خدمات

برای نگهداری مناسب یک ناوگان خودرو، نگهداری منظم و همچنین تعمیرات دوره‌ای نیاز است. زمان‌بندی تعمیرات و مدیریت خدمات برای کل ناوگان برای اطمینان از این که همهٔ خودروها در شرایط کاری خوب هستند هنگامی که به آن‌ها نیاز است، ضروری است.

خدماتی مانند نگهداری منظم، نظیر تعویض روغن یا جابجایی لاستیک، می‌توانند از قبل ثبت شوند. سایر تعمیرات هنگام وقوع ثبت می‌شوند.

ایجاد سوابق سرویس

یک سابقهٔ سرویس را به یکی از دو روش ایجاد کنید: مستقیماً در اپلیکیشن ناوگان یا از صورتحساب فروشنده در اپلیکیشن حسابداری.

از اپلیکیشن ناوگان

برای ثبت یک سرویس برای خودرو در اپلیکیشن ناوگان، با رفتن به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services به داشبورد اصلی Services بروید. با کلیک‌کردن روی دکمهٔ New در گوشهٔ بالا-چپ، یک فرم سرویس جدید باز کنید.

اطلاعات را در فرم پر کنید. تنها دو فیلدی که باید پر شوند Service Type و Vehicle هستند.

فیلدهای فرم عبارت‌اند از:

• Description: توضیح مختصری از سرویس را در این فیلد وارد کنید.

• Service Type: با استفاده از منوی کشویی، نوع سرویس انجام‌شده را انتخاب کنید. اگر سرویس موردنظر وجود ندارد، نوع جدیدی از سرویس را وارد کنید و روی Create "(service type)" یا Create and edit... کلیک کنید تا نوع سرویس را اضافه کنید و آن را پیکربندی کنید.

  مهم

  تنها یک Service Type در Odoo از پیش پیکربندی شده است: Vendor Bill.

• Date: با استفاده از انتخاب‌گر تقویم، تاریخی که سرویس انجام شد یا برای انجام برنامه‌ریزی شده است را انتخاب کنید. با استفاده از آیکون‌های (arrow) به ماه دلخواه بروید، سپس روی تاریخ کلیک کنید تا انتخاب شود.

• Cost: در صورت موجودبودن، هزینهٔ تخمینی سرویس را وارد کنید. اگر سرویس برای تعمیر آینده است، این فیلد باید خالی بماند. این فیلد با دریافت تخمین‌ها به‌روزرسانی می‌شود و دوباره زمانی که هزینهٔ نهایی تعمیر مشخص شد به‌روز می‌شود.

• Vendor: با استفاده از منوی کشویی، فروشنده‌ای که سرویس را انجام می‌دهد انتخاب کنید. اگر فروشنده قبلاً در سیستم وارد نشده، فروشنده را اضافه و پیکربندی کنید.

• Vehicle: با استفاده از منوی کشویی، خودرویی که سرویس شده را انتخاب کنید. هنگامی که خودرو انتخاب می‌شود، فیلد Driver پر می‌شود و واحد اندازه‌گیری فیلد Odometer Value نمایان می‌شود.

• Driver: رانندهٔ فعلی خودرو هنگام انتخاب Vehicle به‌طور خودکار این فیلد را پر می‌کند. اگر راننده نیاز به تغییر دارد، رانندهٔ دیگری را می‌توان با استفاده از منوی کشویی انتخاب کرد.

• Odometer Value: مقدار کیلومترشمار را از زمانی که سرویس انجام شد وارد کنید. بسته به اینکه خودروی انتخاب‌شده چگونه پیکربندی شده است، واحدهای اندازه‌گیری یا کیلومتر (km) یا مایل (mi) هستند.

  نکته

  برای تغییر از کیلومتر به مایل یا برعکس، روی آیکون (Internal Link) در سمت راست خودرو انتخاب‌شده در فیلد Vehicle کلیک کنید.

  واحد اندازه‌گیری را تغییر دهید، سپس از طریق لینک‌های breadcrumb به فرم سرویس برگردید. واحد اندازه‌گیری سپس در فیلد Odometer Value به‌روزرسانی می‌شود.

• NOTES: هرگونه یادداشت برای تعمیر را در پایین فرم سرویس وارد کنید. برای مثال، این می‌تواند شامل جزئیات تخمین یا قطعات تعویض‌شده باشد.

از اپلیکیشن حسابداری

گاهی تعمیرات پیش از ایجاد سوابق سرویس انجام و صورتحساب می‌شوند. این وضعیتی رایج است وقتی تعمیرات غیرمنتظره‌اند، مانند یدک‌کشی خودروهای از کارافتاده یا انجام تعمیرات اضطراری در کنار جاده. در این شرایط، سوابق سرویس را می‌توان مستقیماً از یک صورتحساب فروشنده در اپلیکیشن حسابداری ایجاد کرد.

برای پیوند صورتحساب فروشنده به یک سرویس و ایجاد سابقهٔ سرویس، ابتدا اپلیکیشن حسابداری را باز کنید و در داشبورد روی Purchases کلیک کنید. روی صورتحساب فروشندهٔ مربوط به تعمیر کلیک کنید تا جزئیات صورتحساب باز شود.

