مدیریت پیام‌های خروجی

ارسال ایمیل‌ها با پیکربندی پیش‌فرض Odoo

در Odoo Online و Odoo.sh، ارسال و دریافت ایمیل به‌صورت out of the box کار می‌کند. هیچ پیکربندی موردنیاز نیست.

هنگامی که یک پایگاه داده ایجاد می‌شود، subdomain company-name.odoo.com برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده می‌شود. deliverability برای این subdomain بهینه می‌شود زیرا از پیکربندی DNS Odoo استفاده می‌کند.

Example

اگر زیردامنهٔ پایگاه داده company-name.odoo.com است و تمام پیکربندی‌های پستی پیش‌فرض هستند، تمام ایمیل‌ها از notifications@company-name.odoo.com ارسال می‌شوند.

این پیکربندی توسط پارامتر سیستم mail.default.from_filter مدیریت می‌شود. در حالتی که دامنهٔ فرستنده با مقدار این پارامتر مطابقت نداشته باشد، آدرس اعلان به‌جای آن استفاده می‌شود. مقادیر متعددی می‌تواند در این پارامتر سیستم تعریف شود: جداشده با کاما، دامنه‌ها یا آدرس‌های ایمیل کامل همگی مجاز هستند. هنگامی که یک سرور ایمیل خروجی پیکربندی شد، پارامتر سیستم دیگر در نظر گرفته نمی‌شود و مقدار مورد استفاده FROM filtering سرور ایمیل است.

ایمیل‌ها با catchall@company-name.odoo.com به‌عنوان آدرس reply-to ارسال می‌شوند. علاوه بر این، خطاهای تحویل به bounce@company-name.odoo.com ارسال می‌شوند.

توجه

آدرس‌های catchall، bounce و اعلان مانند سایر نام‌های مستعار کار نمی‌کنند. آن‌ها وظیفهٔ ایجاد رکوردها در یک پایگاه داده را ندارند. ایمیل‌های ارسال‌شده به یک نام مستعار به‌صورت خودکار مسیریابی می‌شوند و به یک رکورد موجود و متصل پاسخ می‌دهند یا یک رکورد جدید در پایگاه داده ایجاد می‌کنند.

استفاده از یک دامنهٔ سفارشی برای ارسال ایمیل

پایگاه داده می‌تواند برای استفاده از یک دامنهٔ سفارشی پیکربندی شود، در این حالت تمام آدرس‌های ایمیل پیش‌فرض با استفاده از دامنهٔ سفارشی ساخته می‌شوند. اگر دامنهٔ سفارشی company-name.com باشد، آدرس فرستنده notifications@company-name.com، آدرس reply-to catchall@company-name.com، و آدرس bounce bounce@company-name.com خواهد بود. دامنهٔ سفارشی را می‌توان هنگام ارسال ایمیل با سرورهای ایمیل Odoo یا یک سرور خارجی استفاده کرد.

این بخش فرض می‌کند مالکیت یک دامنهٔ سفارشی را دارید. اگر نه، یک دامنهٔ سفارشی باید از یک domain registrar مانند GoDaddy، Namecheap یا هر ارائه‌دهندهٔ جایگزین خریداری شود.

همچنین ببینید

Magic Sheet - Email domain name configuration [PDF]

استفاده از یک دامنهٔ سفارشی با سرور ایمیل Odoo

در Odoo Online یا Odoo.sh، برخی پیکربندی‌ها در DNS دامنهٔ سفارشی برای اطمینان از deliverability خوب الزامی هستند.

هشدار

بیشتر پیکربندی در سمت ارائه‌دهندهٔ دامنه انجام می‌شود و ممکن است نیاز به برخی پیکربندی روی خود سرور ایمیل داشته باشد. برخی دانش فنی موردنیاز است.

اولین گام پیکربندی SPF و DKIM برای انطباق با سرور ایمیل Odoo است.

سپس، دامنهٔ سفارشی باید به‌عنوان alias domain یک شرکت تنظیم شود. شرکت را انتخاب کنید، تنظیمات را باز کنید و دامنهٔ سفارشی را در زیر فیلد نام مستعار دامنه اضافه کنید.

