خروج از سازمان

وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، داشتن یک طرح offboarding مهم است تا اطمینان حاصل شود همهٔ گام‌های لازم دنبال می‌شوند، مانند بازگرداندن تجهیزات، لغو دسترسی به سیستم‌های تجاری، پر کردن فرم‌های منابع انسانی، انجام یک مصاحبهٔ خروج، و موارد بیشتر. بسته به شرکت، ممکن است چندین طرح offboarding متفاوت پیکربندی‌شده برای دپارتمان‌ها یا بخش‌های مشخص وجود داشته باشد که الزامات و گام‌های متفاوتی از طرح اصلی offboarding دارند.

علاوه بر یک طرح offboarding، رکورد کارمند باید به‌روزرسانی شود تا خروج او را منعکس کند، دلیل ترک کار را ثبت کند، و هر فعالیت باز مرتبط با کارمند را ببندد.

مشاهدهٔ طرح offboarding

قبل از اینکه offboarding بتواند شروع شود، توصیه می‌شود طرح پیش‌فرض offboarding را که با اپلیکیشن کارمندان از پیش پیکربندی شده بررسی کنید. برای مشاهدهٔ طرح پیش‌فرض کنونی، به Employees app ↤ Configuration ↤ Onboarding / Offboarding بروید. روی Offboarding کلیک کنید تا فرم تفصیلی طرح offboarding را مشاهده کنید.

گام‌های طرح offboarding

طرح پیش‌فرض Offboarding حداقلی است، با دو گام پیش‌فرض (سه اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد). همهٔ گام‌ها فعالیت‌های To-Do هستند و برای روزی که طرح offboarding آغاز می‌شود زمان‌بندی شده‌اند (0 days Before Plan Date). گام‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از:

• Organize knowledge transfer inside the team: مدیر باید اطمینان حاصل کند که همهٔ دانشی که کارمند مربوط به سمت شغلی‌اش دارد یا مستند شده یا با همکاران به اشتراک گذاشته شده تا هیچ شکاف دانشی وجود نداشته باشد.

• Take Back Fleet: مدیر ناوگان اطمینان حاصل می‌کند که هر خودروی اختصاص‌داده‌شده به کارمند یا لغو تخصیص می‌شود (در دسترس کارمندان دیگر) یا رانندهٔ بعدی تخصیص داده می‌شود. این گام فقط اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد ظاهر می‌شود.

• Take Back HR Materials: مدیر باید هر مدرک و موادی را که دپارتمان منابع انسانی نیاز دارد به دست آورد. توصیه می‌شود با دپارتمان منابع انسانی بررسی شود تا اطمینان حاصل شود همه چیز مورد نیاز برای این گام تکمیل شده است.

تغییر طرح offboarding

طرح پیش‌فرض offboarding حداقلی است، تا تغییرات بتوانند برای جای دادن نیازهای offboarding هر شرکتی اعمال شوند. هر شرکتی الزامات متفاوتی دارد، بنابراین لازم است گام‌های لازم به طرح offboarding اضافه شوند.

اگر طرح offboarding همگانی است، طرح پیش‌فرض offboarding را اضافه یا تغییر دهید. اگر طرح offboarding مورد نیاز فقط برای یک دپارتمان مشخص است، در این صورت یک طرح جدید باید ایجاد شود، به‌طور خاص برای آن دپارتمان.

برای تغییر طرح پیش‌فرض، ابتدا به Employees app ↤ Configuration ↤ Onboarding / Offboarding بروید، سپس روی Offboarding کلیک کنید.

برای تغییر یک گام، روی گام کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی Open: Activities ظاهر شود. هر تغییر دلخواهی را در گام اعمال کنید، سپس روی Save کلیک کنید تا تغییرات پذیرفته شود و پنجرهٔ بازشو بسته شود.

برای افزودن یک گام جدید، روی Add a line در پایین فعالیت‌های فهرست‌شده در تب Activities To Create کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Activities ظاهر شود. همهٔ اطلاعات را در پنجرهٔ بازشو وارد کنید، سپس اگر گام دیگری برای افزودن نیست روی Save & Close کلیک کنید، یا اگر به گام‌های بیشتری نیاز است روی Save & New کلیک کنید.

همهٔ گام‌های دلخواه برای طرح offboarding را پیکربندی کنید.

ایجاد طرح offboarding

برای برخی شرکت‌ها، طرح‌های offboarding مشخص ممکن است برای برخی دپارتمان‌ها لازم باشد. برای این موارد، یک طرح offboarding مخصوص دپارتمان جدید ممکن است لازم باشد.

