خروج از سازمان

وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، داشتن یک طرح offboarding مهم است تا اطمینان حاصل شود همهٔ گام‌های لازم دنبال می‌شوند، مانند بازگرداندن تجهیزات، لغو دسترسی به سیستم‌های تجاری، پر کردن فرم‌های منابع انسانی، انجام یک مصاحبهٔ خروج، و موارد بیشتر. بسته به شرکت، ممکن است چندین طرح offboarding متفاوت پیکربندی‌شده برای دپارتمان‌ها یا بخش‌های مشخص وجود داشته باشد که الزامات و گام‌های متفاوتی از طرح اصلی offboarding دارند.

علاوه بر یک طرح offboarding، رکورد کارمند باید به‌روزرسانی شود تا خروج او را منعکس کند، دلیل ترک کار را ثبت کند، و هر فعالیت باز مرتبط با کارمند را ببندد.

مشاهدهٔ طرح offboarding

قبل از اینکه offboarding بتواند شروع شود، توصیه می‌شود طرح پیش‌فرض offboarding را که با اپلیکیشن کارمندان از پیش پیکربندی شده بررسی کنید. برای مشاهدهٔ طرح پیش‌فرض کنونی، به کارمندان ↤ پیکربندی ↤ Onboarding / Offboarding بروید. روی Offboarding کلیک کنید تا فرم تفصیلی طرح offboarding را مشاهده کنید.

گام‌های طرح offboarding

طرح پیش‌فرض Offboarding حداقلی است، با دو گام پیش‌فرض (سه اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد). همهٔ گام‌ها فعالیت‌های To-Do هستند و برای روزی که طرح offboarding آغاز می‌شود زمان‌بندی شده‌اند (0 days Before Plan Date). گام‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از:

• Organize knowledge transfer inside the team: مدیر باید اطمینان حاصل کند که همهٔ دانشی که کارمند مربوط به سمت شغلی‌اش دارد یا مستند شده یا با همکاران به اشتراک گذاشته شده تا هیچ شکاف دانشی وجود نداشته باشد.

• Take Back Fleet: مدیر ناوگان اطمینان حاصل می‌کند که هر خودروی اختصاص‌داده‌شده به کارمند یا لغو تخصیص می‌شود (در دسترس کارمندان دیگر) یا رانندهٔ بعدی تخصیص داده می‌شود. این گام فقط اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد ظاهر می‌شود.

• Take Back HR Materials: مدیر باید هر مدرک و موادی را که دپارتمان منابع انسانی نیاز دارد به دست آورد. توصیه می‌شود با دپارتمان منابع انسانی بررسی شود تا اطمینان حاصل شود همه چیز مورد نیاز برای این گام تکمیل شده است.

تغییر طرح offboarding

طرح پیش‌فرض offboarding حداقلی است، تا تغییرات بتوانند برای جای دادن نیازهای offboarding هر شرکتی اعمال شوند. هر شرکتی الزامات متفاوتی دارد، بنابراین لازم است گام‌های لازم به طرح offboarding اضافه شوند.

اگر طرح offboarding همگانی است، طرح پیش‌فرض offboarding را اضافه یا تغییر دهید. اگر طرح offboarding مورد نیاز فقط برای یک دپارتمان مشخص است، در این صورت یک طرح جدید باید ایجاد شود، به‌طور خاص برای آن دپارتمان.

برای تغییر طرح پیش‌فرض، ابتدا به کارمندان ↤ پیکربندی ↤ Onboarding / Offboarding بروید، سپس روی Offboarding کلیک کنید.

برای تغییر یک گام، روی گام کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی Open: Activities ظاهر شود. هر تغییر دلخواهی را در گام اعمال کنید، سپس روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات پذیرفته شود و پنجرهٔ بازشو بسته شود.

برای افزودن یک گام جدید، روی افزودن یک سطر در پایین فعالیت‌های فهرست‌شده در تب فعالیت هایی برای ایجاد کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Activities ظاهر شود. همهٔ اطلاعات را در پنجرهٔ بازشو وارد کنید، سپس اگر گام دیگری برای افزودن نیست روی ذخیره و بستن کلیک کنید، یا اگر به گام‌های بیشتری نیاز است روی ذخیره و جدید کلیک کنید.

همهٔ گام‌های دلخواه برای طرح offboarding را پیکربندی کنید.

ایجاد طرح offboarding

برای برخی شرکت‌ها، طرح‌های offboarding مشخص ممکن است برای برخی دپارتمان‌ها لازم باشد. برای این موارد، یک طرح offboarding مخصوص دپارتمان جدید ممکن است لازم باشد.

برای ایجاد یک طرح onboarding جدید، به کارمندان ↤ پیکربندی ↤ Onboarding / Offboarding بروید. روی دکمهٔ جدید در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید تا یک فرم خالی Employee Plans بارگذاری شود.

