برگه تقلب حسابداری

Balance Sheet یک عکس فوری از امور مالی شرکت در یک تاریخ خاص است (در مقابل Profit and Loss، که یک تحلیل در یک دوره است).

• Assets ثروت شرکت و کالاهایی که در اختیار دارد را نشان می‌دهند. Fixed assets شامل ساختمان‌ها و دفاتر هستند، در حالی که current assets شامل حساب‌های بانکی و نقدی هستند. پولی که توسط یک مشتری بدهکار است یک asset است. یک کارمند یک asset نیست.

• Liabilities تعهدات از رویدادهای گذشته هستند که شرکت باید در آینده پرداخت کند (صورتحساب‌های آب‌وبرق، بدهی‌ها، تأمین‌کنندگان پرداخت‌نشده). Liabilities همچنین می‌توانند به‌عنوان منبع تأمین مالی که به شرکت ارائه می‌شود تعریف شوند، که leverage نیز نامیده می‌شود.

• Equity مقدار وجوه ارائه‌شده توسط مالکان شرکت (مؤسسان یا سهامداران) به‌علاوه درآمدهای retained قبلی (یا ضرر‌ها) است. هر سال، سودهای خالص (یا ضرر‌ها) ممکن است به‌عنوان درآمدهای retained گزارش شوند یا به سهامداران (به‌عنوان dividend) توزیع شوند.

آنچه در اختیار است (یک asset) از طریق بدهی‌ها برای بازپرداخت (liabilities) یا equity (سود، سرمایه) تأمین مالی شده است.

اختلافی بین assets و expenses ایجاد می‌شود:

• یک asset منبعی با ارزش اقتصادی است که یک شخص، شرکت یا کشور با انتظار اینکه یک منفعت آینده فراهم کند مالک یا کنترل می‌کند. Asset‌ها در ترازنامهٔ یک شرکت گزارش می‌شوند. آنها برای افزایش ارزش یک شرکت یا منفعت رساندن به عملیات آن خریداری یا ایجاد می‌شوند.

• یک مخارج هزینه‌های عملیاتی است که یک شرکت برای تولید درآمد متحمل می‌شود.

گزارش profit and loss (P&L) عملکرد شرکت را در یک دورهٔ زمانی خاص نشان می‌دهد، معمولاً یک فصل یا یک سال مالی.

• درآمد به پولی اشاره دارد که شرکت با فروش کالاها و/یا خدمات کسب می‌کند.

• cost of goods sold (COGS، یا همچنین به‌عنوان "Cost of Sale" شناخته می‌شود) به هزینه‌های فروش کالاها اشاره دارد (مثلاً، هزینه materials و کار استفاده‌شده برای ایجاد کالاها).

  • Gross profit برابر با درآمدهای فروش منهای هزینهٔ کالاهای فروخته‌شده است.

  • Operating expenses (OPEX) شامل حقوق administration، فروش و R&D، اجاره و آب‌وبرق، هزینه‌های متفرقه، بیمه‌ها، و هر چیزی فراتر از هزینه‌های محصولات فروخته‌شده یا هزینهٔ فروش است.

دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سهام

دفتر حساب‌ها

chart of accounts همهٔ حساب‌های شرکت را فهرست می‌کند: هم حساب‌های Balance sheet و هم حساب‌های P&L. هر تراکنش با debiting و crediting چندین حساب در یک ورودی ژورنال ثبت می‌شود. به نوعی، یک chart of accounts مانند DNA یک شرکت است!

هر حسابی که در chart of accounts فهرست شده به یک دستهٔ خاص تعلق دارد. در Odoo، هر حساب یک کد یکتا دارد و به یکی از این دسته‌ها تعلق دارد:

• Equity and subordinated debts

  • Equity مقدار پولی است که توسط سهامداران یک شرکت برای تأمین مالی فعالیت‌های شرکت سرمایه‌گذاری شده است.

  • Subordinated debts مقدار پولی است که توسط یک طرف ثالث به یک شرکت برای تأمین مالی فعالیت‌های آن قرض داده شده است. در صورت انحلال یک شرکت، این طرف‌های ثالث قبل از سهامداران بازپرداخت می‌شوند.

• Fixed assets آیتم‌ها یا املاک ملموس (یعنی، فیزیکی) هستند که یک شرکت خریداری می‌کند و برای تولید کالاها و خدمات خود استفاده می‌کند. Fixed assets دارایی‌های بلندمدت هستند. این به این معنی است که دارایی‌ها یک عمر مفید بیش از یک سال دارند. آنها همچنین شامل properties، plants و equipments (همچنین به‌عنوان "PP&E" شناخته می‌شوند) هستند و در ترازنامه با آن طبقه‌بندی ثبت می‌شوند.

• Current assets and liabilities

  • حساب current assets یک آیتم خط ترازنامه است که زیر بخش Assets فهرست شده است، که برای همهٔ دارایی‌های متعلق به شرکت که می‌توانند در یک سال به نقدی تبدیل شوند محاسبه می‌شود. Current assets شامل نقدی، معادل‌های نقدی، حساب‌های دریافتنی، موجودی انبار، اوراق بهادار قابل عرضه، بدهی‌های پیش‌پرداخت و سایر دارایی‌های نقدی است.

  • Current liabilities تعهدات مالی کوتاه‌مدت یک شرکت هستند که در یک سال سررسید می‌شوند. نمونه‌ای از یک current liability پولی است که به تأمین‌کنندگان در قالب حساب‌های پرداختنی بدهکار است.