برای ایجاد یک طرح onboarding جدید، به Employees app ↤ Configuration ↤ Onboarding / Offboarding بروید. روی دکمهٔ New در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید تا یک فرم خالی Employee Plans بارگذاری شود.

Plan Name را وارد کنید و Department را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. این یک طرح منحصراً برای آن دپارتمان ایجاد می‌کند.

فعالیت‌های مختلف offboarding را با کلیک روی Add a line در تب Activities To Create اضافه کنید، و هر فعالیت را پیکربندی کنید.

اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:

• Plan Name: نام مشخص برای طرح.

• Model: این فیلد مشخص می‌کند که این طرح در کجا قابل استفاده است. در این مورد، در اپلیکیشن کارمندان. این فیلد قابل تغییر نیست.

• Department: اگر خالی بماند (تنظیم پیش‌فرض) طرح برای همهٔ دپارتمان‌ها در دسترس است. برای مخصوص کردن طرح به یک دپارتمان، یک دپارتمان را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

سپس گام‌های مختلف برای طرح را با کلیک روی Add a line در پایین فعالیت‌های فهرست‌شده در تب Activities To Create اضافه کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Activities ظاهر می‌شود.

اطلاعات زیر را در پنجرهٔ بازشو وارد کنید:

• Activity Type: با استفاده از منوی کشویی، فعالیت مشخصی را که زمان‌بندی می‌شود انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از To-Do، Email، Call، Meeting، Document یا Certifications. اگر اپلیکیشن امضا نصب باشد، گزینهٔ Signature در دسترس است.

• Summary: یک توضیح کوتاه برای گام وارد کنید.

• Assignment: با استفاده از منوی کشویی، شخصی را که برای انجام فعالیت تعیین می‌شود انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از: Ask at launch، Default user، Coach، Manager و Employee. اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد، گزینهٔ Fleet Manager در دسترس است.

  توجه

  انتخاب برای نقش Assignment در رابطه با کارمند است. اگر Coach انتخاب شود، مربی کارمند به فعالیت اختصاص داده می‌شود.

  اگر Default user انتخاب شود، یک فیلد Assigned to ظاهر می‌شود. با استفاده از منوی کشویی، کاربری را که همیشه به این فعالیت اختصاص داده می‌شود انتخاب کنید.

• Interval: فیلدهای این خط را پیکربندی کنید تا تاریخ سررسید فعالیت را تعیین کنید. یک عدد را در فیلد اول وارد کنید، سپس با استفاده از منوهای کشویی در دو فیلد بعدی، پیکربندی کنید که تاریخ سررسید چه زمانی ایجاد شود؛ (#) days، weeks یا months، یا Before Plan Date یا After Plan Date.

وقتی فرم Create Activities تکمیل شد، اگر گام دیگری برای افزودن نیست روی Save & Close کلیک کنید، یا برای افزودن گام‌های بیشتر در صورت نیاز روی Save & New کلیک کنید.

Example

یک شرکت متخصص در برنامه‌های هنری بعد از مدرسه دو طرح offboarding جداگانه دارد، یکی برای معلمان فعال در میدان، و یکی برای کارکنان اداری.

طرح offboarding برای معلمان برای دپارتمان Art Program Teachers تنظیم شده، و شامل وظایف تخصصی مربوط به آن مشاغل است. این موارد شامل اطمینان از این است که همهٔ لوازم هنری فهرست‌بندی شده و بازگردانده می‌شوند، همهٔ فرم‌های بازخورد دانش‌آموزی تحویل داده می‌شوند، و همهٔ نشان‌ها و کلیدهای دسترسی برای موقعیت‌های مختلف بازگردانده می‌شوند.

آغاز طرح offboarding

پس از اینکه یک کارمند اطلاع داد (معمولاً دو هفته) یا وقتی شرکت تصمیم گرفت رابطهٔ کاری با کارمند را پایان دهد، طرح offboarding باید آغاز شود. به Employees app بروید و روی پروفایل کارمند در حال خروج کلیک کنید. روی دکمهٔ Launch Plan کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Launch Plan بارگذاری شود.

بالای صفحه یک دکمه برای هر طرح موجود، و همچنین یک دکمه برای فعالیت‌های مختلف موجود نمایش می‌دهد. روی طرح offboarding مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود. سپس با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، یک تاریخ در فیلد Due Date تنظیم کنید. این معمولاً آخرین روز کارمند است، اما هر تاریخی می‌تواند انتخاب شود.

