ثبت مخارج در سند¶
وقتی یک هزینه تأیید شد، مرحله بعدی ثبت هزینه در ژورنال حسابداری مناسب است.
مهم
برای ثبت یک هزینه در یک ژورنال حسابداری، کاربر باید حقوق دسترسی زیر را داشته باشد:
حسابداری: Accountant یا Adviser
مخارج: مدیر
فقط هزینههایی با وضعیت Approved میتوانند در یک ژورنال ثبت شوند. برای مشاهده همه هزینههای آماده ثبت، به بروید. سپس، برای مشاهده فقط هزینههای تأییدشده که باید ثبت شوند، فیلترهای سمت چپ را طوری تنظیم کنید که فقط کادر تایید شد علامتگذاری شود.
هزینهها را میتوان به دو روش در ژورنالهای حسابداری ثبت کرد: بهصورت فردی یا بهصورت دستهای.
توجه
داشبورد پیشفرض Expenses to Process همه هزینهها با وضعیت ارسالشده را نمایش میدهد.
ثبت مخارج فردی¶
برای ثبت یک هزینه فردی، به بروید و روی یک هزینه فردی کلیک کنید تا فرم تفصیلی هزینه را مشاهده کنید. در این نما، چندین گزینه ارائه میشود: ارسال داده های روزنامه، گزارش در فیش حقوقی بعدی، ردکردن، تنظیم مجدد، تقسیم هزینه، و رسید را ضمیمه کنید.
روی ارسال داده های روزنامه کلیک کنید و یک پنجرهٔ بازشو Post expenses بارگذاری میشود. ژورنال حسابداری پیشفرض برای دسته هزینه فیلد روزنامه را پر میکند، اما در صورت نیاز میتواند تغییر کند. ژورنال پیشفرض برای همه دستههای هزینه Purchases است. علاوه بر این، تاریخ هزینه فیلد تاریخ حسابداری را پر میکند، که نشان میدهد چه زمانی هزینه متحمل شده است.
روی دکمه Post Expenses کلیک کنید، و ورودی ژورنال بارگذاری میشود، با نمایش همه جزئیات، و وضعیت ارسال شده دارد.
ثبت چندین مخارج¶
برای ثبت چندین هزینه بهطور همزمان، به بروید، سپس فیلترهای سمت چپ را طوری تنظیم کنید که فقط کادر تایید شد علامتگذاری شود. سپس، با علامتگذاری کادر کنار هر هزینهای که در حال تأیید است، هزینههای مورد تأیید را انتخاب کنید.
سپس روی دکمه Post Entries کلیک کنید. یک پنجرهٔ بازشو Post Expenses بارگذاری میشود، با ژورنال حسابداری پیشفرض خریدها که فیلد روزنامه را پر میکند، و تاریخ هزینه که فیلد تاریخ حسابداری را پر میکند. تغییرات لازم را اعمال کنید، سپس روی Post Expenses کلیک کنید.
وقتی ثبت شد، فهرست تغییر میکند تا همه ورودیهای ژورنال حسابداری مختلف ایجادشده را نمایش دهد. روی هر ورودی کلیک کنید تا جزئیات ژورنال حسابداری را مشاهده کنید.
توجه
فقط هزینههایی با وضعیت تایید شد میتوانند در یک ژورنال حسابداری ثبت شوند. اگر هزینهای انتخاب شود که نمیتواند ثبت شود، مانند یک هزینه تأییدنشده، یا هزینه قبلاً در یک ژورنال ثبت شده است، دکمه Post Entries قابل مشاهده نیست.
