ایالات متحده

بومی‌سازی حقوق و دستمزد ایالات متحده محاسبات حقوق کارمندان، شامل مالیات‌های حقوق و دستمزد کارمند و کارفرما را پوشش می‌دهد. این بومی‌سازی مقررات فدرال و ایالتی را در نظر می‌گیرد.

ایالت‌های گنجانده‌شده در این بومی‌سازی عبارت‌اند از:

• کالیفرنیا (CA)

• نیویورک (NY)

• تگزاس (TX)

• فلوریدا (FL)

• کلرادو (CO)

• آلاباما (AL)

• واشنگتن (WA)

• نوادا (NV)

• ورمانت (VT)

• ایلینوی (IL)

• ویرجینیا (VA)

• واشنگتن، دی.سی (DC)

• آریزونا (AZ)

• آیداهو (ID)

• اورگان (OR)

• کارولینای شمالی (NC)

توجه

مالیات‌های فدرال (درآمد، FICA و بیکاری) برای کارمندان و کارفرمایان به‌صورت پیش‌فرض در بومی‌سازی حقوق و دستمزد ایالات متحدهٔ Odoo پوشش داده می‌شوند. ایالت‌های بیشتری به‌مرور افزوده خواهند شد، بنابراین برای به‌روزرسانی‌ها دوباره سر بزنید.

پیش از پیکربندی بومی‌سازی ایالات متحده، به مستندات عمومی حقوق و دستمزد مراجعه کنید که اطلاعات پایه برای همهٔ بومی‌سازی‌ها و همچنین همهٔ تنظیمات و فیلدهای جهانی را شامل می‌شود.

اپلیکیشن‌ها و ماژول‌ها

برای دریافت همهٔ ویژگی‌های بومی‌سازی حقوق و دستمزد ایالات متحده، ماژول‌های زیر را نصب کنید:

نام	نام فنی	وابستگی‌ها	توضیحات
United States - Payroll	l10n_us_hr_payroll	hr_payroll hr_contract_reports hr_work_entry_holidays hr_payroll_holidays	مبانی حقوق و دستمزد ایالات متحده را فراهم می‌کند، شامل جزئیات مالیاتی کارمند، ساختارهای حقوق (پایه/ناخالص/خالص)، قواعد مالیاتی و گزارش‌دهی W-2/3PA.
United States - Payroll with Accounting	l10n_us_hr_payroll_account	hr_payroll_account l10n_us l10n_us_hr_payroll	حقوق و دستمزد و حسابداری را با ایجاد اسناد حسابداری (در صورت نیاز به‌ازای هر فیش حقوقی) برای ثبت حقوق و دستمزد در دفاتر شرکت به هم پیوند می‌دهد.

همچنین ببینید

Configure the United States fiscal localization

پیکربندی‌های عمومی

ابتدا باید شرکت پیکربندی شود. به تنظیمات ↤ کاربران و شرکت‌ها ↤ شرکت‌ها بروید. از فهرست، شرکت موردنظر را انتخاب کرده و فیلدهای زیر را پیکربندی کنید:

• نام شرکت: نام کسب‌وکار را در این فیلد وارد کنید.

• نشانی: نشانی کامل را تکمیل کنید، از جمله شهر، وضعیت، کد پستی و کشور.

  مهم

  استان انتخاب‌شده در نشانی شرکت به‌صورت پیش‌فرض به‌عنوان نشانی کاری کارمند در نظر گرفته می‌شود و همان است که برای محاسبهٔ مالیات‌های حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.

• شناسه مالیاتی: EIN شرکت را وارد کنید.

• شماره ثبت شرکت: شمارهٔ شناسهٔ ایالتی کسب‌وکار را وارد کنید.

• ارز: به‌صورت پیش‌فرض، USD انتخاب شده است. در غیر این صورت، USD را از منوی کشویی انتخاب کنید.

• تلفن: شمارهٔ تلفن شرکت را وارد کنید.

• ایمیل: ایمیل استفاده‌شده برای اطلاعات تماس عمومی را وارد کنید.

هشدار

از دقیق بودن اطلاعات اطمینان حاصل کنید، زیرا هنگام ایجاد فرم‌های W-2 استفاده می‌شوند.

کارمندان

هر کارمندی که حقوق دریافت می‌کند باید پروفایل کارمندی‌اش برای بومی‌سازی حقوق و دستمزد ایالات متحده پیکربندی شده باشد. پس از پیکربندی پایگاه داده برای ایالات متحده، فیلدهای بیشتری ظاهر می‌شوند.

