تأییدیه‌های کار و اضافه‌کاری

اپلیکیشن حضور و غیاب Odoo نیازمند نظارت مدیریت است تا اطمینان حاصل شود همهٔ حضور و غیاب‌های ثبت‌شده درست هستند، به‌ویژه ساعت‌های اضافه‌کاری و شیفت‌های ناقص.

داشبورد مدیریت

همهٔ رکوردهای حضور و غیابی که نیاز به تأیید دارند، معمولاً به دلیل ورودی‌های کاری همپوشان یا مرخصی تأیید‌نشده، از یک داشبورد مدیریت متمرکز مدیریت می‌شوند. برای دسترسی به این، به Attendances app ↤ Management بروید.

داشبورد Management فقط رکوردهای حضور و غیاب کارمندان فعلی را که نیاز به تأیید دارند در یک نمای فهرست پیش‌فرض نمایش می‌دهد. این به دلیل دو فیلتر پیش‌فرض در نوار جستجو، To Approve و Active Employees است.

هر رکورد حضور و غیاب اطلاعات زیر را نمایش می‌دهد:

• Employee: نام کارمند.

• Check In: تاریخ و زمانی که کارمند ورود زده است.

• Check Out: تاریخ و زمانی که کارمند خروج زده است.

• Worked Time: تعداد ساعات کارشده‌ای که کارمند ثبت کرده است.

• Worked Extra Hours: مقدار اضافه‌کاری انجام‌شده.

• Extra Hours: کل ساعات اضافی تأیید‌شده.

تأییدیه‌ها و رد کردن‌ها

رکوردهای حضور و غیاب را می‌توان مستقیماً از داشبورد مدیریت تأیید و رد کرد. در سمت راست هر رکورد، دکمه‌های Approve و Refuse ظاهر می‌شوند. روی دکمهٔ متناظر کلیک کنید تا رکورد حضور و غیاب ثبت‌شده را یا تأیید یا رد کنید.

توجه

هنگام تأیید یا رد رکوردهای حضور و غیاب از داشبورد Management، مشاهدهٔ جزئیات رکورد حضور و غیاب ممکن نیست.

تأییدیه‌های جزئی

می‌توان بخشی از Extra Hours ثبت‌شده را تأیید کرد، نه کل مقدار را. برای تأیید فقط بخشی از اضافه‌کاری، روی یک رکورد حضور و غیاب کلیک کنید تا جزئیات را مشاهده کنید.

نیمهٔ بالایی رکورد جزئیات مشخص ورود و خروج، شامل روش استفاده‌شده را نمایش می‌دهد. اطلاعات Check In و Check Out در نیمهٔ بالایی فرم، در صورت نیاز قابل تغییر است. روی فیلد مورد نظر کلیک کنید و هر تغییر لازمی را اعمال کنید.

نیمهٔ پایینی فرم شامل تب Overtime Details است. این تب قوانین اضافه‌کاری مورد استفاده برای محاسبهٔ ساعات اضافی را همراه با نرخ پرداخت و وضعیت فهرست می‌کند. ساعات اضافی فهرست‌شده در این تب را می‌توان تغییر داد، که امکان تأیید جزئی اضافه‌کاری را فراهم می‌کند.

روی فیلد Extra Hours (encoded) خطی که در حال تغییر است کلیک کنید. مقدار ساعاتی که تأیید می‌شود را در قالب HH:MM وارد کنید، سپس روی Approve در انتهای خط کلیک کنید.

پس از ویرایش و تأیید فیلد Extra Hours (encoded)، وضعیت به Approved تغییر می‌کند و فیلد Extra Hours در نیمهٔ بالایی فرم برای نمایش اضافه‌کاری تأیید‌شده به‌روزرسانی می‌شود.

مهم

وقتی اضافه‌کاری جزئی تأیید شد، همچنان می‌توان با کلیک روی نماد کنار فیلد Extra Hours در نیمهٔ بالایی فرم، یا کلیک روی Refuse در انتهای ورودی اضافه‌کاری در تب Overtime Details، اضافه‌کاری را رد کرد.

