راهنمای سفارش خودکار کالا در اودو؛ تنظیم موجودی در ۵ گام

برای سفارش خودکار کالا در اودو، باید مشخص کنید چه کالایی، در کدام محل و با چه حداقل موجودی به تأمین دوباره نیاز دارد. ماژول انبار نیاز را تشخیص می‌دهد و ماژول خرید، در مسیر خرید، درخواست قیمت را آماده می‌کند. تأیید نهایی خرید همچنان مرحله‌ای جداست؛ بنابراین خودکارسازی به معنی کنار گذاشتن کنترل مسئول خرید نیست.

فرض کنید کالایی همیشه فروش دارد، اما هر بار زمانی برای خریدش اقدام می‌کنید که آخرین بسته هم فروخته شده است. چند روز تا تحویل تأمین‌کننده فاصله می‌افتد و سفارش مشتری معطل می‌ماند. راه بهتر این است که پیش از رسیدن به این وضعیت، نیاز خرید مشخص شود. این راهنما براساس مستندات اودو ۱۸، تنظیم و کنترل همین فرایند را در پنج گام توضیح می‌دهد.

گام اول: آماده‌سازی کالا برای سفارش مجدد در اودو

ابتدا یک کالای مشخص و ساده انتخاب کنید؛ مثلاً بسته فیلتر مصرفی که مرتب خریدوفروش می‌شود. برای شروع سراغ تمام کالاها نروید. بهتر است یک نمونه را از تعریف کالا تا دریافت بررسی کنید و بعد، تنظیم درست را برای کالاهای مشابه توسعه دهید. این کار پیدا کردن خطا را آسان‌تر می‌کند و اثر یک تنظیم اشتباه را محدود نگه می‌دارد.

مشخصات کالا و ثبت موجودی را بررسی کنید

در فرم کالا، نوع آن باید با کالای فیزیکی سازگار باشد و ردیابی موجودی فعال باشد. گزینه خرید را هم برای کالایی که از تأمین‌کننده تهیه می‌شود بررسی کنید. نام فارسی بعضی گزینه‌ها به ترجمه و تنظیمات نصب بستگی دارد؛ منظور این بخش همان قابلیت‌های نوع کالا، ردیابی موجودی و قابل‌خرید بودن در مستندات نسخه ۱۸ است.

دقت اطلاعات انبار، پایه سفارش خودکار کالا در اودو است. اگر تحویل‌ها دیر ثبت شوند یا خروج واقعی کالا در سیستم نیاید، تصمیم تأمین هم روی اطلاعات ناقص ساخته می‌شود. در ماژول انبار اودو، ابتدا موجودی ثبت‌شده را با وضعیت واقعی همان کالای آزمایشی تطبیق دهید. بررسی قاعده خرید، جای اصلاح رسید و حواله ثبت‌نشده را نمی‌گیرد.

واحد شمارش را هم روشن کنید. «۱۰ عدد» با «۱۰ کارتن» یکی نیست و همین تفاوت می‌تواند مقدار خرید را چند برابر کند. اگر واحد خرید با واحد نگهداری فرق دارد، پیش از ادامه، رابطه آن‌ها را مشخص کنید؛ راهنمای خرید کارتنی و فروش تکی در اودو همین مسئله را با یک مثال کاربردی توضیح می‌دهد.

گام دوم: انتخاب تأمین‌کننده برای خرید خودکار در اودو

برای کالای آزمایشی، اطلاعات تأمین‌کننده را تکمیل کنید و مسیر تأمین را روی خرید قرار دهید. اگر برای یک کالا چند روش تأمین فعال است، بررسی کنید قاعده قرار است از کدام روش استفاده کند. هدف این مقاله خرید کالا از فروشنده است؛ تولید داخلی و انتقال از انبار دیگر، تنظیم و منطق مربوط به خودشان را دارند.

اطلاعات فروشنده را با توافق واقعی هماهنگ کنید

در ماژول خرید اودو، قیمت و شرایط ثبت‌شده فروشنده را با توافق روز تطبیق دهید. انتخاب تأمین‌کننده فقط انتخاب یک نام از فهرست نیست: واحد قیمت، حداقل مقدار قابل‌خرید و زمان تحویل هم باید برای مسئول خرید روشن باشند. حتی وقتی نرم‌افزار سند اولیه را آماده کرده، شرایط تجاری آن به بازبینی نیاز دارد.