نام برنامه ریزی را وارد کنید و دپارتمان را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید. این یک طرح منحصراً برای آن دپارتمان ایجاد می‌کند.

فعالیت‌های مختلف offboarding را با کلیک روی افزودن یک سطر در تب Activities To Create اضافه کنید، و هر فعالیت را پیکربندی کنید.

اطلاعات زیر را در فرم وارد کنید:

• نام برنامه ریزی: نام مشخص برای طرح.

• مدل: این فیلد مشخص می‌کند که این طرح در کجا قابل استفاده است. در این مورد، در اپلیکیشن کارمندان. این فیلد قابل تغییر نیست.

• دپارتمان: اگر خالی بماند (تنظیم پیش‌فرض) طرح برای همهٔ دپارتمان‌ها در دسترس است. برای مخصوص کردن طرح به یک دپارتمان، یک دپارتمان را با استفاده از منوی کشویی انتخاب کنید.

سپس گام‌های مختلف برای طرح را با کلیک روی افزودن یک سطر در پایین فعالیت‌های فهرست‌شده در تب Activities To Create اضافه کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی خالی Create Activities ظاهر می‌شود.

اطلاعات زیر را در پنجرهٔ بازشو وارد کنید:

• نوع فعالیت: با استفاده از منوی کشویی، فعالیت مشخصی را که زمان‌بندی می‌شود انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از چک لیست، ایمیل، تماس، جلسه، سند یا گواهینامه‌ها. اگر اپلیکیشن امضا نصب باشد، گزینهٔ امضا در دسترس است.

• خلاصه: یک توضیح کوتاه برای گام وارد کنید.

• تخصیص: با استفاده از منوی کشویی، شخصی را که برای انجام فعالیت تعیین می‌شود انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از: در هنگام راه‌اندازی بپرسید، کاربر پیش‌فرض، مربی، مدیر و کارمند. اگر اپلیکیشن ناوگان نصب باشد، گزینهٔ مدیر ناوگان در دسترس است.

  توجه

  انتخاب برای نقش تخصیص در رابطه با کارمند است. اگر مربی انتخاب شود، مربی کارمند به فعالیت اختصاص داده می‌شود.

  اگر کاربر پیش‌فرض انتخاب شود، یک فیلد واگذار شده به ظاهر می‌شود. با استفاده از منوی کشویی، کاربری را که همیشه به این فعالیت اختصاص داده می‌شود انتخاب کنید.

• دوره: فیلدهای این خط را پیکربندی کنید تا تاریخ سررسید فعالیت را تعیین کنید. یک عدد را در فیلد اول وارد کنید، سپس با استفاده از منوهای کشویی در دو فیلد بعدی، پیکربندی کنید که تاریخ سررسید چه زمانی ایجاد شود؛ (#) روز، هفته یا ماه، یا قبل از تاریخ برنامه ریزی یا بعد از تاریخ طرح.

وقتی فرم Create Activities تکمیل شد، اگر گام دیگری برای افزودن نیست روی ذخیره و بستن کلیک کنید، یا برای افزودن گام‌های بیشتر در صورت نیاز روی ذخیره و جدید کلیک کنید.

Example

یک شرکت متخصص در برنامه‌های هنری بعد از مدرسه دو طرح offboarding جداگانه دارد، یکی برای معلمان فعال در میدان، و یکی برای کارکنان اداری.

طرح offboarding برای معلمان برای دپارتمان Art Program Teachers تنظیم شده، و شامل وظایف تخصصی مربوط به آن مشاغل است. این موارد شامل اطمینان از این است که همهٔ لوازم هنری فهرست‌بندی شده و بازگردانده می‌شوند، همهٔ فرم‌های بازخورد دانش‌آموزی تحویل داده می‌شوند، و همهٔ نشان‌ها و کلیدهای دسترسی برای موقعیت‌های مختلف بازگردانده می‌شوند.

آغاز طرح offboarding

پس از اینکه یک کارمند اطلاع داد (معمولاً دو هفته) یا وقتی شرکت تصمیم گرفت رابطهٔ کاری با کارمند را پایان دهد، طرح offboarding باید آغاز شود. به کارمندان بروید و روی پروفایل کارمند در حال خروج کلیک کنید. روی دکمهٔ راه‌اندازی برنامه کلیک کنید تا یک پنجرهٔ بازشوی خالی Launch Plan بارگذاری شود.

بالای صفحه یک دکمه برای هر طرح موجود، و همچنین یک دکمه برای فعالیت‌های مختلف موجود نمایش می‌دهد. روی طرح offboarding مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود. سپس با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، یک تاریخ در فیلد تاریخ سررسید تنظیم کنید. این معمولاً آخرین روز کارمند است، اما هر تاریخی می‌تواند انتخاب شود.