برای به‌روزرسانی یک فرم کارمند، اپلیکیشن کارمندان را باز کنید و روی رکورد کارمند موردنظر کلیک کنید. روی فرم کارمند، فیلدهای موردنیاز را در تب‌های مرتبط پیکربندی کنید.

تب کار

آدرس کاری کارمند را در بخش مکانِ تب کار وارد کنید.

مهم

استان انتخاب‌شده در این نشانی تعیین می‌کند که Odoo هنگام محاسبهٔ مالیات‌ها چه قواعد حقوقی‌ای را اعمال کند.

تب شخصی

اطمینان حاصل کنید که کارمند حداقل یک حساب بانکی مورد اعتماد فهرست‌شده در فیلد حساب‌های بانکی در بخش تماس شخصی داشته باشد.

این حساب‌ها برای پرداخت به کارمند، از طریق یک اتوماسیون با فایل پرداخت NACHA استفاده می‌شوند. حقوق و دستمزد برای کارمندانِ بدون حساب بانکی مورد اعتماد قابل پردازش نیست. اگر هیچ حساب بانکی مورد اعتمادی تنظیم نشده باشد، یک هشدار روی داشبورد حقوق و دستمزد ظاهر می‌شود و هنگام تلاش برای اجرای حقوق و دستمزد خطایی رخ می‌دهد.

اطمینان حاصل کنید که یک شماره تأمین اجتماعی معتبر در بخش شهروندی وارد شده باشد. چهار رقم آخر شمارهٔ SSN روی فیش‌های حقوقی کارمند نمایش داده می‌شود.

تب حقوق و دستمزد

بخش نمای کلی قرارداد

این بخش حاوی اطلاعاتی است که محاسبات حقوق را هدایت می‌کند. اطمینان حاصل کنید که فیلدهای زیر پیکربندی شده‌اند:

• قرارداد: اعتبار شرایط جبران را می‌توان بسته به نیازها به‌روزرسانی کرد.

• نوع دستمزد: نحوهٔ پرداخت به کارمند را انتخاب کنید.

  • دستمزد ثابت ماهانه را برای کارمندان حقوق‌بگیری که هر دورهٔ پرداخت همان مبلغ را دریافت می‌کنند انتخاب کنید.

  • دستمزد ساعتی را برای کارمندانی که بر اساس ساعات کارکرد پرداخت می‌شوند انتخاب کنید.

  نکته

  یک نوع دستمزد پیش‌فرض را در نوع ساختار حقوق تنظیم کنید تا کارمندان را به‌صورت انبوه پیکربندی کنید. در صورت نیاز، پیش‌فرض را می‌توان روی رکوردهای کارمند جداگانه، در صورت وجود استثنا، بازنویسی کرد.

• نوع قرارداد: نحوهٔ پرداخت و طبقه‌بندی کارمند را تعیین می‌کند، مانند Salary-exempt، Salary-nonexempt، ساعتی.

  مهم

  این فیلد روی فیش‌های حقوقی قابل مشاهده است. برخی ایالت‌ها ملزم می‌کنند که فیش حقوقی مشخص کند آیا کارمند از اضافه‌کاری معاف است یا خیر. اطمینان حاصل کنید که انتخاب از قوانین ایالتی پیروی می‌کند.

• Pay Category: برای این فیلد United States: Employee را انتخاب کنید. این مشخص می‌کند که کارمند چه زمانی پرداخت می‌شود، برنامهٔ کاری پیش‌فرض او چیست و چه نوع ورودی کاری برای آن اعمال می‌شود.

بخش برنامه

• منبع ورودی کار: تعریف می‌کند که ورودی‌های کار چگونه برای حقوق و دستمزد در طول دورهٔ پرداخت مشخص‌شده تولید می‌شوند. گزینه‌ها عبارت‌اند از:

  • برنامه‌ی زمانی کار: بر اساس برنامهٔ کاری تخصیص‌یافته به کارمند (برای مثال، ۴۰ ساعت در هفته).

  • حضور و غیاب: بر اساس ساعات ورود تأییدشده در اپلیکیشن حضور و غیاب.

  • برنامه‌ریزی: بر اساس شیفت‌های زمان‌بندی‌شده در اپلیکیشن برنامه‌ریزی.

