بستن پایان سال¶

بستن پایان سال برای حفظ دقت مالی، انطباق با مقررات، تصمیم‌گیری آگاهانه و اطمینان از شفافیت در گزارش‌دهی ضروری است.

همچنین ببینید

سال‌های مالی¶

به‌صورت پیش‌فرض، سال مالی برای 12 ماه تنظیم می‌شود و در 31 دسامبر به پایان می‌رسد. با این حال، مدت زمان و تاریخ پایان آن می‌تواند به دلیل ملاحظات فرهنگی، administrative و اقتصادی متفاوت باشد.

برای تغییر این مقادیر، به حسابداری ↤ پیکربندی ↤ تنظیمات بروید. زیر بخش دوره‌های سال مالی، در صورت لزوم فیلد آخرین روز را تغییر دهید.

اگر دوره بیش از یا کمتر از 12 ماه طول می‌کشد، دوره‌های مالی را فعال کنید و ذخیره کنید. به بخش دوره‌های سال مالی بازگردید و روی دوره‌های مالی کلیک کنید. سپس، روی جدید کلیک کنید، یک نام و هم یک تاریخ آغاز و هم تاریخ پایان به آن بدهید.

توجه

هنگامی که دورهٔ مالی تنظیم‌شده به پایان رسید، Odoo به‌طور خودکار به تناوب پیش‌فرض بازمی‌گردد، با در نظر گرفتن مقدار مشخص‌شده در فیلد آخرین روز.

Checklist پایان سال¶

قبل از بستن¶

قبل از بستن یک سال مالی، اطمینان حاصل کنید که همه چیز دقیق و به‌روز است:

مطمئن شوید همهٔ حساب‌های بانکی به‌طور کامل reconciled تا پایان سال هستند و تأیید کنید که موجودی‌های دفتری پایانی با موجودی‌های صورتحساب بانکی مطابقت دارند.
تأیید کنید که همهٔ customer invoices و vendor bills ایجاد شده‌اند و همهٔ ورودی‌های draft یا تأیید یا لغو شده‌اند، طبق نیاز.
دقت همهٔ expenses را تضمین کنید و آنها را اعتبارسنجی کنید.
بررسی کنید که همهٔ received payments کدگذاری و تأیید شده‌اند.
همهٔ suspense accounts را ببندید.
اطمینان حاصل کنید loans به‌درستی برای محاسبات amortization خودکار ثبت شده‌اند.
payables و receivables بیش از 60 روز معوقه را بررسی کنید و ارزیابی کنید که آیا یک provision برای بدهی‌های نامطمئن یا یک allowance برای حساب‌های doubtful مورد نیاز است.
همهٔ ورودی‌های depreciation و deferred revenue را book کنید.

بستن یک سال مالی¶

سپس، برای بستن سال مالی:

یک tax report اجرا کنید و تأیید کنید که همهٔ اطلاعات مالیاتی صحیح است.
همهٔ حساب‌ها را روی balance sheet تطبیق دهید:
- موجودی‌های بانکی را در Odoo به‌روزرسانی کنید تا موجودی‌های واقعی طبق صورتحساب‌های بانکی منعکس شوند.
- همهٔ تراکنش‌ها در حساب‌های نقدی و بانکی را با اجرای گزارش‌های aged receivables و aged payables تطبیق دهید.
- همهٔ حساب‌ها را audit کنید، با درک کامل همهٔ تراکنش‌ها و ماهیت آنها، شامل loans و fixed assets.
- به‌صورت اختیاری، match payments کنید تا هر صورتحساب فروشنده و فاکتور مشتری باز را با پرداخت‌های آنها اعتبارسنجی کنید. در حالی که این مرحله اختیاری است، می‌تواند به فرآیند بستن پایان سال کمک کند اگر همهٔ پرداخت‌ها و فاکتورهای معلق تطبیق داده شوند، که به‌طور بالقوه خطاها یا اشتباهات در سیستم را پیدا می‌کند.

