فرایندهای صدور فاکتور¶
بسته به کسبوکار شما و اپلیکیشنی که استفاده میکنید، روشهای مختلفی برای خودکارسازی ایجاد فاکتور مشتری در Odoo وجود دارد. معمولاً فاکتورهای پیشنویس توسط سیستم ایجاد میشوند (با اطلاعات از سایر اسناد مانند سفارش فروش یا قراردادها) و حسابدار فقط باید فاکتورهای پیشنویس را اعتبارسنجی کند و فاکتورها را بهصورت دستهای (با پست معمولی یا ایمیل) ارسال کند.
بسته به کسبوکار شما، میتوانید یکی از روشهای زیر را برای ایجاد فاکتورهای پیشنویس انتخاب کنید:
فروش¶
سفارش فروش ‣ فاکتور¶
در بیشتر شرکتها، فروشندگان پیشفاکتورها را ایجاد میکنند که پس از اعتبارسنجی به سفارشهای فروش تبدیل میشوند. سپس فاکتورهای پیشنویس بر اساس سفارش فروش ایجاد میشوند. شما گزینههای مختلفی مانند موارد زیر دارید:
صدور فاکتور دستی: از یک دکمه روی سفارش فروش برای trigger فاکتور پیشنویس استفاده کنید
صدور فاکتور پیش از تحویل: کل سفارش را پیش از trigger سفارش تحویل فاکتور کنید
صدور فاکتور بر اساس سفارش تحویل: بخش بعدی را ببینید
صدور فاکتور پیش از تحویل معمولاً توسط اپلیکیشن eCommerce استفاده میشود زمانی که مشتری در زمان سفارش پرداخت میکند و ما بعداً تحویل میدهیم. (پیشپرداخت)
برای بیشتر موارد کاربرد دیگر، توصیه میشود بهصورت دستی فاکتور صادر کنید. این به فروشنده اجازه میدهد فاکتور را در صورت تقاضا با گزینههای زیر trigger کند: فاکتور کل سفارش، فاکتور یک درصد (پیشپرداخت)، فاکتور برخی خطوط، فاکتور یک پیشپرداخت ثابت.
این فرایند هم برای خدمات و هم برای محصولات فیزیکی خوب است.
همچنین ببینید
توجه
فاکتورها را همچنین میتوان از سفارشهای فروش ایجادشده در اپ تعمیرات برای صدور فاکتور خدمات پس از فروش تولید کرد.
سفارش فروش ‣ سفارش تحویل ‣ فاکتور¶
خردهفروشان و eCommerce معمولاً بر اساس سفارشهای تحویل، نه سفارش فروش، فاکتور صادر میکنند. این رویکرد برای کسبوکارهایی مناسب است که مقادیر تحویل ممکن است با مقادیر سفارششده متفاوت باشند: مواد غذایی (فاکتور بر اساس کیلوگرم واقعی).
به این ترتیب، اگر یک سفارش جزئی را تحویل دهید، فقط برای آنچه واقعاً تحویل دادهاید فاکتور میکنید. اگر سفارش معوق دارید (تحویل جزئی و باقی بعداً)، مشتری دو فاکتور دریافت خواهد کرد، یکی برای هر سفارش تحویل.
همچنین ببینید
سفارش تجارت الکترونیک ‣ فاکتور¶
یک سفارش eCommerce نیز هنگامی که کاملاً پرداخت شود ایجاد سفارش را trigger میکند. اگر اجازهٔ پرداخت سفارشها با چک یا انتقال بانکی (شبا) را بدهید، Odoo فقط یک سفارش ایجاد میکند و فاکتور پس از دریافت پرداخت trigger میشود.
قراردادها¶
قراردادهای معمول ‣ فاکتورها¶
اگر از قراردادها استفاده میکنید، میتوانید فاکتور را بر اساس زمان و مواد صرفشده، مخارج یا خطوط ثابت خدمات/محصولات trigger کنید. هر ماه، فروشنده فاکتور را بر اساس فعالیتهای روی قرارداد trigger میکند.
فعالیتها میتوانند:
محصولات/خدمات ثابت، که از یک سفارش فروش متصل به این قرارداد میآیند
مواد خریداریشده (که دوباره فاکتور میکنید)
زمان و مواد بر اساس تایمشیتها یا خریدها (پیمانکاری فرعی)
مخارج مانند سفر و اقامت که دوباره به مشتری فاکتور میکنید
میتوانید در پایان قرارداد فاکتور صادر کنید یا فاکتورهای میانی را trigger کنید. این رویکرد توسط شرکتهای خدماتی استفاده میشود که عمدتاً بر اساس زمان و مواد فاکتور میکنند. برای شرکتهای خدماتی که با قیمت ثابت فاکتور میکنند، از یک سفارش فروش معمولی استفاده میکنند.
قراردادهای تکرارشونده ‣ فاکتورها¶
برای اشتراکها، یک فاکتور بهصورت دورهای و خودکار trigger میشود. فرکانس صدور فاکتور و خدمات/محصولاتی که فاکتور میشوند روی قرارداد تعریف میشوند.
همچنین ببینید
دیگران¶
ایجاد دستی یک فاکتور¶
کاربران میتوانند فاکتورها را بدون استفاده از قراردادها یا سفارش فروش بهصورت دستی نیز ایجاد کنند. این یک رویکرد توصیهشده است اگر نیازی به مدیریت فرایند فروش (پیشفاکتورها) یا تحویل محصولات یا خدمات ندارید.
حتی اگر فاکتور را از یک سفارش فروش تولید کنید، ممکن است نیاز داشته باشید فاکتورها را در موارد کاربرد استثنایی بهصورت دستی ایجاد کنید:
اگر نیاز به ایجاد یک بازپرداخت دارید
اگر نیاز به دادن یک تخفیف دارید
اگر نیاز به تغییر یک فاکتور ایجادشده از یک سفارش فروش دارید
اگر نیاز به صدور فاکتور برای چیزی مرتبط با کسبوکار اصلی شما نیست
تغییر توالی فاکتورها¶
همچنان امکان تغییر توالی فاکتورها وجود دارد، اما با برخی محدودیتها:
این ویژگی زمانی کار نمیکند که entryها پیش از تاریخ قفل هستند.
این ویژگی اگر توالی با ماه entry ناسازگار باشد کار نمیکند.
اگر توالی منجر به تکرار شود کار نمیکند.
ترتیب فاکتور بدون تغییر باقی میماند.
این برای کسانی مفید است که از شمارهگذاری یک نرمافزار دیگر استفاده میکنند و میخواهند سال جاری را بدون شروع از ابتدا ادامه دهند.
Digitization فاکتور با تشخیص نوری کاراکتر (OCR)¶
دیجیتالیسازی فاکتور، فرایند رمزگذاری خودکار فاکتورهای کاغذی سنتی به فرمهای فاکتور در حسابداری شما است.
Odoo از فناوریهای OCR و هوش مصنوعی برای تشخیص محتوای اسناد استفاده میکند. فرمهای صورتحساب فروشنده و فاکتور مشتری بهصورت خودکار بر اساس فاکتورهای اسکنشده ایجاد و پر میشوند.
همچنین ببینید