پس از افزودن alias domain، روی آیکون (internal link) کلیک کنید تا در صورت لزوم شرکت‌های بیشتری به دامنهٔ سفارشی اختصاص دهید. حالت حالت توسعه‌دهنده (debug mode) را برای اصلاح aliasهای پیش‌فرض در صورت تمایل فعال کنید:

• نشانی حاوی برگشتی: صندوق پستی مورد استفاده برای دریافت خطاهای تحویل و پر کردن پاکت قرمز در پیام متناظر.

• نام مستعار کلی: صندوق پستی پیش‌فرض مورد استفاده برای متمرکز کردن تمام پاسخ‌ها.

• نام مستعار پیش‌فرض فرستنده: آدرس فرستندهٔ پیش‌فرض.

توجه

در زمان ایجاد اولین alias domain، تمام شرکت‌ها از آن استفاده خواهند کرد. اگر یک شرکت جدید ایجاد کنید، alias domain که به‌صورت خودکار تنظیم می‌شود همان است که کم‌ترین اولویت را دارد (همان‌طور که در فهرست alias domain در حالت توسعه‌دهنده (debug mode) نمایش داده می‌شود).

تمام نام‌های مستعار ایمیل (مثلاً مرتبط با تیم‌های CRM یا میز خدمت) باید صندوق پستی متناظر خود را در سرور ایمیل دامنهٔ سفارشی داشته باشند.

برای دریافت ایمیل‌ها در پایگاه دادهٔ Odoo درون chatter متناظر (CRM، فاکتورها، سفارش‌های فروش و غیره)، یکی از این سه روش باید استفاده شود:

• Redirections/forwarding،

• Incoming mail servers،

• MX record (نیازمند دانش فنی پیشرفته)

استفاده از یک دامنهٔ سفارشی به این معنی است که local-parts خاصی ممکن است توسط Odoo برای ارسال ایمیل استفاده شود.

ارسال ایمیل با یک سرور SMTP خارجی

توجه

اگر از سرور ایمیل خروجی خود استفاده می‌کنید، باید با دامنهٔ خود جفت شود، زیرا به‌روزرسانی DNS یک subdomain Odoo امکان‌پذیر نیست.

برای افزودن یک سرور SMTP خارجی در Odoo، تنظیمات را باز کنید و گزینهٔ استفاده از سرورهای ایمیل سفارشی را که در بخش ایمیل‌ها یافت می‌شود فعال کنید. سپس در بالای صفحه روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

با بازگشت به بخش ایمیل‌ها، روی سرورهای ایمیل خروجی کلیک کنید، سپس روی New کلیک کنید تا یک رکورد سرور ایمیل خروجی ایجاد کنید. بیشتر فیلدها پارامترهای رایج مورد استفاده برای راه‌اندازی یک اتصال به یک سرور SMTP هستند؛ از مقادیر ارائه‌شده توسط ارائه‌دهندهٔ ایمیل خود استفاده کنید.

پس از تکمیل، روی آزمودن اتصال کلیک کنید. توجه داشته باشید که یک test connection موفق تأیید نمی‌کند که ایمیل خارج خواهد رفت زیرا برخی محدودیت‌ها ممکن است در سمت ارائه‌دهنده باقی بمانند، بنابراین توصیه می‌شود به مستندات ارائه‌دهندهٔ خود مراجعه کنید.

مقادیر Local-part

در زیر مقادیر local-part مختلفی که می‌تواند توسط Odoo برای ارسال ایمیل استفاده شود ارائه شده است. ممکن است لازم باشد آن‌ها را در سرور ایمیل خود whitelist کنید:

• Alias Domain Bounce Alias (مقدار پیش‌فرض = bounce)،

• Alias Domain Default From (مقدار پیش‌فرض = notifications)،

• آدرس admin پیش‌فرض admin@company-name.odoo.com یا، در صورت تغییر، مقدار جدید)،

• آدرس Odoobot پیش‌فرض odoobot@company-name.odoo.com یا، در صورت تغییر، مقدار جدید)،

• FROM خاص تعریف‌شده در یک کمپین بازاریابی ایمیلی،

• FROM خاص که می‌تواند در یک قالب ایمیل تعریف شود.