بخش Plan Summary پنجرهٔ بازشوی Launch Plan همهٔ گام‌های طرح انتخاب‌شده را به همراه نماد کاربری برای شخص اختصاص‌داده‌شده به هر فعالیت نمایش می‌دهد.

روی دکمهٔ زمان‌بندی کلیک کنید، و Odoo همه چیز را در طرح بر اساس تاریخ‌های سررسید متناظر آن‌ها زمان‌بندی می‌کند.

بایگانی یک کارمند

در Odoo، وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند باید بایگانی شود. این گام باید پس از اینکه کارمند به‌طور کامل offboarding شد انجام شود. برای بایگانی یک کارمند، ابتدا به کارمندان بروید. از اینجا، کارمندی را که شرکت را ترک می‌کند پیدا کنید، و روی کارت کارمند او کلیک کنید.

فرم کارمند بارگذاری می‌شود و همهٔ اطلاعات او را نمایش می‌دهد. روی نماد (gear) در گوشهٔ بالا-چپ کلیک کنید، و یک منوی کشویی ظاهر می‌شود. روی بایگانی کلیک کنید، و یک پنجرهٔ بازشوی Employee Termination ظاهر می‌شود.

فیلدهای زیر را در فرم پر کنید:

• کارمندان: کارمند انتخاب‌شده به‌طور پیش‌فرض این فیلد را پر می‌کند. می‌توان چندین کارمند را یکباره بایگانی کرد با افزودن کارمندان اضافی برای بایگانی در این فیلد.

• دلیل خروج: دلیلی را که کارمند در حال ترک کار است از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارت‌اند از:

  • Fired: این گزینه را انتخاب کنید وقتی یک کارمند اخراج می‌شود و شرکت اطلاع داده است.

  • Resigned: این گزینه را انتخاب کنید وقتی کارمند دیگر نمی‌خواهد استخدام باشد و کارمند اطلاع داده است.

  • Retired: این گزینه را انتخاب کنید وقتی کارمند در حال بازنشستگی است.

  توجه

  اگر یک دلیل خروج جدید لازم است، می‌توان یک دلیل جدید ایجاد کرد. پنجرهٔ بازشوی Employee Termination را ببندید و به کارمندان ↤ پیکربندی ↤ دلایل ترک کار بروید. روی دکمهٔ جدید کلیک کنید، و یک خط خالی در پایین فهرست ظاهر می‌شود. دلیل جدید را وارد کنید و روی ذخیره کلیک کنید.

• تاریخ پایان قرارداد: با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، آخرین روزی که کارمند برای شرکت کار می‌کند را انتخاب کنید.

• Detailed Reason: یک توضیح کوتاه برای خروج کارمند در این فیلد وارد کنید.

• Close Activities: روی چک‌باکس کنار هر نوع فعالیت کلیک کنید تا هر فعالیت باز مرتبط با آن بسته یا حذف شود. توصیه می‌شود همهٔ چک‌باکس‌های قابل اعمال را کلیک کنید. گزینه‌های موجود عبارت‌اند از:

  • قرارداد: یک تاریخ پایان برای قرارداد کنونی اعمال می‌کند.

  • خودروی شرکت: کارمند را به‌عنوان رانندهٔ خودروی فعلی شرکت خود حذف می‌کند، و رانندهٔ بعدی را تخصیص می‌دهد، در صورت لزوم.

  • تجهیزات: کارمند را از هر تجهیزات اختصاص‌داده‌شده لغو تخصیص می‌کند.

  • ارزیابی‌ها: همهٔ ارزیابی‌های زمان‌بندی‌شده پس از تاریخ پایان قرارداد را لغو می‌کند.

وقتی فرم تکمیل شد، روی اعمال کلیک کنید. رکورد کارمند بایگانی می‌شود، و یک بنر قرمز بایگانی شده در گوشهٔ بالا-راست فرم کارمند ظاهر می‌شود. چتر جزئیات مختلف را ثبت می‌کند، شامل تاریخ خروج، دلیل خروج، تاریخ پایان قرارداد، تاریخ‌های آخرین ورودی‌های کاری، و نسخهٔ کارمند که بایگانی شد.

توجه

اگر مسائلی وجود دارند که Odoo را از بایگانی کارمند منع می‌کنند، دلایل تفصیلی در یک جعبهٔ هشدار قرمز در پنجرهٔ بازشوی Employee Termination ظاهر می‌شوند. هشدار می‌گوید The plan "(Plan Name)" cannot be launched، سپس گام‌های مختلفی که باید قبل از بایگانی کارمند انجام شوند را فهرست می‌کند.