• ساعات اضافه: این تیک را بزنید تا به اپلیکیشن حضور و غیاب اجازه دهید هرگونه ورودی کار اضافی ثبت‌شده توسط کارمند را اضافه کند.

• ساعات کاری: با استفاده از منوی کشویی، برنامهٔ کاری پیش‌فرض را انتخاب کنید. این به‌ویژه برای کارمندانی که می‌توانند پرداخت اضافه‌کاری دریافت کنند (معمولاً کارمندان ساعتی، نه حقوق‌بگیر) اهمیت دارد.

بخش فرم W-2

W-2 یک فرم مالیاتی سالانه است که دستمزدها، مالیات‌ها و مزایای یک کارمند را گزارش می‌کند. کارمندان از آن برای ثبت اظهارنامهٔ مالیاتی خود استفاده می‌کنند. گزینه‌های زیر با تیک‌های کادر ۱۳ فرم W-2 متناظرند. هر موردی که برای کارمند صدق می‌کند را انتخاب کنید.

• Statutory Employee: اگر کارمند از مالیات بر درآمد معاف است اما مشمول مالیات‌های FICA می‌شود، این کادر را تیک بزنید.

• Retirement Plan: اگر کارمند مشارکت‌کنندهٔ فعال در یک طرح بازنشستگی تحت حمایت کارفرما است، این کادر را تیک بزنید.

• Third-Party Sick Pay: اگر کارمند تحت پوششِ طرحی است که در آن مزایای حقوق بیماری ممکن است طی سال توسط شخص ثالث (مثلاً یک شرکت بیمه) ارائه شود، این کادر را تیک بزنید.

بخش فرم W-4

W-4 یک فرم IRS است که کسر مالیات فدرال یک کارمند را تعیین می‌کند، که کارفرما آن را مستقیماً به IRS پرداخت می‌کند.

هر فیلد مرتبطی را برای کارمند در این بخش پیکربندی کنید.

بخش ثبت اظهارنامهٔ ایالتی

وضعیت تأهل یک کارمند بر مالیات‌های حقوق و دستمزد او تأثیر می‌گذارد. فیلدهای زیر مربوط به وضعیت و کسورات او را پیکربندی کنید.

• وضعیت: با استفاده از منوی کشویی، وضعیت ثبت اظهارنامهٔ فدرال کارمند را انتخاب کنید. گزینه‌ها عبارت‌اند از Single، Married/RDP filing jointly، Married/RDP filing separately، Head of household یا Qualifying surviving spouse/RDP with child. این معمولاً از فرم W-4 کارمند گرفته می‌شود.

• Tax Status: با استفاده از منوی کشویی، در صورت کاربرد، وضعیت ثبت اظهارنامهٔ ایالتی کارمند را انتخاب کنید.

  نکته

  وضعیت‌های فدرال و ایالتی لازم نیست با هم مطابقت داشته باشند.

  توجه

  از سال ۲۰۲۵، این ایالت‌ها مالیات بر درآمد ایالتی دریافت نمی‌کنند: آلاسکا، فلوریدا، نوادا، نیوهمپشایر، داکوتای جنوبی، تنسی، تگزاس، واشنگتن و وایومینگ. اگر برای این ایالت‌ها بومی‌سازی حقوق و دستمزدی وجود داشته باشد، هیچ گزینهٔ ایالتیِ متناظری در فیلد Tax Status وجود ندارد. آن را خالی بگذارید.

• Withholding Allowance: مبلغ کل سالانه‌ای را که باید برای مالیات‌های ایالتی طی سال از پرداختی کارمند کسر شود وارد کنید. فقط در صورتی این را تکمیل کنید که کارمند در ایالتی با مالیات بر درآمد ایالتی زندگی می‌کند.

• Extra Withholding: در صورتی که کارمند در ایالتی با مالیات بر درآمد ایالتی زندگی می‌کند، مبلغ کل سالانهٔ اضافی (به‌جز مبلغ Withholding Allowance) را که باید برای مالیات‌های ایالتی طی سال از پرداختی کارمند کسر شود وارد کنید.

مزایای رایج

بخش‌های زیر از مزایا، از مزایای رایجی هستند که کارفرمایان ایالات متحده ارائه می‌دهند. این اطلاعات باید با اطلاعات انتخاب‌شده توسط کارمند تکمیل شوند.

توجه

مزایای فهرست‌شده در این بخش، رایج‌ترین مزایایی هستند که شرکت‌ها ارائه می‌دهند. اگر سایر مزایای کارمندی وجود داشته باشد که نیازمند کسورات منظم از حقوق است، می‌توان آن‌ها را به‌عنوان ورودی اضافه کرد.