• حساب‌های بانکی و نقدی

  • یک حساب بانکی یک حساب مالی است که توسط یک بانک یا مؤسسه مالی دیگر نگهداری می‌شود که در آن تراکنش‌های مالی بین بانک و یک مشتری ثبت می‌شوند.

  • یک حساب نقدی، یا دفتر نقدی، ممکن است به یک دفتر کل اشاره داشته باشد که در آن همهٔ تراکنش‌های نقدی ثبت می‌شوند. حساب نقدی شامل هم رسیدهای نقدی و هم ژورنال‌های پرداخت نقدی است.

• مخارج و درآمد

  • یک مخارج هزینه‌های عملیاتی است که یک شرکت برای تولید درآمد متحمل می‌شود. به‌سادگی به‌عنوان هزینه‌ای که فرد ملزم است برای به‌دست آوردن چیزی صرف کند تعریف می‌شود. هزینه‌های رایج شامل پرداخت‌های تأمین‌کننده، دستمزدهای کارمند، اجاره‌های کارخانه و استهلاک تجهیزات است.

  • اصطلاح "income" به‌طور کلی به مقدار پول، اموال و سایر انتقالات ارزش دریافت‌شده در یک دورهٔ زمانی تعیین‌شده در ازای خدمات یا محصولات اشاره دارد.

نمونه

*: جعبه‌های بازپرداخت مشتری و پرداخت مشتری نمی‌توانند به‌صورت همزمان انتخاب شوند زیرا متناقض هستند.

مانده = بدهکار - بستانکار

اسناد حسابداری

هر سند مالی شرکت (مثلاً، یک فاکتور، یک صورتحساب بانکی، یک فیش حقوقی، یک قرارداد افزایش سرمایه) به‌عنوان یک ورودی ژورنال ثبت می‌شود، که چندین حساب را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

برای اینکه یک ورودی ژورنال متعادل باشد، مجموع همهٔ debit‌های آن باید برابر با مجموع همهٔ credit‌های آن باشد.

نمونه‌هایی از ورودی‌های حسابداری برای تراکنش‌های مختلف. (see entries.js)

تطبیق

تطبیق فرآیند پیوند آیتم‌های سند حسابداری یک حساب خاص و تطبیق بستانکارها و بدهکارها است.

هدف اصلی آن پیوند پرداخت‌ها به فاکتورهای مربوطه برای علامت‌گذاری آنها به‌عنوان پرداخت‌شده است. این کار با انجام یک تطبیق روی حساب‌های دریافتنی و/یا حساب‌های پرداختنی انجام می‌شود.

تطبیق به‌طور خودکار توسط سامانه انجام می‌شود هنگامی که:

• پرداخت مستقیماً روی فاکتور ثبت شود

• پیوندهای بین پرداخت‌ها و فاکتورها در فرآیند تطبیق بانک شناسایی شوند

نمونه صورت‌وضعیت مشتری

حساب‌های دریافتنی	بدهکار	بستانکار
فاکتور 1	100
پرداخت جزئی 1/2		70
فاکتور 2	65
پرداخت جزئی 2/2		30
پرداخت 2		65
فاکتور 3	50
مجموع برای پرداخت	50

تطبیق بانکی

Bank reconciliation تطبیق خطوط صورتحساب بانکی (ارائه‌شده توسط بانک شما) با تراکنش‌های ثبت‌شده به‌صورت داخلی (پرداخت‌ها به تأمین‌کنندگان یا از مشتریان) است. برای هر خط در یک صورتحساب بانکی، می‌تواند:

• با یک پرداخت قبلاً ثبت‌شده تطبیق داده شود: یک پرداخت زمانی ثبت می‌شود که یک چک از یک مشتری دریافت می‌شود، سپس هنگام بررسی صورتحساب بانکی تطبیق داده می‌شود.

• به‌عنوان یک پرداخت جدید ثبت شود: ورودی ژورنال پرداخت ایجاد و با فاکتور مربوطه هنگام پردازش صورتحساب بانکی تطبیق داده می‌شود.

• به‌عنوان یک تراکنش دیگر ثبت شود: انتقال بانکی، direct charge و غیره.

Odoo باید به‌طور خودکار اکثر تراکنش‌ها را تطبیق دهد؛ فقط چند مورد باید نیاز به بررسی دستی داشته باشند. هنگامی که فرآیند تطبیق بانک به پایان می‌رسد، موجودی حساب بانکی در Odoo باید با موجودی صورتحساب بانکی مطابقت داشته باشد.

مدیریت چک‌ها

دو رویکرد برای مدیریت چک‌ها و انتقالات بانکی داخلی (شبا) وجود دارد:

• دو ورودی ژورنال و یک تطبیق

• یک ورودی ژورنال و یک تطبیق بانک

اولین ورودی ژورنال با ثبت پرداخت روی فاکتور ایجاد می‌شود. دومی هنگام ثبت صورتحساب بانکی ایجاد می‌شود.

حساب	بدهکار	بستانکار	تطبیق
حساب دریافتنی		100	فاکتور ABC
وجوه واریزنشده	100		چک 0123

حساب	بدهکار	بستانکار	تطبیق
وجوه واریزنشده		100	چک 0123
بانک	100

یک ورودی ژورنال با ثبت پرداخت روی فاکتور ایجاد می‌شود. هنگام تطبیق صورتحساب بانکی، خط صورتحساب به ورودی ژورنال موجود پیوند داده می‌شود.

حساب	بدهکار	بستانکار	تطبیق	صورت‌حساب بانکی
حساب دریافتنی		100	فاکتور ABC
بانک	100			صورت‌وضعیت XYZ