پیگیری فاکتورها

پیام‌های پیگیری می‌توانند هنگامی که پرداخت‌ها معوقه هستند به مشتریان ارسال شوند. Odoo به شناسایی پرداخت‌های معوقه کمک می‌کند و اجازه می‌دهد یادآوری‌های مناسب با استفاده از follow-up actions بر اساس تعداد روزهای معوقه برنامه‌ریزی و ارسال شوند. پیگیری‌ها می‌توانند از طریق روش‌های مختلف، از جمله ایمیل، پیام WhatsApp، SMS یا پست ارسال شوند.

همچنین ببینید

• آموزش‌های Odoo: پیگیری پرداخت

• شرایط پرداخت و طرح‌های اقساطی

پیکربندی

برای پیکربندی Follow-up actions، به حسابداری ↤ پیکربندی ↤ سطوح پیگیری بروید. در نمای فهرست سطوح پیگیری، چندین سطح و اقدام پیگیری به‌صورت پیش‌فرض پیکربندی شده‌اند.

برای اصلاح یک سطح پیگیری، روی رکورد کلیک کنید. از نمای فرم، توضیحات را ویرایش کنید یا تعداد روزها قبل از ارسال یک یادآوری را تنظیم کنید. در زبانهٔ اعلان، عملیات مانند ارسال ایمیل، Send WhatsApp message، Send SMS Message و Send a Letter را انتخاب کنید.

توجه

ارسال نامه‌ها و پیام‌های WhatsApp یا SMS در Odoo نیاز به In-App Purchase (IAP) credit یا token‌ها دارد.

برای استفاده از یک قالب از پیش پرشده هنگام ارسال یک ایمیل یا نامه، یک الگوی محتوا را انتخاب کنید. برای اصلاح آن، روی آیکون (internal link arrow) کنار فیلد الگوی محتوا کلیک کنید. اگر فعال شده باشد، پیام‌های WhatsApp و SMS از یک فیلد خاص قالب واتس‌اَپ یا قالب پیامک استفاده می‌کنند که می‌تواند با کلیک روی آیکون (internal link arrow) اصلاح شود.

گزینه‌های دیگر را می‌توان در بخش گزینه‌ها در سطح پیگیری خاص فعال کرد:

• خودکار کردن یادآوری با گزینهٔ خودکار.

• ضمیمه کردن فاکتورها که در یادآوری معوقه هستند.

• افزودن دنبال‌کنندگان در مشتری مربوطه برای دریافت اعلان‌ها در مورد هر پاسخ ایمیل ارسال‌شده در ایمیل یادآوری.

در زبانهٔ فعالیت، گزینهٔ برنامه‌ریزی خودکار activities هنگامی که سطح پیگیری فعال می‌شود را فعال کنید. کاربر پاسخگو و نوع فعالیت را انتخاب کنید و یک خلاصه وارد کنید.

برای افزودن یک سطح پیگیری جدید، روی جدید کلیک کنید و فیلدها را پر کنید.

نکته

یک تعداد منفی از روزها را تنظیم کنید تا یک یادآوری قبل از تاریخ سررسید فاکتور ارسال شود.

پیگیری‌های فاکتور

توجه

همهٔ تراکنش‌های بانکی را قبل از شروع فرآیند پیگیری reconcile کنید تا از ارسال یادآوری‌ها برای فاکتورهایی که قبلاً پرداخت شده‌اند جلوگیری شود.

برای مشاهدهٔ همهٔ فاکتورهای معوقه، به حسابداری ↤ مشتریان ↤ فاکتورها بروید. در نمای فهرست فاکتورها، روی نوار جستجو کلیک کنید و روی سررسید گذشته فیلتر کنید.

پیگیری‌ها برای یک مشتری

برای یک نمای کلی دقیق از وضعیت پیگیری فاکتور یک مشتری، به حسابداری ↤ مشتریان ↤ مشتریان بروید. فرم مشتری را باز کنید و روی زبانهٔ حسابداری کلیک کنید. در بخش پیگیری فاکتورها، روی سطوح مختلف کلیک کنید تا وضعیت پیگیری هر سطح را مشاهده کنید. اگر اقداماتی لازم است، روی فاکتورهای معوق کلیک کنید تا یک فهرست دقیق از فاکتورهای معوقه داشته باشید.