کسورات پیش از مالیات

مزایای پیش از مالیات، دستمزد ناخالص کارمند را کاهش می‌دهند که مبلغ پایهٔ محاسبات مالیاتی را کم می‌کند. این موارد در ابتدای فیش حقوقی و پیش از تعیین دستمزد ناخالص نمایش داده می‌شوند.

بخش طرح‌های بازنشستگی

این بخش جایی است که مشارکت‌های 401(k) کارمند و کارفرما پیکربندی می‌شوند. فیلدهای زیر را تکمیل کنید:

• 401(k): مبلغ پولی را که در هر دورهٔ پرداخت از فیش حقوقی کارمند کسر می‌شود وارد کنید. این می‌تواند به‌صورت درصدی (%) از مبلغ فیش حقوقی یا به‌صورت مبلغ دلاری مشخص در هر فیش حقوقی ($/slip) وارد شود.

• Matching Amount: مبلغ منطبقی را که کارفرما در مقایسه با مشارکت‌های کارمند به 401(k) او واریز می‌کند وارد کنید. این فیلد را نیز می‌توان به‌صورت درصدی (%) از مشارکت کارمند یا به‌صورت مبلغ دلاری مشخص ($/slip) پیکربندی کرد.

• Matching Yearly Cap: اگر برای مشارکت کارفرما محدودیتی وجود دارد، آن را به‌صورت درصدی از حقوق سالانهٔ کارمند وارد کنید.

Example

یک شرکت به کارمندان اجازه می‌دهد در یک طرح بازنشستگی 401(k) مشارکت کنند و ۵۰٪ از مشارکت‌های کارمند را تا سقف $5,000 USD در سال منطبق می‌کند. کارمند سالانه $50,000 USD درآمد دارد و ۲۰٪ از پرداختی خود را به 401(k) خود مشارکت می‌دهد که $10,000 USD است.

برای پیکربندی این، 20.00 را در فیلد 401(k)، 50.00 را در فیلد Matching Amount و 20.00 را در فیلد Matching Yearly Cap وارد کنید.

بخش مزایای سلامت

این بخش جایی است که مشارکت‌های سلامت کارمند پیکربندی می‌شوند. هر یک از فیلدها را با مبلغ متناظری که از هر پرداخت حقوق برای کارمند کسر می‌شود تکمیل کنید.

بخش سایر مزایا

این بخش در حال حاضر فقط یک فیلد مزایای Commuter را در خود جای داده است. مبلغی را که در هر پرداخت حقوق برای مزایای ایاب‌وذهاب قابل اعمال کسر می‌شود وارد کنید.

بخش کسورات پس از مالیات

این نوع مزایا به‌عنوان کسورات پس از محاسبهٔ مالیات‌ها به شمار می‌روند. آن‌ها به‌سمت انتهای فیش حقوقی و پیش از نمایش مبلغ خالص ظاهر می‌شوند. در حال حاضر تنها یک فیلد، ROTH 401(k)، در این بخش ظاهر می‌شود. یا درصدی (%) از مبلغ فیش حقوقی، یا مبلغ دلاری مشخصی در هر فیش حقوقی ($/slip) را که از پرداختی کارمند کسر و به یک حساب ROTH 401(k) واریز می‌شود وارد کنید.

پیکربندی حقوق و دستمزد

چندین بخش در اپلیکیشن حقوق و دستمزد یک ساختار حقوق، نوع ساختار، قواعد و پارامترهای مخصوص ایالات متحده را نصب می‌کنند.

ساختارهای حقوق و انواع ساختار

هنگامی که ماژول l10n_us_hr_payroll نصب می‌شود، یک ساختار حقوق و دستمزد جدید، United States: Regular Pay، نصب می‌شود. این ساختار شامل یک نوع ساختار، United States: Regular Pay، است.

ساختار حقوق و دستمزد شامل همهٔ قواعد حقوقی جداگانه است که به اپلیکیشن حقوق و دستمزد نحوهٔ محاسبهٔ فیش‌های حقوقی کارمندان را اعلام می‌کند.

قواعد حقوقی

برای مشاهدهٔ قواعد حقوق که به ساختار حقوق می‌گویند چه کاری انجام دهد، به حقوق و دستمزد ↤ پیکربندی ↤ ساختارها بروید و گروه United States: Employee را گسترش دهید تا نوع ساختار United States: Regular Pay نمایان شود. روی United States: Regular Pay کلیک کنید تا قواعد تفصیلی حقوق را مشاهده کنید.