در ادامه، حسابدار احتمالاً آیتم‌های balance sheet و ورودی‌های دفتری را بررسی می‌کند برای:

تنظیمات دستی پایان سال،

کار در حال انجام،

ورودی‌های ژورنال depreciation،

وام‌ها،

تنظیمات مالیاتی،

و غیره.

در طول حسابرسی پایان سال، حسابدار ممکن است نسخه‌های کاغذی از همهٔ آیتم‌های ترازنامه (مثلاً، وام‌ها، حساب‌های بانکی، پیش‌پرداخت‌ها، صورت‌حساب‌های مالیات فروش) را چاپ کند تا آنها را با موجودی‌های ثبت‌شده در Odoo مقایسه کند.

نکته

به‌عنوان بخشی از این فرآیند، تنظیم یک تاریخ Lock Everything به آخرین روز (شامل) سال مالی قبلی یک رویه خوب است. این تضمین می‌کند که ورودی‌های ژورنال با تاریخ accounting در یا قبل از تاریخ قفل نمی‌توانند در طول audit ایجاد یا تغییر کنند. کاربران با حقوق دسترسی administrator همچنان می‌توانند ورودی‌ها را ایجاد و ویرایش کنند اگر یک exception is configured پیکربندی شده باشد.

تاریخ Lock everything¶

تنظیم یک تاریخ قفل از تغییرات روی هر ورودی ژورنال ارسال‌شده با تاریخ accounting در یا قبل از تاریخ قفل جلوگیری می‌کند. همچنین از ارسال ورودی‌های جدید با تاریخ accounting در یا قبل از تاریخ قفل جلوگیری می‌کند. در چنین مواردی، سامانه به‌طور خودکار تاریخ accounting را به روز پس از تاریخ قفل تنظیم می‌کند.

برای تنظیم یک تاریخ قفل همه، به حسابداری ↤ حسابداری ↤ تاریخ قفل بروید. در پنجره قفل کردن دفاتر روزنامه، تاریخ قفل همه را تنظیم کنید و ذخیره کنید.

پس از تنظیم تاریخ قفل همه، یک exception می‌تواند ایجاد شود اگر یک تغییر لازم باشد.

استثنای تاریخ قفل¶

کاربران با حقوق دسترسی Administrator به اپ Accounting می‌توانند exception ایجاد کنند. برای انجام این کار:

پس از تنظیم و ذخیرهٔ یک تاریخ قفل، به حسابداری ↤ حسابداری ↤ تاریخ قفل بروید. در پنجره قفل کردن دفاتر روزنامه، تاریخ قفل همه را حذف کنید.
در بنر استثناء، انتخاب کنید آیا این استثنا باید برای من (کاربر فعلی) یا برای همه تنظیم شود، و چه مدت باید ادامه یابد.
یک علت برای این استثنا می‌تواند اضافه شود.
همهٔ این اطلاعات در چتر company record ثبت می‌شود.

نکته

برای حذف یک تاریخ قفل پس از ذخیره شدن، استثنا را پیکربندی کنید تا برای همه اعمال شود و مدت زمان را به برای همیشه تنظیم کنید. این به تاریخ قفل سخت اعمال نمی‌شود، که برای اطمینان از تغییرناپذیری و برآورده کردن الزامات حسابداری در برخی کشورها غیرقابل بازگشت است.

درآمدهای سال جاری¶

مهم

در نسخه‌های قبل از Odoo 19، درآمدهای سال جاری به‌گونهٔ متفاوتی مدیریت می‌شدند. برای سازگاری در تاریخچهٔ گزارش‌دهی شما، کاربران ارتقایافته باید سال‌های مالی گذشته را دوباره بررسی کنند و نتایجی را که قبلاً به‌صورت ضمنی توسط سامانه مدیریت می‌شدند به‌صراحت book کنند. این manual journal entries باید به ترتیب زمانی انجام شوند. برای اطلاعات بیشتر دربارهٔ چرایی این تغییر و چگونگی مقایسه نسخه‌های قبل از Odoo 19 با نسخه‌های پس از آن، این blog post را ببینید.

