باشند، فیلدهای متناظر به‌طور خودکار در فرم Create User پر می‌شوند.

وقتی فرم تکمیل شد، روی دکمهٔ Save کلیک کنید. کاربر ایجاد می‌شود و فیلد Related User را پر می‌کند.

همچنین، گزینهٔ Invite teammates via email را که در منوی کشویی User ظاهر می‌شود انتخاب کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی Invite teammates بارگذاری می‌شود، با همان فیلدهای پنجرهٔ بازشوی Create User. فرم را پر کنید، سپس روی Send Invitation کلیک کنید. یک دعوت ایمیلی برای کاربر ارسال می‌شود و به او اطلاع می‌دهد که حساب کاربری او ایجاد شده است.

کاربران را همچنین می‌توان به‌صورت دستی ایجاد کرد. برای اطلاعات بیشتر در مورد نحوهٔ افزودن دستی یک کاربر، به مستند کاربران مراجعه کنید.

تأییدکنندگان

برای دیدن این بخش، کاربر باید حقوق Administrator یا Officer: Manage all employees را برای اپلیکیشن کارمندان تنظیم کرده باشد. برای ظاهر شدن دسته، اپلیکیشن متناظر باید نصب باشد. برای مثال، اگر اپلیکیشن مرخصی نصب نشده باشد، فیلد تأییدکنندهٔ Time Off ظاهر نمی‌شود. فقط یک انتخاب می‌تواند برای هر فیلد انجام شود.

مهم

کاربرانی که در منوی کشویی برای بخش Approvers ظاهر می‌شوند باید حقوق Administrator را برای نقش منابع انسانی متناظر تنظیم کرده باشند.

برای بررسی اینکه چه کسی این حقوق را دارد، به Settings app بروید و در بخش Users روی Manage Users کلیک کنید. سپس روی یک کارمند کلیک کنید و به تب Access Rights بروید. به بخش Human Resources اسکرول کنید و تنظیمات مختلف را بررسی کنید.

• برای اینکه کاربر به‌عنوان تأییدکننده برای Expenses ظاهر شود، باید برای نقش Expenses یکی از Team Approver، All Approver یا Administrator تنظیم شده باشد.

• برای اینکه کاربر به‌عنوان تأییدکننده برای Time Off ظاهر شود، باید برای نقش Time Off یکی از Officer:Manage all Requests یا Administrator تنظیم شده باشد.

• برای اینکه کاربر به‌عنوان تأییدکننده برای Timesheets ظاهر شود، باید برای نقش Payroll یکی از Officer:Manage all contracts یا Administrator تنظیم شده باشد.

• برای اینکه کاربر به‌عنوان تأییدکننده برای Attendances ظاهر شود، باید برای نقش Payroll، Administrator تنظیم شده باشد.

• HR Responsible: کاربر مسئول اعتبارسنجی قراردادهای کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Expense: کاربر مسئول تأیید همهٔ مخارج برای کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Time Off: کاربر مسئول تأیید همهٔ درخواست‌های مرخصی از این کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Timesheet: کاربر مسئول تأیید همهٔ ورودی‌های تایم‌شیت کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

• Attendance: کاربر مسئول تأیید همهٔ ورودی‌های حضور و غیاب برای کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

نکته

اگر هر فیلد تأییدکننده خالی بماند، تأیید توسط یک Administrator یا Approver انجام می‌شود.

تنظیمات اپلیکیشن

این بخش بر اپلیکیشن‌های ناوگان و تولید اثر می‌گذارد. اطلاعات زیر را در این بخش وارد کنید.

• Hourly Cost: هزینهٔ ساعتی برای کارمند را در قالب ##.## وارد کنید. این هزینه وقتی کارمند در یک مرکز کاری کار می‌کند در نظر گرفته می‌شود.

  توجه

  هزینه‌های تولید به هزینه‌های تولید یک محصول اضافه می‌شوند اگر ارزش محصول تولیدشده مقدار ثابتی نباشد. این هزینه بر اپلیکیشن حقوق و دستمزد اثر نمی‌گذارد.

• Fleet Mobility Card: در صورت لزوم، شمارهٔ Fleet Mobility Card را وارد کنید. این معمولاً یک کارت اعتباری برای خرید سوخت یا سایر هزینه‌های مرتبط با خودرو است.

ارزیابی

این فیلد فقط اگر اپلیکیشن ارزیابی‌ها نصب باشد قابل مشاهده است.

• Next Appraisal Date: تاریخ به‌طور خودکار تاریخ ارزیابی بعدی را که بر اساس تنظیمات پیکربندی‌شده در اپلیکیشن ارزیابی‌ها محاسبه می‌شود پر می‌کند. این تاریخ را می‌توان با استفاده از انتخاب‌گر تقویم تغییر داد.

برنامه‌ریزی

این بخش فقط اگر اپلیکیشن برنامه‌ریزی نصب باشد قابل مشاهده است، زیرا این بخش بر آنچه که می‌توان به کارمند در اپلیکیشن برنامه‌ریزی اختصاص داد اثر می‌گذارد.

• Roles: همهٔ نقش‌هایی که کارمند می‌تواند انجام دهد را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. هیچ نقش از پیش پیکربندی‌شده‌ای در دسترس نیست، بنابراین همهٔ نقش‌ها باید در اپلیکیشن برنامه‌ریزی پیکربندی شوند. هیچ محدودیتی برای تعداد نقش‌های اختصاص‌داده‌شده به یک کارمند وجود ندارد.

• Default Role: نقش پیش‌فرضی که کارمند معمولاً انجام می‌دهد را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. اگر Default Role پیش از پیکربندی فیلد Roles انتخاب شود، نقش انتخاب‌شده به‌طور خودکار به فهرست Roles اضافه می‌شود.

حضور و غیاب/صندوق فروش/تولید

این بخش تعیین می‌کند که کارمندان چگونه به اپلیکیشن‌های حضور و غیاب، صندوق فروش و تولید وارد می‌شوند و فقط اگر هر یک از آن اپلیکیشن‌ها نصب شده باشد ظاهر می‌شود.

• PIN Code: کد PIN کارمند را در این فیلد وارد کنید. این کد برای ورود و خروج به کیوسک‌های اپلیکیشن حضور و غیاب، اپلیکیشن صندوق فروش، و ماژول همراه Shop Floor اپلیکیشن تولید استفاده می‌شود.

• RFID/Badge Number: روی Generate در انتهای خط RFID/Badge Number کلیک کنید تا یک شمارهٔ منحصربه‌فرد ایجاد شود. وقتی تولید شد، شماره فیلد RFID/Badge Number را پر می‌کند، و Generate به Print Badge تغییر می‌کند. روی Print Badge کلیک کنید تا یک فایل PDF از نشان کارمند ایجاد شود. نشان را می‌توان چاپ کرد و برای ورود به یک سیستم POS یا ورود در یک کیوسک اپلیکیشن حضور و غیاب استفاده کرد.

  اگر کارمند از یک توکن RFID استفاده می‌کند یا از قبل یک نشان شناسایی با بارکد صادرشده دارد، روی Read a badge کلیک کنید تا سیستم اجازه دهد بارکد یا توکن RFID خوانده شود. وقتی خوانده شد، شماره فیلد RFID/Badge Number را پر می‌کند.

• Overtime Ruleset: قوانین اضافه‌کاری مورد استفاده هنگام محاسبهٔ اضافه‌کاری برای کارمند را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.