هر قاعده با در نظر گرفتن عواملی مانند کمیسیون‌ها، پاداش‌ها، مالیات‌ها و بیمه، نحوهٔ محاسبهٔ پرداخت را تعریف می‌کند. منطق پشت قواعد United States: Regular Pay به‌شرح زیر است:

• چهار قاعدهٔ نخستِ فهرست‌شده، همهٔ منابع درآمد را منعکس می‌کنند، از جمله دستمزد پایهٔ مندرج در قرارداد (Basic Salary) به‌علاوهٔ هر گونه کمک‌هزینه، مانند کمیسیون ها، انعام ها و Bonuses.

  

• حقوق ناخالص (Gross Pay) با جمع کردن این ورودی‌ها محاسبه می‌شود. این مبلغ، مبلغ پایه‌ای است که برای محاسبهٔ مالیات‌های حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.

• مجموعهٔ بعدی قواعد، مزایای مختلف پیش از مالیات و درآمد مشمول مالیات است، مانند مشارکت‌های بیمهٔ Medical و Commuter Benefits. پس از محاسبهٔ Gross Pay کارمند، Odoo همهٔ مزایای پیش از مالیاتِ مندرج در قرارداد کارمند را کسر می‌کند تا Taxable Income کارمند را تعیین کند.

  

• سپس، همهٔ قواعد مالیاتی مختلف فهرست می‌شوند که در آن‌ها کسورات حقوق و دستمزد فدرال و ایالتی تشریح شده‌اند. ابتدا قواعد مالیات فدرال فهرست می‌شوند، سپس قواعد ایالتی (در صورت وجود) فهرست می‌شوند.

  

  توجه

  قاعدهٔ کسورات فدرال برای Worker's Compensation پس از فهرست شدن چندین کسر مخصوص ایالت ظاهر می‌شود و در تصویر بالا ظاهر نمی‌شود، اما در قواعد فهرست شده است.

• آخرین قواعد فهرست‌شده، کسورات کارمند پس از مالیات هستند.

  

• تب سایر ورودی‌ها هر چیز دیگری را که بر حقوق و دستمزد تأثیر می‌گذارد دربر می‌گیرد. این شامل اقلامی است که باید به فیش حقوقی افزوده شوند، مانند انعام ها، و سایر کسورات، مانند Child Support.

  

• حقوق خالص کارمند مبلغی است که کارمند از کارفرما دریافت می‌کند. فرمول محاسبهٔ حقوق خالص به این صورت است:

  \[\text{Gross Salary} + \text{Allowances} - \text{Payroll Taxes} - \text{General Deductions}\]

• علاوه بر این، در محاسبهٔ حقوق و دستمزد برای ایالات متحده یک بخش اضافی به نام Employer Deductions وجود دارد که پرداخت‌هایی را که کارفرما باید به‌عنوان سهم خود از مالیات‌های حقوق و دستمزد انجام دهد، تفکیک می‌کند.

  

  توجه

  قاعدهٔ کسورات کارفرما برای Worker's Compensation پس از فهرست شدن چندین کسر کارفرمای مخصوص ایالت ظاهر می‌شود و در تصویر بالا ظاهر نمی‌شود، اما در قواعد فهرست شده است.

پارامترهای قاعده

برخی محاسبات نیازمند نرخ‌های مشخص مرتبط با خود یا سقف‌های دستمزد هستند. پارامترهای قاعده قادر به فهرست‌کردن یک مقدار، چه درصد و چه مبلغ ثابت، برای ارجاع در قواعد حقوقی هستند.

Example

مبنای دستمزد برای محاسبات مالیات تأمین اجتماعی برای سال ۲۰۲۵ سقفی دارد که در پارامتر US: FICA OASDI Cap در نظر گرفته شده است.

بیشتر قواعد، اطلاعات ذخیره‌شده در ماژول پارامترها را برای به‌دست‌آوردن نرخ قاعده (یک درصد) و سقف (یک مبلغ دلاری) فراخوانی می‌کنند.