در پایان یک سال مالی، یک شرکت تقریباً همیشه یک سود خالص یا یک ضرر خالص خواهد داشت که با جمع کردن حساب‌های درآمد و هزینهٔ صورت سود و زیان محاسبه می‌شود. Odoo نتیجه را برای سال N به‌عنوان یک خط پویا به نام Result Brought Forward در تراز آزمایشی و دفتر کل سال N+1 نمایش می‌دهد. برای پاک کردن این خط پویا، یک manual journal entry در سال N برای نتیجهٔ پایان سال با استفاده از یک Current Year Earnings type account ایجاد کنید.

متعادل کردن تراز آزمایشی¶

یک تراز آزمایشی، به‌صورت پیش‌فرض، همیشه متعادل است (یعنی، مجموع debit‌ها برابر با مجموع credit‌ها است) زیرا مجموع همهٔ اسناد حسابداری را که خود متعادل هستند ثبت می‌کند. با این حال، حساب‌های ترازنامه (asset‌ها، liability‌ها و equity) موجودی‌های خود را از سال‌های مالی قبلی منتقل می‌کنند، در حالی که حساب‌های سود و زیان (درآمد، هزینه و appropriation accounts) در ابتدای یک سال مالی جدید به صفر ریست می‌شوند. این اختلاف در رفتار حساب، تراز آزمایشی را نامتعادل می‌کرد اگر خط پویا - Result Brought Forward - وجود نداشت که این اختلاف را به‌طور موقت متعادل کند تا زمانی که یک manual journal entry صریح برای allocate سود یا ضرر انجام شود. ارسال یک سند صریح به یک current year earnings account در پایان سال خط پویا را "خنثی" می‌کند و تضمین می‌کند تراز آزمایشی توسط آیتم‌های سند حسابداری واقعی متعادل می‌شود. این سند حسابداری دستی نیاز نیست بلافاصله پس از پایان سال مالی انجام شود زیرا تراز آزمایشی همیشه متعادل است، اما هر زمان که سود/ضرر شرکت آماده برای appropriate شدن باشد، این سند حسابداری دستی جایگزین خط پویا می‌شود.

حساب‌های Appropriation (current year earnings)¶

حساب‌های Appropriation (همچنین با نوع حساب آنها، current year earnings نامیده می‌شوند) برای allocate کردن سود یا ضرر یک شرکت استفاده می‌شوند، چه آن allocation به ذخایر، dividend‌ها یا هر مقصد دیگر باشد. چند قطعه اطلاعات کلیدی دربارهٔ این حساب‌ها و نحوهٔ عملکرد آنها وجود دارد:

Annual reset: مانند حساب‌های درآمد و هزینه که در profit and loss statement نیز یافت می‌شوند، حساب‌های allocation موجودی‌های باز خود را در ابتدای یک سال مالی ریست می‌کنند.
P&L presentation: این حساب‌ها در پایین statement profit and loss ظاهر می‌شوند.
No profit effect: برخلاف حساب‌های درآمد و هزینه، این حساب‌ها بر محاسبهٔ سود خالص تأثیر نمی‌گذارند.
Balance sheet counterparts: فقط counterpartهای آیتم‌های ژورنالی که حساب‌های appropriation را debit یا credit می‌کنند (مثلاً، dividend‌های payable یا حساب‌های reserve) در balance sheet ظاهر می‌شوند. این یک جدایی دقیق بین فرآیند توزیع سود و liability‌ها یا equity حاصل را حفظ می‌کند.