توجه

گاهی، تأیید موقعیت کارمند هنگام ورود ممکن است لازم باشد. روش ورود کارمند به کار در رکورد فردی، در فیلد Mode یافت می‌شود.

فیلد Mode قابل تغییر نیست، زیرا فقط روش ایجاد رکورد حضور و غیاب را ثبت می‌کند.

گزینه‌های ممکن عبارت‌اند از:

• Kiosk: کارمند به‌صورت فیزیکی با استفاده از یک دستگاه کیوسک ورود یا خروج زده است. کارمند برای ورود در کیوسک حضور داشته است.

• Systray: کارمند مستقیماً از پایگاه‌داده ورود یا خروج زده است. بسته به IP Address نمایش‌داده‌شده در رکورد حضور و غیاب تفصیلی، موقعیت کارمند در زمان ورود قابل تعیین است.

• Manual: رکورد به‌صورت دستی در اپلیکیشن حضور و غیاب ایجاد شده است. این کار معمولاً توسط مدیریت برای افزودن یک رکورد گم‌شده انجام می‌شود.

تبدیل اضافه‌کاری به مرخصی

برخی شرکت‌ها تبدیل اضافه‌کاری به مرخصی را مجاز می‌دانند. برای تبدیل کل یا بخشی از اضافه‌کاری به مرخصی، به Attendances app ↤ Management بروید. روی رکورد حضور و غیاب مورد نظر کلیک کنید تا جزئیات حضور و غیاب مشخص را مشاهده کنید.

در تب Overtime Details، در صورت لزوم مقدار اضافه‌کاری که به مرخصی تبدیل می‌شود را در فیلد Extra Hours (encoded) تنظیم کنید. سپس روی چک‌باکس در ستون Compensable as Time Off کلیک کنید که نشان می‌دهد اضافه‌کاری باید به مرخصی تبدیل شود. روی Approve در انتهای خط کلیک کنید، وضعیت به Approved تغییر می‌کند و فیلد Extra Hours در نیمهٔ بالایی فرم برای منعکس کردن اضافه‌کاری تأیید‌شده به‌روزرسانی می‌شود.

ایجاد رکوردهای حضور و غیاب

در صورت لزوم، کاربران با حقوق دسترسی مورد نیاز قادرند به‌صورت دستی رکوردهای حضور و غیاب را در اپلیکیشن حضور و غیاب ایجاد کنند. برخی موقعیت‌هایی که این کار را لازم می‌کنند زمانی است که کارمندان فراموش می‌کنند برای شیفت‌ها ورود و خروج بزنند، زیرا کارمندان نمی‌توانند به‌صورت گذشته‌نگر رکوردهای حضور و غیاب ایجاد کنند.

برای افزودن یک رکورد حضور و غیاب گم‌شده، به Attendances app ↤ Overview ↤ Dashboard بروید. روی دکمهٔ New در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید تا پنجرهٔ بازشوی Create باز شود. اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید، سپس روی Save & Close کلیک کنید:

• Employee: کارمندی را که رکورد برای او ایجاد می‌شود انتخاب کنید. کاربر واردشده به‌طور پیش‌فرض این فیلد را پر می‌کند.

• Check In: با استفاده از تقویم، تاریخ و زمان ورود را انتخاب کنید، سپس روی Apply کلیک کنید. به‌طور پیش‌فرض، تاریخ کنونی انتخاب شده و زمان روی 12:00:AM تنظیم شده است.

• Check Out: با استفاده از تقویم، تاریخ و زمان خروج را انتخاب کنید، سپس روی Apply کلیک کنید. به‌طور پیش‌فرض، تاریخ بعدی انتخاب شده و زمان روی 12:00:AM تنظیم شده است.

• Worked Time: این فیلد به‌طور خودکار با تفاوت بین زمان‌های انتخاب‌شدهٔ Check In و Check Out پر می‌شود. این فیلد قابل تغییر نیست.

• Extra Hours: این فیلد قابل تغییر نیست زیرا اضافه‌کاری باید تأیید شود. این فیلد به‌طور پیش‌فرض صفر (00:00) را نمایش می‌دهد.