همچنین ببینید

• اتصال Gmail به Odoo با استفاده از Google OAuth

• اتصال Microsoft Outlook 365 به Odoo با استفاده از Azure OAuth

راه‌اندازی سرورهای مختلف برای ایمیل‌های transactional و mass

سرورهای ایمیل شخصی‌سازی‌شده

ایمیل‌های تراکنشی و پست‌های انبوه را می‌توان با استفاده از سرورهای ایمیل جداگانه در Odoo ارسال کرد. انجام این کار به این معنی است که ایمیل‌های روزانه، پیش‌فاکتورها یا فاکتورهای ارسال‌شده به مشتریان به‌عنوان ایمیل تراکنشی مدیریت می‌شوند. ایمیل‌های پست انبوه، از جمله ارسال دسته‌های فاکتور یا پیش‌فاکتور، توسط اپلیکیشن اتوماسیون بازاریابی یا بازاریابی ایمیلی مدیریت می‌شوند.

Example

می‌توانید از خدماتی مانند Gmail، Amazon SES یا Brevo برای ایمیل‌های تراکنشی، و خدماتی مانند Mailgun، Sendgrid یا Mailjet برای پست‌های انبوه استفاده کنید.

ابتدا حالت توسعه‌دهنده (debug mode) را فعال کنید و به تنظیمات ↤ فنی ↤ Email: Outgoing Mail Servers بروید. در آنجا، دو رکورد سرور ایمیل خروجی، یکی برای سرور ایمیل‌های تراکنشی و یکی برای سرور پست انبوه، اضافه کنید. یک مقدار اولویت پایین‌تر برای سرور تراکنشی (مثلاً 1) نسبت به سرور پست انبوه (مثلاً 2) وارد کنید تا به ایمیل‌های تراکنشی اولویت داده شود.

اکنون به بازاریابی ایمیل ↤ پیکربندی ↤ تنظیمات بروید، سرور اختصاصی را فعال کنید و سرور ایمیل مناسب را انتخاب کنید. Odoo از سروری با کمترین مقدار اولویت برای ایمیل‌های تراکنشی، و از سرور انتخاب‌شده در اینجا برای ارسال انبوه استفاده می‌کند.

فیلتر FROM

مهم

به‌شدت توصیه می‌شود که FROM Filtering را روی سرورهای ایمیل خروجی طبق دستورالعمل ارائه‌دهندهٔ خود پیکربندی کنید.

فیلد فیلتر FROM (از) اجازه می‌دهد بسته به آدرس یا دامنهٔ ایمیل From که Odoo از طرف آن ارسال می‌کند، از یک سرور ایمیل خروجی خاص استفاده شود. مقدار باید یک دامنه یا یک آدرس کامل باشد که با آدرس ایمیل فرستنده مطابقت داشته و در سمت ارائه‌دهندهٔ سرور ایمیل خروجی مورد اعتماد باشد.

اگر از فیلتر FROM استفاده نشود، ایمیل‌ها با استفاده از آدرس اعلان ارسال خواهند شد.

هشدار

برخی از سرورهای ایمیل خروجی به پیکربندی خاصی از فیلتر FROM نیاز دارند.

هنگامی که یک ایمیل از Odoo ارسال می‌شود، توالی زیر برای انتخاب سرور ایمیل خروجی استفاده می‌شود:

• ابتدا، Odoo به دنبال سروری می‌گردد که مقدار FROM filtering آن با مقدار From (یعنی آدرس ایمیل) تعریف‌شده در ایمیل خروجی یکسان باشد. این پیکربندی زمانی ایده‌آل است که همهٔ کاربران یک شرکت دامنهٔ یکسانی داشته باشند اما local-part متفاوتی داشته باشند.

Example

اگر آدرس ایمیل فرستنده test@example.com باشد، فقط سرور ایمیلی که مقدار FROM filtering آن برابر با test@example.com یا example.com باشد می‌تواند استفاده شود.