برای شروع، از یک تأمین‌کننده و یک قیمت مشخص استفاده کنید. مثلاً بدانید فروشنده هر بار حداقل ۱۰ بسته ارسال می‌کند و معمولاً چهار روز زمان نیاز دارد. این اطلاعات را از سفارش‌های قبلی و گفت‌وگو با فروشنده بگیرید. زمان تحویل را از روی حدس خوش‌بینانه انتخاب نکنید؛ فاصله میان زمان مورد انتظار و تحویل واقعی، مستقیماً روی برنامه تأمین اثر می‌گذارد.

قرار نیست سفارش خودکار کالا در اودو جای مذاکره یا ارزیابی فروشنده را بگیرد. نقش آن کم کردن فاصله میان شناسایی نیاز و آماده شدن کار خرید است. اگر مسئول تأیید، سقف اختیار و شیوه ارسال درخواست برای فروشنده مشخص نباشد، ساخت خودکار یک سند به‌تنهایی فرایند خرید را منظم نمی‌کند.

گام سوم: نقطه سفارش در اودو و تنظیم حداقل و حداکثر موجودی

برای کالا و محل موردنظر، قاعده سفارش مجدد بسازید و حداقل و حداکثر موجودی را تعیین کنید. حداقل، آستانه بررسی نیاز است و حداکثر، سطح هدف تأمین. در قواعد اودو، موجودی پیش‌بینی‌شده اهمیت دارد؛ فقط تعداد امروز روی قفسه را نگاه نکنید. ورود و خروج برنامه‌ریزی‌شده می‌تواند تصویر نیاز خرید را تغییر دهد.

حداقل و حداکثر موجودی را با مثال ببینید

یک مثال ساده و آموزشی در نظر بگیرید: حداقل را ۱۰ بسته و حداکثر را ۳۰ بسته گذاشته‌ایم. موجودی پیش‌بینی‌شده مرتبط با بررسی به ۸ بسته رسیده است. اگر سفارش ورودی دیگری، مضرب خرید یا محدودیت مؤثر دیگری نداشته باشیم، مقدار لازم برای رسیدن از ۸ به ۳۰، برابر با ۲۲ بسته است. این عدد برای تکمیل موجودی تا سطح هدف است، نه فقط جبران فاصله تا حداقل.

این اعداد نسخه آماده برای همه کسب‌وکارها نیستند. برای انتخاب حداقل و حداکثر موجودی، سرعت مصرف، مدت انتظار تأمین، فضای انبار و توان مالی خرید را کنار هم ببینید. کالایی که هفته‌ای یک بسته مصرف دارد با کالایی که روزانه بیست بسته فروش می‌رود، به یک قاعده احتیاج ندارد. بعد از یک دوره اجرا، عددها را با نتیجه واقعی بازبینی کنید.

در سفارش خودکار کالا در اودو، زیاد کردن حداکثر همیشه به معنی تصمیم بهتر نیست. ممکن است کمبود را کم کند، اما پول بیشتری را در قفسه نگه دارد. برای کالای تاریخ‌دار، فصلی یا کم‌گردش، این تصمیم حساس‌تر است. به‌جای انتخاب یک حد مشترک برای تمام محصولات، چند کالای مهم را جداگانه بررسی کنید و دلیل انتخاب حدودشان را ثبت کنید.

گام چهارم: تأمین خودکار موجودی در اودو یا بررسی دستی؟

قاعده سفارش مجدد می‌تواند دستی یا خودکار باشد. حالت دستی، فرصت مرور نیازها و تصمیم مسئول خرید را فراهم می‌کند؛ حالت خودکار، با برقرار شدن شرایط، فرایند تأمین را آغاز می‌کند. برای اولین اجرای یک قاعده، پیشنهاد ما بررسی دستی نمونه است تا پیش از خودکارسازی، کالا، محل و مقدار موردنیاز را ببینید.

درخواست قیمت با خرید تأییدشده تفاوت دارد

با انتخاب مسیر خرید، خروجی قاعده خودکار، درخواست قیمت است. آن را با سفارش خرید تأییدشده یا کالای دریافت‌شده یکی نگیرید. مسئول خرید باید شرایط را بررسی کند و طبق روال شرکت ادامه دهد. اگر درخواست قیمت ساخته شد اما تأیید و ارسال آن پیگیری نشد، صرف وجود آن به معنی رسیدن محموله در موعد موردنظر نیست.

اجرای سفارش خودکار کالا در اودو به زمان فعال شدن قاعده هم بستگی دارد. مستندات نسخه ۱۸، اجرای زمان‌بند و تأیید سفارش فروشی را که موجودی پیش‌بینی‌شده را زیر حداقل می‌برد، از محرک‌های حالت خودکار معرفی می‌کند. بنابراین انتظار نداشته باشید با هر تغییر کوچک در فرم کالا، بلافاصله یک خرید جدید و نهایی ثبت شود.