برای مشاهدهٔ پارامترهای قاعده، به حقوق و دستمزد ↤ پیکربندی ↤ پارامترهای قاعده بروید. در اینجا، همهٔ پارامترهای قاعده به همراه قواعد حقوق‌ودستمزد پیوندخوردهٔ آن‌ها که قابل دسترسی هستند نمایش داده می‌شوند. پارامترهای مرتبط با یک قاعده را با جستجوی نام آن قاعده مرور کنید و در صورت نیاز هرگونه ویرایش را انجام دهید.

Example

مالیات بیکاری یک شرکت با مالیاتی که به‌صورت پیش‌فرض در Odoo افزوده شده تفاوت دارد. برای به‌روزرسانی این، به حقوق و دستمزد ↤ پیکربندی ↤ پارامترهای قاعده بروید، سپس نتایج را بر اساس FUTA یا نام ایالتی که نیاز به ویرایش دارد فیلتر کنید و نرخ متناظر را از فهرست ویرایش کنید.

مهم

Odoo پارامترهای قاعدهٔ به‌روزشده را برای سال تقویمی جاری اضافه می‌کند. توصیه نمی‌شود که پارامترهای قاعده را ویرایش کنید مگر اینکه یک پارامتر فدرال یا ایالتی تغییر کرده باشد و با پارامترهای قاعدهٔ ایجادشده توسط Odoo متفاوت باشد. پیش از هرگونه تغییر در پارامترهای قاعده، همهٔ مقررات محلی و ملی را بررسی کنید.

اجرای حقوق و دستمزد ایالات متحده

پیش از اجرای حقوق و دستمزد، مسئول حقوق و دستمزد باید ورودی‌های کاری کارمند را اعتبارسنجی کند تا دقت پرداخت تأیید و خطاها شناسایی شوند. این شامل بررسی این است که همهٔ مرخصی‌ها تأیید شده و هر گونه اضافه‌کاری مناسب باشد.

ورودی‌های کار بر اساس پیکربندی قرارداد کارمند همگام می‌شوند. Odoo از برنامهٔ کاری تخصیص‌یافته، رکوردهای حضور و غیاب، برنامهٔ برنامه‌ریزی و مرخصی تأییدشده داده می‌گیرد.

هرگونه مغایرت یا تعارض باید برطرف شود، سپس ورودی‌های کار می‌توانند بازتولید شوند.

هنگامی که همه‌چیز صحیح بود، فیش‌های حقوقی پیش‌نویس می‌توانند به‌صورت جداگانه ایجاد شوند یا در گروه‌ها که در اپلیکیشن حقوق و دستمزد با عنوان Pay Run شناخته می‌شوند.

توجه

برای کاهش زمان مسئول حقوق و دستمزد، معمول است که فیش‌های حقوقی به‌صورت دسته‌ای پردازش شوند، چه بر اساس نوع دستمزد (حقوق ثابت در برابر ساعتی)، برنامهٔ پرداخت (هفتگی، دوهفتگی، ماهانه و غیره)، بخش (هزینهٔ مستقیم در برابر اداری)، یا هر گروه‌بندی دیگری که بهترین تناسب را با شرکت دارد.

فرایند اجرای حقوق و دستمزد شامل اقدامات مختلفی است که باید اجرا شوند تا اطمینان حاصل شود مبلغ کسرشده از مالیات‌های حقوق و دستمزد صحیح است، مبلغی که کارمند به‌عنوان حقوق خالص دریافت می‌کند صحیح است و محاسبهٔ ساعات کارکرد منعکس‌کنندهٔ ساعات واقعی کارکرد کارمند است و موارد دیگر.

هنگام اجرای یک دستهٔ حقوق و دستمزد، پیش از شروع تحلیل یا اعتبارسنجی داده‌ها، بررسی کنید که دوره، شرکت و کارمندان واردشده صحیح باشند.

هنگامی که فیش‌های حقوقی پیش‌نویس شدند، آن‌ها را از نظر صحت بررسی کنید. تب روزهای کارکرده و ورودی‌ها را بررسی کرده و اطمینان حاصل کنید که زمان کارکرد فهرست‌شده و نیز هر ورودی دیگری صحیح است. هرگونه ورودی جامانده مانند پورسانت‌ها، انعام‌ها و بازپرداخت‌ها را که جا افتاده‌اند اضافه کنید.

سپس، مجموع‌های مختلف (پرداخت ناخالص، مالیات‌های کارمند، مزایا، مالیات‌های کارفرما، حقوق خالص) را بررسی کنید، سپس اگر ویرایش‌هایی انجام شده، روی برگه محاسبه کلیک کنید تا محاسبات حقوق به‌روز شوند. اگر همه‌چیز صحیح است، روی تایید اعتبار کلیک کنید.

