حضور و غیاب¶

اپلیکیشن حضور و غیاب Odoo به‌عنوان یک ساعت زنی عمل می‌کند. کارمندان می‌توانند با استفاده از یک دستگاه اختصاصی در حالت کیوسک ورود و خروج کار خود را ثبت کنند، در حالی که کاربران نیز می‌توانند مستقیماً از پایگاه‌داده ورود و خروج خود را ثبت کنند. مدیران می‌توانند ببینند چه کسی در هر زمان در دسترس است، گزارش‌هایی برای مشاهدهٔ ساعات همه ایجاد کنند، و بینش‌هایی دربارهٔ اینکه کدام کارمندان اضافه‌کاری می‌کنند یا زودتر از انتظار از کار خارج می‌شوند به دست آورند.

حقوق دسترسی¶

درک حقوق دسترسی برای پیمایش در اپلیکیشن حضور و غیاب ضروری است.

هر کاربری در پایگاه‌داده می‌تواند بدون نیاز به دسترسی به اپلیکیشن حضور و غیاب مستقیماً از پایگاه‌داده ورود و خروج خود را ثبت کند. همچنین، همهٔ کاربران می‌توانند به رکوردهای حضور و غیاب خود از فرم کارمندشان در اپلیکیشن کارمندان دسترسی داشته باشند.

دسترسی هم به اپلیکیشن حضور و غیاب و هم به ویژگی‌های مختلف درون اپلیکیشن، توسط حقوق دسترسی تعیین می‌شود.

برای دیدن اینکه یک کاربر چه حقوق دسترسی‌ای دارد، به Settings app ↤ Users & Companies ↤ Users بروید و روی یک کاربر مشخص کلیک کنید. تب Access Rights به‌طور پیش‌فرض قابل مشاهده است. برای مشاهدهٔ تنظیمات، به بخش Human Resources اسکرول کنید. برای فیلد Attendances، گزینه‌های زیر ظاهر می‌شوند:

No: کاربر به اپلیکیشن حضور و غیاب دسترسی ندارد و قادر نیست اپلیکیشن را باز کند، حتی اگر در داشبورد اصلی پایگاه‌داده ظاهر شود. وقتی روی اپلیکیشن کلیک شود، یک پیام بازشوی Access Error ظاهر می‌شود. کاربر می‌تواند فقط از طریق یک کیوسک حضور و غیاب یا نماد حضور و غیاب در گوشهٔ بالا-راست پایگاه‌دادهٔ Odoo که همواره در هر اپلیکیشن قابل مشاهده است، ورود و خروج خود را در پایگاه‌داده ثبت کند.
Officer: Manage all attendances: کاربر به همهٔ رکوردهای حضور و غیاب کارمندان دسترسی کامل دارد، شامل توانایی تغییر و ایجاد رکوردها، اما به منوی پیکربندی و تنظیمات دسترسی ندارد.
Administrator: کاربر به کل اپلیکیشن حضور و غیاب دسترسی کامل و بدون محدودیت دارد. می‌تواند همهٔ رکوردهای حضور و غیاب کارمندان را مشاهده کند، از اپلیکیشن وارد حالت کیوسک شود، به همهٔ متریک‌های گزارش‌گیری دسترسی داشته باشد و تنظیمات را تغییر دهد.

تأییدکنندگان¶

تأییدکننده کاربری است که برای بازبینی و مدیریت رکوردهای حضور و غیاب یک کارمند تعیین شده است. تأییدکننده معمولاً یک مدیر است، هرچند این الزامی نیست. تأییدکنندگان بدون حقوق مدیریتی می‌توانند فقط به رکوردهای حضور و غیاب کارمندانی که به آن‌ها تخصیص داده شده‌اند دسترسی داشته و آن‌ها را تغییر دهند. این تنها استثنایی است که کاربران غیرمدیر می‌توانند رکوردها را در اپلیکیشن حضور و غیاب مشاهده کنند.

برای مشاهدهٔ تأییدکنندهٔ حضور و غیاب برای یک کارمند، به اپلیکیشن Employees بروید و روی کارمند مشخص کلیک کنید. روی تب Settings کلیک کنید، به بخش Approvers اسکرول کنید و فیلد Attendance را بررسی کنید. شخص انتخاب‌شده قادر است رکوردهای حضور و غیاب آن کارمند را هم در داشبورد اپلیکیشن حضور و غیاب و هم در گزارش‌های حضور و غیاب مشاهده کند و در رکوردهای آن‌ها تغییر اعمال کند.

پیکربندی¶

تعداد کمی پیکربندی در اپلیکیشن حضور و غیاب مورد نیاز است. تعیین نحوهٔ ورود و خروج کارمندان، تعریف نحوهٔ عملکرد کیوسک‌ها و تعیین نحوهٔ محاسبهٔ ساعات اضافه، همگی در منوی تنظیمات پیکربندی می‌شوند. برای دسترسی به منوی تنظیمات، به Attendances app ↤ Configuration ↤ Settings بروید.

توجه

هر مورد پیکربندی با نماد (building)، یک پیکربندی مخصوص شرکت است. مواردی که نماد (building) ندارند برای همهٔ شرکت‌های داخل پایگاه‌داده اعمال می‌شوند.

حالت‌ها¶

این بخش مشخص می‌کند که کارمندان چگونه وارد و خارج می‌شوند و غیبت‌ها چگونه مدیریت می‌شوند.