• اگر بر اساس معیار اول سروری یافت نشد، Odoo به دنبال اولین سرور بدون مقدار FROM filtering تنظیم‌شده می‌گردد. ایمیل با آدرس اعلان بازنویسی خواهد شد.

• اگر بر اساس معیار دوم سروری یافت نشد، Odoo از اولین سرور استفاده می‌کند و ایمیل با آدرس اعلان بازنویسی خواهد شد.

توجه

برای تعیین اینکه کدام سرور اول است، Odoo از مقدار اولویت استفاده می‌کند (هر چه مقدار کمتر باشد، اولویت بالاتر است). در صورت تعیین‌نشدن، اولین سرور بر اساس نام سرورها به ترتیب الفبا تعیین می‌شود.

• اگر هیچ سرور ایمیلی وجود نداشته باشد، Odoo به مقدار system parameter تکیه می‌کند.

همچنین می‌توان از سرور ایمیل Odoo برای ایمیل‌های تراکنشی علاوه بر ارسال انبوه استفاده کرد.

استفاده از سرور ایمیل خارجی و سرور پیش‌فرض Odoo

روی Odoo Online و Odoo.sh، پایگاه‌های داده با سرور SMTP Odoo راه‌اندازی می‌شوند. اگر هیچ سرور ایمیل خروجی تنظیم نشده باشد، سرور SMTP پیش‌فرض Odoo استفاده می‌شود.

Example

اگر یک سرور ایمیل خروجی به‌طور همزمان با سرور پیش‌فرض Odoo (CLI) استفاده شود، فیلتر FROM سرور ایمیل خروجی باید شامل یک دامنهٔ سفارشی باشد، و فیلتر FROM در CLI باید شامل زیردامنهٔ Odoo باشد. اگر هیچ FROM filtering وجود نداشته باشد، ایمیل با آدرس اعلان ارسال خواهد شد.

توجه

روی Odoo Online، رابط خط فرمان معادل سرور ایمیل پیش‌فرض Odoo است و از همان محدودیت استفاده می‌کند که گویی هیچ سرور ایمیل خروجی وجود ندارد.

نکته

روی Odoo Online، این صفحه همچنین مصرف ایمیل روزانه و سقف روزانهٔ شما را نمایش می‌دهد. روی Odoo.sh، باید تعداد ایمیل‌های خروجی ارسال‌شده را در صفحهٔ monitor بررسی کنید.

توجه

روی Odoo.sh، برای استفاده از رابط خط فرمان، یک سرور ایمیل خروجی می‌تواند در فایل پیکربندی پیکربندی شود.

هشدار

سرور ایمیل Odoo برای ایمیل‌های تراکنشی و کمپین‌های بازاریابی در مقیاس کوچک در نظر گرفته شده است. سقف روزانه بسته به نوع پایگاه داده و اپلیکیشن‌های استفاده‌شده متفاوت است.

استفاده از یک دامنهٔ سفارشی با یک سرور ایمیل خارجی

مشابه فصل قبل، ممکن است پیکربندی مناسب برای اطمینان از اینکه سرور ایمیل خارجی مجاز به ارسال ایمیل با استفاده از دامنهٔ سفارشی شما باشد لازم باشد. برای پیکربندی صحیح رکوردهای مربوطه (SPF، DKIM و DMARC) به مستندات ارائه‌دهنده مراجعه کنید. فهرستی از رایج‌ترین ارائه‌دهندگان در دسترس است.

توجه

پیکربندی DNS هنگام استفاده از دامنهٔ خود لازم است. اگر از یک سرور ایمیل خروجی خارجی استفاده می‌شود، پیکربندی رکوردها همان‌طور که در مستندات پیکربندی DNS Odoo برای سرورهای ایمیل ما توضیح داده شده است اثر مطلوب نخواهد داشت، زیرا هنگام استفاده از یک سرور ایمیل سفارشی، مستقل از Odoo است. Odoo اجازهٔ پیکربندی زیردامنهٔ Odoo را نمی‌دهد.