بررسی حسابداری

فرایند حسابداری هنگام اجرای حقوق و دستمزد دو بخش دارد: ایجاد اسناد حسابداری و ثبت پرداخت‌ها.

ایجاد سند حسابداری

پس از تأیید و اعتبارسنجی فیش‌های حقوقی، اسناد حسابداری یا به‌صورت جداگانه یا در یک دسته ثبت می‌شوند. سند حسابداری ابتدا به‌عنوان پیش‌نویس ایجاد می‌شود.

مهم

پیش از اجرای حقوق و دستمزد باید تصمیم گرفته شود که اسناد حسابداری به‌صورت جداگانه انجام شوند یا دسته‌ای.

چهار حساب از CoA ایالات متحده همراه با بومی‌سازی حقوق و دستمزد گنجانده شده‌اند:

• 611000 Salaries & Wages: حقوق ناخالص و سهم کارفرما از مخارج حقوق و دستمزد را ثبت می‌کند. همچنین مقادیر حاصل از قواعد بدون حساب مشخص (مثلاً مزایای مخصوص شرکت) را گروه‌بندی می‌کند.

• 230100 Employee Payroll Taxes: مالیات‌های کسرشده از کارمندان که کارفرما باید آن‌ها را ثبت و پرداخت کند. ستون‌های شریک و برچسبِ سند حسابداری مالیات مشخص را نشان می‌دهند.

• 230200 Employer Payroll Taxes: سهم کارفرما از مالیات‌های حقوق و دستمزد که باید ثبت و پرداخت شود. ستون‌های شریک و برچسبِ سند حسابداری مالیات مشخص را نشان می‌دهند.

• 230000 Salary Payable: حقوق خالص بدهکار به کارمند.

توجه

هنگامی که یک شرکت در ایالات متحده مستقر است، پیکربندی CoA به‌صورت پیش‌فرض انجام می‌شود. کدها و نام‌های حساب را می‌توان برای تناسب با نیازهای شرکت ویرایش کرد. اگر هیچ حساب CoA مرتبط با یک قاعدهٔ حقوق (استفاده‌شده در یک ساختار حقوق) وجود نداشته باشد، Odoo بدون توجه به ماهیت تراکنش، از حساب Salary Expenses برای ایجاد سند حسابداری استفاده می‌کند.

اگر همه‌چیز روی پیش‌نویس سند حسابداری صحیح به‌نظر می‌رسد، اسناد حسابداری را ثبت کنید.

ثبت پرداخت‌ها

پس از اعتبارسنجی journal entries، Odoo می‌تواند پرداخت‌ها را تولید کند.

مهم

برای تولید پرداخت‌ها از فیش‌های حقوقی، کارمندان باید یک حساب بانکی مورد اعتماد داشته باشند. اگر حساب بانکی کارمند به‌عنوان trusted علامت‌گذاری نشده باشد، فایل‌های NACHA را نمی‌توان از طریق Odoo تولید کرد.

اگر شریکی مرتبط با یک قاعدهٔ حقوقی وجود داشته باشد، پرداخت‌ها می‌توانند Grouped by Partner شوند.

بستن حقوق و دستمزد

اگر خطایی وجود نداشته باشد، حقوق و دستمزد برای دورهٔ پرداخت تکمیل می‌شود.

گزارش‌ها

بومی‌سازی ایالات متحده شامل چندین گزارش منحصربه‌فرد برای ایالات متحده است که اطلاعات مالیاتی کارمندان را فراهم می‌کند و امکان یکپارچه‌سازی با سازمان‌های خارجی مانند ADP را فراهم می‌کند.

گزارش W2

گزارش W2 یک فایل CSV فراهم می‌کند که به کارمندان امکان می‌دهد گزارش W2 خود را با نرم‌افزار شخص ثالث به‌صورت الکترونیکی ثبت کنند. برای دسترسی به این گزارش، به حقوق و دستمزد -> گزارش‌گیری -> United States -> W2 بروید.

برای ایجاد یک فرم W2، روی جدید کلیک کنید تا یک صفحهٔ خالی Create W2 Form بارگذاری شود. تاریخ آغاز و تاریخ پایان (معمولاً یک سال تقویمی) را تنظیم کنید و در صورتی که در یک پایگاه دادهٔ چندشرکتی هستید، شرکت را انتخاب کنید.