بخش Plan Summary پنجرهٔ بازشوی Launch Plan همهٔ گام‌های طرح انتخاب‌شده را به همراه نماد کاربری برای شخص اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیت نمایش می‌دهد.

روی دکمهٔ Schedule کلیک کنید، و Odoo همه چیز را در طرح بر اساس تاریخ‌های سررسید متناظر آن‌ها زمان‌بندی می‌کند.

بایگانی یک کارمند

در Odoo، وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند باید بایگانی شود. این گام باید پس از اینکه کارمند به‌طور کامل offboarding شد انجام شود. برای بایگانی یک کارمند، ابتدا به Employees app بروید. از اینجا، کارمندی را که شرکت را ترک می‌کند پیدا کنید، و روی کارت کارمند او کلیک کنید.

فرم کارمند بارگذاری می‌شود و همهٔ اطلاعات او را نمایش می‌دهد. روی نماد (gear) در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید، و یک منوی کشویی ظاهر می‌شود. روی Archive کلیک کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی Employee Termination ظاهر می‌شود.

فیلدهای زیر را در فرم پر کنید:

• Employees: کارمند انتخاب‌شده به‌طور پیش‌فرض این فیلد را پر می‌کند. می‌توان چندین کارمند را یکباره بایگانی کرد با افزودن کارمندان اضافی برای بایگانی در این فیلد.

• Departure Reason: دلیلی را که کارمند در حال ترک کار است از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از:

  • Fired: این گزینه را انتخاب کنید وقتی یک کارمند اخراج می‌شود و شرکت اطلاع داده است.

  • Resigned: این گزینه را انتخاب کنید وقتی کارمند دیگر نمی‌خواهد استخدام باشد و کارمند اطلاع داده است.

  • Retired: این گزینه را انتخاب کنید وقتی کارمند در حال بازنشستگی است.

  توجه

  اگر یک دلیل خروج جدید لازم است، می‌توان یک دلیل جدید ایجاد کرد. پنجرهٔ بازشوی Employee Termination را ببندید و به Employees app ↤ Configuration ↤ Departure Reasons بروید. روی دکمهٔ New کلیک کنید، و یک خط خالی در پایین فهرست ظاهر می‌شود. دلیل جدید را وارد کنید و روی Save کلیک کنید.

• Contract End Date: با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، آخرین روزی که کارمند برای شرکت کار می‌کند را انتخاب کنید.

• Detailed Reason: یک توضیح کوتاه برای خروج کارمند در این فیلد وارد کنید.

• Close Activities: روی چک‌باکس کنار هر نوع فعالیت کلیک کنید تا هر فعالیت باز مرتبط با آن بسته یا حذف شود. توصیه می‌شود همهٔ چک‌باکس‌های قابل اعمال را کلیک کنید. گزینه‌های موجود عبارت‌اند از:

  • Contract: یک تاریخ پایان برای قرارداد کنونی اعمال می‌کند.

  • Company Car: کارمند را به‌عنوان رانندهٔ خودروی فعلی شرکت خود حذف می‌کند، و رانندهٔ بعدی را تخصیص می‌دهد، در صورت لزوم.

  • Equipment: کارمند را از هر تجهیزات اختصاص‌داده‌شده لغو تخصیص می‌کند.

  • Appraisals: همهٔ ارزیابی‌های زمان‌بندی‌شده پس از تاریخ پایان قرارداد را لغو می‌کند.

وقتی فرم تکمیل شد، روی Apply کلیک کنید. رکورد کارمند بایگانی می‌شود، و یک بنر قرمز Archived در گوشهٔ بالا-راست فرم کارمند ظاهر می‌شود. چتر جزئیات مختلف را ثبت می‌کند، شامل Departure Date، Departure Reason، Contract End Date، تاریخ‌های آخرین ورودی‌های کاری، و نسخهٔ کارمند که بایگانی شد.

توجه

اگر مسائلی وجود دارند که Odoo را از بایگانی کارمند منع می‌کنند، دلایل تفصیلی در یک جعبهٔ هشدار قرمز در پنجرهٔ بازشوی Employee Termination ظاهر می‌شوند. هشدار می‌گوید The plan "(Plan Name)" cannot be launched، سپس گام‌های مختلفی که باید قبل از بایگانی کارمند انجام شوند را فهرست می‌کند.