مخارج معوق¶
Deferred expenses و prepayments (که بهعنوان prepaid expenses نیز شناخته میشوند) هر دو هزینههایی هستند که برای محصولات یا خدماتی که هنوز دریافت نشدهاند، رخ دادهاند.
چنین هزینههایی برای شرکتی که آنها را پرداخت میکند asset هستند زیرا قبلاً برای محصولات و خدمات پرداخت کرده است اما یا هنوز آنها را دریافت نکرده یا هنوز از آنها استفاده نکرده است. شرکت نمیتواند آنها را در profit and loss statement فعلی، یا income statement، گزارش کند، زیرا پرداختها بهطور مؤثر در آینده بهعنوان مخارج ثبت خواهند شد.
این هزینههای آینده باید روی balance sheet شرکت deferred شوند تا لحظهای که میتوانند recognized شوند، یک بار یا در یک دورهٔ تعریفشده، در profit and loss statement.
برای مثال، بیایید بگوییم ما $1200 را یک بار برای یک سال بیمه پرداخت میکنیم. ما الان هزینه را پرداخت میکنیم اما هنوز از خدمات استفاده نکردهایم. بنابراین، این مخارج جدید را در یک حساب پیشپرداخت ارسال میکنیم و تصمیم میگیریم آن را بهصورت ماهانه recognize کنیم. هر ماه، برای 12 ماه بعد، $100 بهعنوان مخارج recognize خواهد شد.
Odoo Accounting مخارج معوق را با پخش آنها در چندین ورودی که بهصورت دورهای ارسال میشوند مدیریت میکند.
توجه
سرور یک بار در روز بررسی میکند که آیا یک entry باید post شود. سپس ممکن است تا ۲۴ ساعت طول بکشد قبل از اینکه یک تغییر از پیشنویس به ارسال شده ببینید.
پیکربندی¶
اطمینان حاصل کنید که تنظیمات پیشفرض برای کسبوکار شما بهدرستی پیکربندی شدهاند. برای این کار، به بروید. موارد زیر:
- ژورنال
deferral entries در این ژورنال post میشوند.
- مخارج معوق
مخارج روی این حساب Current Asset deferred میشوند تا زمانی که recognize شوند.
- تولید entries
بهصورت پیشفرض، Odoo automatically generates ورودیهای deferral را هنگامی که یک صورتحساب فروشنده ارسال میکنید. با این حال، میتوانید همچنین انتخاب کنید آنها را generate them manually با انتخاب گزینهٔ دستی و گروهبندی شده بهجای آن.
- بر اساس
سه راه برای محاسبهٔ recognition مخارج معوق وجود دارد:
روز: مبلغ کل بهطور مساوی بر تعداد کل روزهای در دوره، شامل تاریخهای شروع و پایان، تقسیم میشود.
ماه: هر ماه کامل یک نسبت برابر از مبلغ کل را نشان میدهد، فارغ از تعداد واقعی روزهای آن ماه (مبنای استاندارد).
کل ماهها: هر ماهی که شروع شده بهعنوان یک ماه کامل در نظر گرفته میشود. با این حال، ماه آخر فقط در صورتی کامل در نظر گرفته میشود که دوره تا آخرین روز ادامه یابد.
فرض کنید یک صورتحساب $1200 باید در 12 ماه deferred شود.
گزینهٔ روز مقادیر مختلفی را بسته به تعداد روزهای هر ماه در نظر میگیرد (مثلاً ~$102 برای ژانویه و ~$92 برای فوریه).
گزینهٔ ماه $100 هر ماه را به نسبت تعداد روزهای آن ماه در نظر میگیرد (مثلاً $50 برای ماه اول اگر تاریخ آغاز نیمه ماه باشد).
گزینهٔ کل ماهها هر ماهی را که شروع شده کامل در نظر میگیرد (مثلاً $100 برای ماه اول حتی اگر تاریخ آغاز روی ۱۵ام ماه تنظیم شده باشد)؛ این بدان معناست که با گزینهٔ کل ماهها، کل $100 در اولین ماه جزئی شناسایی میشود و نیاز به یک ماه سیزدهم برای شناسایی هرگونه باقیمانده، آنگونه که در استفاده از گزینهٔ ماه رخ میدهد، از بین میرود.
تولید deferral entries هنگام اعتبارسنجی¶
نکته
اطمینان حاصل کنید فیلد Deferred Date در زبانهٔ سطرهای فاکتور قابل مشاهده است. در اکثر موارد، شروع دورهٔ deferred باید در همان ماه تاریخ حسابداری باشد. ورودیهای مخارج معوق از تاریخ حسابداری ارسال میشوند و در گزارش بهطور مطابق نمایش داده میشوند.
برای هر خط از صورتحساب که باید deferred شود، تاریخهای شروع و پایان دورهٔ deferral را مشخص کنید.