سند حسابداری دستی¶

برای roll up کردن درآمد و هزینه‌ها و جایگزین کردن خط پویای Result Brought Forward با یک آیتم ژورنال صریح که trial balance را متعادل می‌کند، یک سند حسابداری دستی با دنبال کردن این مراحل ایجاد کنید:

به حسابداری ↤ حسابداری ↤ داده‌های روزنامه بروید.
روی دکمهٔ جدید کلیک کنید.
یک مرجع مانند Annual Closing [YEAR] اضافه کنید، با جایگزین کردن [YEAR] با سال فعلی.
تاریخ حسابداری را به پایان سال مالی که در آن سود یا ضرر متحمل شده تنظیم کنید.
در زبانهٔ آیتم‌های روزنامه، خطوط appropriation لازم را اضافه کنید. در مورد ثبت یک سود، یک یا چند حساب appropriation (current year earnings) را debit کنید. در مورد ثبت یک ضرر، یک یا چند حساب appropriation (current year earnings) را credit کنید. به هر حال، برای توزیع کامل سود یا ضرر سال، مبلغ باید با مبلغی که روی خط پویای Result Brought Forward trial balance برای سال پس از وقوع سود یا ضرر است جمع شود.
یک یا چند خط اضافی اضافه کنید که یک یا چند حساب مقصد را credit می‌کنند (در مورد یک سود) یا debit می‌کنند (در مورد یک ضرر) تا ورودی ژورنال را متعادل کنند. بسته به localization و وضعیت، حساب(های) مقصد متفاوت خواهد بود، اما می‌توانند حساب‌های دیگر appropriation (current year earnings)، حساب‌های equity، حساب‌های current liabilities یا ترکیبی از آنها باشند. مجموع این خطوط باید خط(ها) از مرحلهٔ قبلی را متعادل کند.
روی ارسال کلیک کنید.

Example

بسته به localization و وضعیت، حساب‌های دخیل متفاوت خواهد بود. مثال زیر یک ورودی ژورنال احتمالی را با استفاده از حساب‌های Belgian GAAP / CSA-WVV نشان می‌دهد. این مثال سه حساب allocation مختلف (current year earnings) را debit و سه حساب مقصد مختلف (دو حساب equity و یک حساب current liabilities) را credit می‌کند.

Destination	حساب appropriation سود و زیان (Debit)	حساب مقصد ترازنامه (Credit)
Legal reserve	692000 تخصیص به اندوختهٔ قانونی	130000 اندوختهٔ قانونی
Carried Forward	693000 سودهای انتقالی به دوره بعد	140000 سود انتقالی از دوره قبل
Dividends	694000 جبران بابت آورده‌ها	471000 سود سهام - دورهٔ مالی جاری

بستن سالانه¶

برای تکمیل فرآیند پایان سال مالی و نهایی کردن annual closing، به داشبورد حسابداری بروید و روی Tax Returns در ژورنال Tax Returns از داشبورد حسابداری کلیک کنید. یا، به حسابداری ↤ حسابداری ↤ Tax Returns بروید.

این نما یک فهرست زمانی از همهٔ return‌های معلق شامل tax returns، advance payments (بر اساس fiscal localization)، و annual closing‌ها را نمایش می‌دهد. یک Annual Closing معلق دو مرحله را دنبال می‌کند: review و submit. آیتم Annual Closing شامل:

یک دوره (سال).
یک تاریخ مهلت.
شرکت مرتبط و branch(es) در صورت قابل اعمال بودن.
مراحل اقدام، مانند Review و Submit، که هنگام تکمیل سبز می‌شوند.
دکمه‌های اقدام برای کارهای کلیدی.
یک منوی (vertical ellipsis) برای گزینه‌های اضافی.

توجه

قبل از بررسی annual closing، تعداد بررسی‌های اعتبارسنجی closing انتظار یا قبول شده به‌ترتیب با رنگ قرمز یا سبز نمایش داده می‌شود.
اگر تاریخ آخرین مهلت گذشته باشد، با رنگ قرمز ظاهر می‌شود.

بازبینی¶

برای شروع بررسی یک annual closing، روی خط annual closing کلیک کنید. نمای بررسی annual closing موارد زیر را بسته به fiscal localization نمایش می‌دهد:

Aged payables per partner: payable‌های بدون شریک را بررسی کنید.