گزینه‌های اضافی را می‌توان تنظیم کرد:

• یادآورها: اینها یا خودکار یا دستی هستند.

• یادآوری بعدی: تاریخی که اقدامات پیگیری بعدی باید انجام شود، هنگام پردازش پیگیری‌ها به‌طور خودکار تنظیم می‌شود، اما در صورت لزوم می‌تواند به‌صورت دستی تنظیم شود.

• پاسخگو: کاربری که اقدامات پیگیری را انجام می‌دهد.

برای ارسال دستی یک یادآوری پرداخت به یک مشتری، روی ارسال کلیک کنید و اقدامات را در پنجره ارسال و پرینت انتخاب کنید:

• چاپ

• ایمیل

• واتس‌اَپ

• پیامک

• توسط پست

گزینهٔ ضمیمه کردن فاکتورها را فعال کنید، و الگوی محتوا، قالب واتس‌اَپ یا تلفن را در صورت لزوم تغییر دهید. سپس، روی ارسال یا ارسال و چاپ کلیک کنید تا follow-up report ارسال شود.

همچنین ببینید

خریدهای درون‌برنامه‌ای (IAP)

توجه

• اطلاعات تماس روی فاکتور یا فرم تماس برای ارسال یادآوری استفاده می‌شود.

• chatter یک رکورد کامل از همهٔ اقدامات پیگیری را نگه می‌دارد.

پیگیری‌ها برای همهٔ مشتریانی که نیاز به اقدام دارند

پس از تنظیم گزینه‌های follow-up اضافی، بررسی کنید کدام مشتریان فاکتورهای معوقه دارند یا نیاز به پیگیری دارند. برای انجام این کار، به حسابداری ↤ مشتریان ↤ مشتریان بروید. در نمای kanban مشتریان، روی نوار جستجو کلیک کنید و بر اساس فاکتورهای معوق یا نیازمند پیگیری فیلتر کنید.

برای انجام اقدامات پیگیری برای همهٔ مشتریان مربوطه، به نمای فهرست سوئیچ کنید و مشتریان نیازمند پیگیری را انتخاب کنید. سپس، روی (Actions) کلیک کنید و پیگیری پروسه را انتخاب کنید تا follow-up report به آنها ارسال شود.

گزارش‌ها

صورت‌حساب مشتری

برای دریافت یک نمای کلی جامع از وضعیت حساب یک مشتری، روی دکمهٔ هوشمند صورت‌حساب مشتری در فرم مشتری کلیک کنید. این صورت‌حساب با بخش Partner Ledger گزارش مربوط به آن مشتری متناظر است.

برای ارسال آن به مشتری، روی ارسال کلیک کنید، در صورت لزوم قالب ایمیل را تغییر دهید، و روی چاپ و ارسال کلیک کنید.

برای مشاهدهٔ صورت‌حساب‌های مشتری برای چندین مشتری به‌طور همزمان، مشتریان را از نمای فهرست مشتریان انتخاب کنید، روی (Actions) کلیک کنید و صورت حساب های باز مشتری را انتخاب کنید.

روی پی‌دی‌اف یا XLSX کلیک کنید تا به‌ترتیب یک فایل PDF یا XLSX تولید شود.

گزارش پیگیری

برای دریافت یک نمای کلی کامل از فاکتورهای سررسیدی یک مشتری، جدا کردن آنهایی که سررسید شده‌اند از آنهایی که معوقه هستند، روی دکمهٔ هوشمند Customer Statement در فرم مشتری کلیک کنید. سپس، روی Report: Customer Statement کلیک کنید و Follow-Up Report را انتخاب کنید.

برای مشاهدهٔ گزارش پیگیری برای همهٔ مشتریان به‌طور همزمان، به حسابداری ↤ گزارش ↤ دفتر طرف حساب بروید. سپس، روی Report: کلیک کنید و Follow-Up Report را انتخاب کنید.

روی پی‌دی‌اف یا XLSX کلیک کنید تا به‌ترتیب یک فایل PDF یا XLSX تولید شود.