محدودیت پورت

پورت 25 به دلایل امنیتی روی Odoo Online و Odoo.sh مسدود است. به جای آن از پورت 465، 587 یا 2525 استفاده کنید.

دامنهٔ alias

دامنهٔ catchall مختص شرکت است. به‌صورت پیش‌فرض، همهٔ شرکت‌ها از زیردامنهٔ Odoo (مثلاً company-name.odoo.com) به اشتراک می‌گذارند، اما هر شرکت می‌تواند دامنهٔ ایمیل سفارشی خود را داشته باشد.

هنگامی که حالت توسعه‌دهنده (debug mode) فعال باشد، گزینه‌های alias domain از طریق تنظیمات ↤ فنی ↤ Email: Alias Domains در دسترس هستند.

هشدار

هرگونه تغییر در alias domain باید با دقت بسیار انجام شود. اگر یکی از alias‌ها (bounce، catchall، default from) تغییر کند، همهٔ ایمیل‌های قبلی که به‌درستی به alias‌های جدید هدایت نمی‌شوند از دست خواهند رفت.

فیلد نام مستعار پیش‌فرض فرستنده می‌تواند با local-part یک آدرس ایمیل (به‌صورت پیش‌فرض notifications) یا یک آدرس ایمیل کامل پر شود. آن را برای تعیین هدر FROM ایمیل‌های خود پیکربندی کنید. اگر از یک آدرس ایمیل کامل استفاده شود، همهٔ ایمیل‌های خروجی با این آدرس بازنویسی خواهند شد.

سامانهٔ اعلان

هنگامی که ایمیلی از چتر ارسال می‌شود، مشتریان می‌توانند مستقیماً به آن پاسخ دهند. اگر مشتری مستقیماً به ایمیلی پاسخ دهد، پاسخ در همان چتر ثبت می‌شود و بنابراین مانند یک رشتهٔ پیام مرتبط با رکورد عمل می‌کند.

پس از دریافت پاسخ، Odoo از دنبال‌کنندگان مشترک (بر اساس subtype‌های مشترک) استفاده می‌کند تا بسته به تنظیمات کاربر، از طریق ایمیل یا در صندوق ورودی Odoo به آنها اعلان دهد.

Example

اگر مشتری‌ای با آدرس ایمیل “Mary” <mary@customer.example.com> به ایمیلی از پایگاه دادهٔ Odoo پاسخ مستقیم دهد، رفتار پیش‌فرض Odoo این است که محتوای ایمیل را به همهٔ دنبال‌کنندگان دیگر در رشته توزیع کند.

از آنجا که دامنهٔ Mary به alias domain تعلق ندارد، Odoo آدرس ایمیل را بازنویسی می‌کند و از آدرس ایمیل اعلان برای اطلاع‌رسانی به دنبال‌کنندگان استفاده می‌کند. این بازنویسی به پیکربندی انجام‌شده در پایگاه داده بستگی دارد. به‌صورت پیش‌فرض، روی Odoo Online و Odoo.sh، آدرس ایمیل FROM با مقدار notifications@company-name.odoo.com به‌جای mary@customer.example.com بازنویسی می‌شود.

این آدرس با استفاده از نام فرستنده و {alias domain, default from alias}`@`{alias domain, domain name} ساخته می‌شود، که به‌صورت پیش‌فرض notifications@company-name.odoo.com است.

استفاده از یک آدرس ایمیل یکتا برای همهٔ ایمیل‌های خروجی

برای اجبار آدرس ایمیلی که ایمیل‌ها از آن ارسال می‌شوند، حالت توسعه‌دهنده (debug mode) را فعال کنید و به تنظیمات ↤ فنی ↤ Email: Alias Domains بروید. در نام مستعار پیش‌فرض فرستنده، از local-part یا یک آدرس ایمیل کامل به‌عنوان مقدار استفاده کنید.

هشدار

اگر یک آدرس کامل به‌عنوان مقدار نام مستعار پیش‌فرض فرستنده استفاده شود، همهٔ ایمیل‌های خروجی با این آدرس بازنویسی خواهند شد.