Aged receivables per partner: receivable‌های بدون شریک را بررسی کنید.

مغایرت‌گیری بانک: همهٔ تراکنش‌های حساب بانکی را تا پایان سال تطبیق دهید.

اسناد معوق: اطمینان حاصل کنید تاریخ‌های شروع و پایان به‌درستی روی صورتحساب‌ها و فاکتورها تنظیم شده‌اند.

Earnings Allocation: پس از تنظیمات، نتیجهٔ brought forward را به یک حساب equity منتقل کنید.

دارایی‌های ثابت: اطمینان حاصل کنید asset‌ها به‌درستی برای محاسبهٔ depreciation خودکار ثبت شده‌اند.

وام‌ها: اطمینان حاصل کنید loan‌ها به‌درستی برای محاسبات amortization خودکار ثبت شده‌اند.

Manual Adjustments: هر تنظیم دستی لازم و بررسی‌های داخلی را کامل کنید.

No draft entries: فاکتورها، صورتحساب‌ها و ورودی‌های draft را در دوره بررسی و ارسال کنید، یا تاریخ accounting آنها را تغییر دهید.

Overdue payables: payable‌های معوقهٔ بیش از 60 روز را بررسی کنید و نیاز به یک allowance برای بدهی‌های نامطمئن را ارزیابی کنید.

Overdue receivables: receivable‌های معوقهٔ بیش از 60 روز را بررسی کنید و نیاز به یک allowance برای حساب‌های doubtful یا expected credit loss provision، طبق رهنمودهای IFRS 9 را ارزیابی کنید.

Total Receivables: تأیید کنید که مجموع aged receivables برابر با موجودی حساب مشتری است.

Total payables: تأیید کنید که مجموع aged payables برابر با موجودی حساب فروشنده است.

برخی از بررسی‌ها به‌طور خودکار انجام می‌شوند، در حالی که برخی دیگر به‌عنوان یادآور برای بررسی وظایف ضروری عمل می‌کنند. هر کارت بررسی یا به‌عنوان موارد زیر برچسب‌گذاری می‌شود:

Reviewed (با سبز برجسته): بررسی passed شده است.
برای بررسی (با خاکستری برجسته): اقدام لازم است قبل از اینکه بررسی بتواند به‌صورت دستی به‌عنوان Reviewed یا Supervised علامت‌گذاری شود.
Anomaly (با قرمز برجسته): بررسی خودکار یک مشکل را شناسایی می‌کند. دو گزینه وجود دارد:
- روی کارت بررسی شکست‌خورده کلیک کنید تا مشکل را رفع کنید.
- روی Anomaly کلیک کنید و Reviewed یا Supervised را انتخاب کنید تا بررسی بدون رفع مشکل passed شود.

هنگامی که همهٔ بررسی‌های اعتبارسنجی closing passed شدند، یا به‌عنوان Reviewed یا Supervised برچسب‌گذاری شدند، روی تایید اعتبار کلیک کنید تا مرحلهٔ بازبینی کامل شود. annual closing سپس می‌تواند submitted شود.

نکته

برای افزودن بررسی‌های سفارشی، developer mode را فعال کنید و به حسابداری ↤ پیکربندی ↤ چک بروید. سپس، روی جدید کلیک کنید و فیلدهای لازم را تکمیل کنید.
همهٔ تغییرات وضعیت بررسی در چتر ثبت می‌شوند.

ارسال¶

هنگامی که یک اظهارنامهٔ مالیاتی مرحلهٔ Review را تکمیل کرد، روی تایید کلیک کنید.

اگر یک پنجره پاپ‌آپ Submission Instructions ظاهر شود، بسته به fiscal localization، راهنمایی محلی را دنبال کنید و روی Mark as Submitted کلیک کنید.

نکته

برای بررسی check‌ها قبل از ارسال annual closing، روی آیکون (vertical ellipsis) در خط annual closing کلیک کنید و تنظیم مجدد را انتخاب کنید.