اگر فیلد ایجاد اسناد روی On invoice/bill validation تنظیم شده باشد، Odoo بهطور خودکار ورودیهای deferral را هنگامی که صورتحساب تأیید میشود تولید میکند. روی دکمهٔ هوشمند اسناد معوق کلیک کنید تا آنها را ببینید.
یک ورودی، با تاریخ همان روز تاریخ accounting صورتحساب، مبالغ صورتحساب را از حساب مخارج به حساب deferred منتقل میکند. ورودیهای دیگر ورودیهای deferral هستند که، ماه به ماه، مبالغ صورتحساب را از حساب deferred به حساب مخارج منتقل میکنند تا مخارج را recognize کنند.
Example
میتوانید یک صورتحساب ژانویه $1200 را در 12 ماه با مشخص کردن تاریخ شروع 01/01/2023 و یک تاریخ پایان 12/31/2023 معوق کنید. در پایان آگوست، $800 بهعنوان مخارج شناسایی میشود، در حالی که $400 روی حساب معوق باقی میماند.
گزارشگیری¶
گزارش مخارج معوق یک نمای کلی از ورودیهای deferral لازم برای هر حساب را محاسبه میکند. برای دسترسی به آن، به بروید.
برای مشاهدهٔ آیتمهای ژورنال هر حساب، روی نام حساب و سپس روی آیتم های روزنامه کلیک کنید.
توجه
فقط صورتحسابهایی که تاریخ accounting آنها قبل از پایان دورهٔ گزارش است در نظر گرفته میشوند.
تولید deferral entries گروهبندیشده بهصورت دستی¶
اگر deferred revenues زیادی دارید و میخواهید تعداد اسناد حسابداری ایجادشده را کاهش دهید، میتوانید deferral entries را بهصورت دستی تولید کنید. برای این کار، فیلد ایجاد اسناد را در تنظیمات روی دستی و گروهبندی شده تنظیم کنید. سپس Odoo مبالغ معوق را در یک entry واحد تجمیع میکند.
در پایان هر ماه، به گزارش مخارج معوق بروید و روی دکمهٔ ایجاد اسناد کلیک کنید. این دو ورودی deferral تولید میکند:
یکی با تاریخ پایان ماه که، برای هر حساب، همهٔ مبالغ معوق آن ماه را جمع میکند. این بدان معنی است که در پایان آن دوره، بخشی از مخارج معوق شناسایی میشود.
reversal این entry ایجادشده، با تاریخ روز بعد (یعنی اولین روز ماه بعدی) برای لغو entry قبلی.
Example
سه صورتحساب معوق بر اساس ماه وجود دارد:
صورتحساب A: $1200 برای deferred از 01/01/2023 تا 12/31/2023
صورتحساب B: $600 برای deferred از 01/01/2023 تا 12/31/2023
صورتحساب C: $600 برای deferred در یک دورهٔ آینده (در ستون Not Started ظاهر خواهد شد)
- در ژانویه
در پایان ژانویه، پس از کلیک روی دکمهٔ ایجاد اسناد، entryهای زیر وجود دارند:
Entry 1 با تاریخ ۳۱ ژانویه:
خط 1: حساب مخارج -1200 -600 -600 = -2400 (لغو مجموع همهٔ صورتحسابها)
خط 2: حساب مخارج 100 + 50 = 150 (شناسایی 1/12 صورتحساب A و صورتحساب B)
خط 3: حساب معوق 2400 - 150 = 2250 (مبلغی که هنوز باید بعداً معوق شود)
Entry 2 با تاریخ ۱ فوریه، reversal entry قبلی:
خط 1: حساب مخارج 2400
خط 3: حساب مخارج -150
خط 2: حساب معوق -2250
- در فوریه
در پایان فوریه، پس از کلیک روی دکمهٔ ایجاد اسناد، entryهای زیر وجود دارند:
Entry 1 با تاریخ ۲۸ فوریه:
خط 1: حساب مخارج -1200 -600 -600 = -2400 (لغو مجموع همهٔ صورتحسابها)
خط 2: حساب مخارج 200 + 100 = 300 (شناسایی 2/12 صورتحساب A و صورتحساب B)
خط 3: حساب معوق 2400 - 300 = 2100 (مبلغی که هنوز باید بعداً معوق شود)
Entry 2 با تاریخ ۱ مارس، reversal entry قبلی.
- از مارس تا نوامبر
همان محاسبه برای هر ماه تا نوامبر انجام میشود.
- در دسامبر
نیازی به تولید entries در دسامبر نیست.
- در کل
اگر همه چیز را تجمیع کنیم، خواهیم داشت:
صورتحساب A و صورتحساب B
دو entry (یکی برای معوق شدن و یکی برای reversal) برای هر ماه از ژانویه تا نوامبر
صورتحساب C بعداً deferred خواهد شد
بنابراین، در پایان دسامبر، صورتحسابهای A و B بهطور کامل بهعنوان مخارج فقط یک بار، علیرغم همهٔ ورودیهای ایجادشده، بهلطف مکانیسم reversal، شناسایی میشوند.