در تب Invoice Lines، روی آیکون (additional options) کلیک کنید تا منوی کشویی نمایان شود. روی چک‌باکس کنار Vehicle کلیک کنید، سپس برای بستن منوی کشویی، جای دیگری کلیک کنید.

روی فیلد Vehicle کلیک کنید و خودرویی که سرویس روی آن انجام شده را انتخاب کنید.

مهم

برای افزودن خودرو به یک صورتحساب، Status صورتحساب در داشبورد حسابداری باید Draft باشد. اگر صورتحساب تأیید شده، روی دکمهٔ Reset to Draft در صورتحساب کلیک کنید، سپس خودرو را اضافه کنید.

وقتی فیلد Vehicle پر شد، با رفتن به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services داشبورد Services را باز کنید. Service Type به‌طور پیش‌فرض به‌عنوان Vendor Bill فهرست شده است. این رکورد باید به‌روزرسانی شود تا سوابق سرویس دقیق نگه داشته شوند.

روی رکورد جدید Vendor Bill کلیک کنید تا جزئیات سرویس را مشاهده کنید. روی فیلد Service Type کلیک کنید تا منوی کشویی همهٔ انواع سرویس موجود نمایان شود، و نوع صحیح سرویس را انتخاب کنید. در صورت نیاز، نوع سرویس جدیدی ایجاد کنید.

در رکورد سرویس، یک دکمهٔ هوشمند Service's Bill در بالا ظاهر می‌شود. روی دکمهٔ هوشمند Service's Bill کلیک کنید تا صورتحساب فروشندهٔ مربوطه را مشاهده کنید.

نکته

رنگ متن در دکمهٔ هوشمند Service's Bill نشان‌دهندهٔ وضعیت صورتحساب است. متن سبز نشان می‌دهد صورتحساب تأیید شده یا پرداخت شده است، متن نارنجی نشان می‌دهد هنوز پیش‌نویس است.

ایجاد نوع سرویس

تنها روش ایجاد انواع سرویس از فرم سرویس است.

در فرم سرویس، نام Service Type جدید را در فیلد مربوطه تایپ کنید. سپس روی Create and edit... کلیک کنید تا فرم بازشوی Create Service Type ظاهر شود.

نوع سرویس واردشده در فرم سرویس به‌طور خودکار فیلد Name را پر می‌کند که در صورت تمایل قابل تغییر است.

سپس، Category برای نوع سرویس جدید را از منوی کشویی در آن فیلد انتخاب کنید. دو گزینهٔ پیش‌فرض برای انتخاب Contract یا Service هستند. دسته‌های اضافی قابل ایجاد نیستند.

اگر سرویس فقط برای قراردادها یا خدمات اعمال می‌شود، Category مربوطه را انتخاب کنید. اگر سرویس برای هر دو قراردادها و خدمات اعمال می‌شود، این فیلد را خالی بگذارید.

پس از اتمام، روی Save & Close کلیک کنید.

ایجاد فروشنده

هنگامی که سرویسی برای اولین بار انجام می‌شود، معمولاً رکورد فروشنده هنوز به پایگاه‌داده افزوده نشده است. بهترین روش این است که جزئیات کامل فروشنده در پایگاه‌داده اضافه شود تا هرگونه اطلاعات لازم قابل بازیابی باشد.

فروشندگان با اپلیکیشن مخاطبین اضافه می‌شوند. برای جزئیات بیشتر به مستندات مراجعه کنید.

توجه

بسته به اپلیکیشن‌های دیگر نصب‌شده، تب‌ها یا فیلدهای متفاوتی ممکن است در فرم Create Vendor قابل مشاهده باشند.

مشاهدهٔ خدمات

برای مشاهدهٔ همهٔ خدمات ثبت‌شده در پایگاه‌داده، شامل درخواست‌های قدیمی و جدید، به Fleet app ↤ Fleet ↤ Services بروید. همهٔ خدمات در نمای فهرستی، شامل همهٔ جزئیات هر سرویس، ظاهر می‌شوند.

سوابق سرویس بر اساس نوع سرویس گروه‌بندی می‌شوند. تعداد تعمیرات برای هر نوع سرویس در پرانتز پس از نام نوع سرویس ظاهر می‌شود.

هر سرویس فهرست‌شده اطلاعات زیر را نمایش می‌دهد:

• Date: تاریخی که سرویس یا تعمیر انجام شده (یا درخواست انجام شده است).

• Description: توضیح کوتاهی از نوع خاص سرویس یا تعمیر انجام‌شده برای روشن‌سازی سرویس مشخص.

• Service Type: نوع سرویس یا تعمیر انجام‌شده. این از فهرستی از خدمات که باید پیکربندی شوند انتخاب می‌شود.

• Vehicle: خودروی مشخصی که سرویس روی آن انجام شده است.

• Driver: رانندهٔ فعلی خودرو.

• Vendor: فروشندهٔ مشخصی که سرویس یا تعمیر را انجام داده است.

• Notes: هرگونه اطلاعات مرتبط با سرویس یا تعمیر که برای افزودن توضیحات مستند شده است.

• Cost: مجموع هزینهٔ سرویس یا تعمیر.

• Stage: وضعیت سرویس یا تعمیر. گزینه‌ها عبارت‌اند از New، Running، Done یا Cancelled.

در پایین ستون Cost، مجموع هزینهٔ همهٔ خدمات و تعمیرات فهرست شده است.