همهٔ اجراهای پرداخت برای آن بازهٔ زمانی در نمای فهرست ظاهر می‌شوند. برای افزودن هر گونه اجرای پرداخت جامانده، روی افزودن یک سطر در پایین فهرست کلیک کنید و فایل‌های جامانده را انتخاب کنید.

پس از اتمام، روی دکمهٔ ایجاد کلیک کنید تا یک فایل CSV با خلاصه‌ای از همهٔ پرداخت‌های مرتبط با حقوق و دستمزد انجام‌شده طی بازهٔ زمانی مشخص ایجاد شود.

فرم 941

گزارش فرم 941 برای آگاه کردن دولت از میزان مالیات بر درآمد فدرال و مالیات‌های FICA (مدیکر و تأمین اجتماعی) کسرشده از حقوق کارمندان در نظر گرفته شده است. همچنین سهم کارمند از مالیات‌ها را گزارش می‌کند.

برای ایجاد این گزارش، به حقوق و دستمزد -> گزارش‌گیری -> United States -> Form 941 بروید. روی دکمهٔ جدید کلیک کنید تا یک صفحهٔ گزارش Form 941 جدید بارگذاری شود. اطلاعات بخش بالایی فرم را پیکربندی کنید، شامل شرکت، Tax Year، ربع، IRS Payment Option (نحوهٔ ارسال پول به IRS) و Deposit Schedule and Tax Liability (تناوب انجام پرداخت‌ها به IRS).

همهٔ اجراهای پرداخت برای آن بازهٔ زمانی در نمای فهرست ظاهر می‌شوند. برای افزودن هر گونه اجرای پرداخت جامانده، روی افزودن یک سطر در پایین فهرست کلیک کنید و فایل‌های جامانده را انتخاب کنید.

پس از اتمام، روی ایجاد کلیک کنید تا گزارش به‌صورت یک فایل CSV ایجاد شود و روی داشبورد گزارش Form 941 ظاهر شود. سپس شرکت‌ها این گزارش را دانلود کرده و از طریق شخص ثالث برای ثبت الکترونیکی ارسال می‌کنند.

فرم 940

گزارش فرم 940 جزئیات FUTA سالانهٔ کسرشده برای حقوق و دستمزد را شرح می‌دهد.

برای ایجاد این گزارش، به حقوق و دستمزد -> گزارش‌گیری -> United States -> Form 940 بروید. روی دکمهٔ جدید کلیک کنید تا یک صفحهٔ گزارش Form 940 جدید بارگذاری شود. اطلاعات بخش بالایی فرم را پیکربندی کنید، شامل شرکت، Tax Year، Single State Payer، Multi State Employer، Paid in Credit Reduction State و IRS Payment Option (نحوهٔ ارسال پول به IRS).

همهٔ اجراهای پرداخت برای آن بازهٔ زمانی در نمای فهرست ظاهر می‌شوند. برای افزودن هر گونه اجرای پرداخت جامانده، روی افزودن یک سطر در پایین فهرست کلیک کنید و فایل‌های جامانده را انتخاب کنید.

پس از اتمام، روی ایجاد کلیک کنید تا گزارش به‌صورت یک فایل CSV ایجاد شود و روی داشبورد گزارش Form 940 ظاهر شود. سپس شرکت‌ها این گزارش را دانلود کرده و از طریق شخص ثالث برای ثبت الکترونیکی ارسال می‌کنند.

خروجی‌گرفتن داده‌ها به اپلیکیشن‌های شخص ثالث

گزارش ADP Export یک فایل CSV تولید می‌کند که می‌توان آن را به ADP ارسال کرد و سپس ADP پرداخت‌ها را به کارمندان انجام می‌دهد.

فایل CSV ساعات کارکردهٔ کارمند طی یک بازهٔ زمانی مشخص را که با حقوق یا دستمزد ساعتی او مرتبط است، خلاصه می‌کند. این گزارش پس از تأیید هر گونه مرخصی، از ورودی کاری تولید می‌شود.

قالب خروجی برای تطابق با قالب ADP در نظر گرفته شده است. از آنجا که شرکت‌ها می‌توانند پورتال خود را سفارشی‌سازی کنند و ممکن است به برخی تغییرات نیاز داشته باشند، داده‌ها برای تغذیه به ADP جهت اجرای حقوق و دستمزد در آن آماده هستند.

مهم

برای دسترسی به گزارش خروجی ADP، ماژول United States - Payroll - Export to ADP باید نصب شده باشد.