Attendances from Backend : این ویژگی را فعال کنید تا به کاربران اجازه دهید مستقیماً از پایگاه‌دادهٔ Odoo ورود و خروج خود را ثبت کنند. اگر این فعال نباشد، کاربران باید برای ثبت ورود و خروج از یک کیوسک استفاده کنند.
Automatic Check-Out : این ویژگی را فعال کنید تا کارمندان پس از سپری شدن یک بازهٔ بافر زمانی، بر اساس برنامهٔ کاری‌شان به‌صورت خودکار خارج شوند. وقتی فعال شود، یک فیلد Tolerance زیر این گزینه ظاهر می‌شود. مقدار زمان را برحسب ساعت وارد کنید که پس از پایان ساعات کاری یک کارمند باید سپری شود تا به‌صورت خودکار خارج شود.

Example
با فعال بودن گزینهٔ Automatic Check-Out و تنظیم Tolerance روی 2.00 ساعت، کارمندی ساعت ۹:۰۰ صبح ورود به کار را ثبت می‌کند و فراموش می‌کند ساعت ۵:۰۰ بعدازظهر خروج بزند. ساعت ۷:۰۰ بعدازظهر، به‌صورت خودکار خارج می‌شود.
Absence Management : این ویژگی را فعال کنید تا هر غیبتی که با درخواست مرخصی مرتبط نیست، مانند زمان تعطیلات یا زمان بیماری، در گزارش حضور و غیاب ثبت شود. این برای کارمندان با برنامهٔ کاری منعطف اعمال نمی‌شود.

ساعات اضافه¶

این بخش مشخص می‌کند که زمان اضافه (گاهی اضافه‌کاری نامیده می‌شود) چگونه محاسبه می‌شود، شامل اینکه زمان اضافه چه زمانی شمارش می‌شود و چه زمانی ثبت نمی‌شود.

Tolerance Time In Favor Of Company: مقدار زمان را برحسب دقیقه وارد کنید که در اضافه‌کاری کارمند شمرده نمی‌شود. وقتی یک کارمند خروج می‌زند و زمان اضافی ثبت‌شده کمتر از دقایق مشخص‌شده است، زمان اضافی به‌عنوان اضافه‌کاری کارمند شمرده نمی‌شود. وقتی یک کارمند خروج می‌زند و زمان اضافی ثبت‌شده بیشتر از دقایق مشخص‌شده است، زمان اضافی به‌عنوان اضافه‌کاری کارمند شمرده می‌شود.

Example
یک شرکت Tolerance Time In Favor Of Company را روی 15 دقیقه تنظیم می‌کند و ساعات کاری برای کل شرکت از ۹:۰۰ صبح تا ۵:۰۰ بعدازظهر تنظیم می‌شود.

کارمندی ساعت ۹:۰۰ صبح ورود می‌زند. اگر کارمند ساعت ۵:۱۴ بعدازظهر خروج بزند، ۱۴ دقیقهٔ اضافی در اضافه‌کاری او شمرده نمی‌شود. اگر کارمند ساعت ۵:۱۷ بعدازظهر خروج بزند، ۱۷ دقیقه اضافه‌کاری به دست می‌آورد.
Tolerance Time In Favor Of Employee: مقدار زمان را برحسب دقیقه وارد کنید که به کارمند داده می‌شود و اگر زمانی کمتر از ساعات کاری‌اش ثبت کند، بر حضور و غیاب او اثر منفی نمی‌گذارد. وقتی یک کارمند خروج می‌زند و کل زمان ثبت‌شده برای روز کمتر از ساعات کاری مشخص‌شدهٔ او و کمتر از این دورهٔ مهلت مشخص‌شده است، برای ساعات کم‌شده جریمه نمی‌شود. وقتی یک کارمند خروج می‌زند و کل زمان ثبت‌شده برای روز کمتر از ساعات کاری مشخص‌شدهٔ او و بیشتر از این دورهٔ مهلت مشخص‌شده است، برای ساعات کم‌شده جریمه می‌شود.

Example
یک شرکت فیلدهای Tolerance Time In Favor Of Employee را روی 15 دقیقه تنظیم می‌کند و ساعات کاری برای کل شرکت از ۹:۰۰ صبح تا ۵:۰۰ بعدازظهر تنظیم می‌شود.

کارمندی ساعت ۹:۰۵ صبح ورود می‌زند. اگر کارمند ساعت ۴:۵۵ بعدازظهر خروج بزند، حتی اگر در مجموع ۱۰ دقیقه کمتر از کل ساعات کاری خود ثبت کرده باشد، برای این اختلاف جریمه نمی‌شود و به‌عنوان کار کردن یک روز کامل هشت ساعته ثبت می‌شود. اگر کارمند ساعت ۴:۴۰ بعدازظهر خروج بزند، جریمه می‌شود و فقط به‌عنوان کار کردن ۷ ساعت و ۳۵ دقیقه ثبت می‌شود.
Extra Hours Validation : یا روی دکمهٔ رادیویی کنار Automatically Approved کلیک کنید تا همهٔ زمان‌های اضافه به‌صورت خودکار تأیید شوند، یا روی Approved by Manager کلیک کنید اگر همهٔ زمان‌های اضافه باید توسط یک مدیر بازبینی و تأیید شوند.
Display Extra Hours: این جعبه را فعال کنید تا ساعات اضافی ثبت‌شده توسط یک کارمند وقتی با یک کیوسک خروج می‌زند، یا وقتی یک کاربر در پایگاه‌داده خروج می‌زند، نمایش داده شود.

توجه

ساعات اضافی تأیید‌شده را می‌توان از یک درخواست مرخصی تأیید‌شده کسر کرد.

همچنین ببینید