نقش ماژول فروش اودو در این زنجیره مهم است: تعهد فروش ثبت‌شده، به برنامه نیاز موجودی معنا می‌دهد. تیم فروش باید تاریخ و مقدار سفارش را درست ثبت کند و تیم خرید هم بداند چه تقاضایی پشت نیاز تأمین قرار دارد. اتصال ماژول‌ها زمانی مفید است که اطلاعات هر مرحله به‌موقع وارد شود.

گام پنجم: کنترل هشدار کمبود موجودی و نتیجه خرید

پس از تنظیم قاعده، گزارش تأمین موجودی را بررسی کنید. کالای درست، محل درست، مقدار موردنیاز و زمان تأمین را کنار هم بخوانید. در گزارش، فیلترهای فعال هم مهم‌اند؛ دیده نشدن یک ردیف همیشه به معنی نبودن قاعده نیست. قواعد خودکار نیز در این بخش قابل مشاهده‌اند، اما ممکن است در نمای پیش‌فرض نمایش داده نشوند.

یک آزمون کوچک از نیاز تا دریافت انجام دهید

در محیط آزمایشی، نمونه ۱۰ و ۳۰ بسته را اجرا کنید و ببینید در وضعیت پیش‌بینی‌شده ۸ بسته، چه مقداری پیشنهاد می‌شود. سپس سند خرید مربوط را بررسی کنید. پیش از تأیید، واحد کالا، فروشنده و وجود سفارش باز را بخوانید. برای ایجاد شرایط آزمون، موجودی واقعی محیط عملیاتی را بی‌دلیل کم‌وزیاد نکنید؛ نمونه آموزشی نباید سابقه واقعی انبار را مخدوش کند.

بعد از دریافت آزمایشی، اثر رسید را روی موجودی بررسی کنید. هدف کنترل فقط ساخته شدن یک سند نیست؛ باید ارتباط نیاز، مقدار خرید و نتیجه دریافت روشن باشد. برای هر آزمون، مقدار اولیه، تقاضای ثبت‌شده، ورود مورد انتظار و نتیجه را یادداشت کنید. همین چهار مورد معمولاً اختلاف میان انتظار مسئول انبار و عدد پیشنهادی سیستم را قابل توضیح می‌کند.

برای کاهش احتمال کمبود، تأخیرهای واقعی را هم ثبت و مرور کنید. اگر فروشنده همیشه دیرتر از زمان ثبت‌شده تحویل می‌دهد، اصلاح صرفِ حداقل موجودی کافی نیست. تاریخ‌های خرید و دریافت را بررسی کنید و زمان تأمین را واقع‌بینانه نگه دارید. هیچ قاعده‌ای نمی‌تواند تأخیر ثبت‌نشده یا توقف ناگهانی تأمین‌کننده را به‌طور قطعی از بین ببرد.

پرسش‌های متداول درباره سفارش مجدد کالا در اودو

چرا با کم شدن موجودی، درخواست خرید ساخته نمی‌شود؟

ابتدا موجودی پیش‌بینی‌شده، حداقل قاعده، محل، مسیر خرید، اطلاعات فروشنده و حالت دستی یا خودکار را بررسی کنید. سپس زمان اجرا و اسناد تأمین باز را ببینید. برای پیدا کردن علت، از همین کالای آزمایشی شروع کنید؛ چند تغییر هم‌زمان در تنظیمات مختلف، تشخیص علت را دشوار می‌کند.

آیا این روش همان تأمین بر اساس سفارش فروش است؟

خیر. قواعد حداقل و حداکثر برای حفظ سطح موجودی تعریف می‌شوند؛ تأمین بر اساس سفارش، روش دیگری برای پاسخ به سفارش مشتری است. انتخاب میان آن‌ها به شیوه فعالیت شما بستگی دارد. در این مقاله، تمرکز روی قاعده موجودی است تا دو روش متفاوت را به‌اشتباه به‌جای هم تنظیم نکنیم.

از کجا بفهمیم تنظیم ما برای شروع مناسب است؟

وقتی مسئول خرید بتواند برای یک کالای نمونه توضیح دهد چرا نیاز ایجاد شده، چرا این مقدار پیشنهاد شده و چه زمانی باید برسد، پایه تنظیم روشن است. سفارش خودکار کالا در اودو را با چند کالای منتخب شروع کنید و نتیجه را بسنجید. اگر برای تطبیق این فرایند با شرایط شرکت به کمک نیاز دارید، در درخواست مشاوره، نمونه کالا و روال فعلی خریدتان را مطرح کنید.