استقرار اودو؛ ۸ مرحله پیاده‌سازی با آموزش و تضمین استقرار

کار را با نشستن کنار تیم شما و شناخت دقیق کسب‌وکارتان آغاز می‌کنیم؛ اینکه هر واحد چه فرایندهایی دارد، چه کسانی با سیستم کار خواهند کرد و امروز کجاها دچار دردسر و دوباره‌کاری هستید. همه‌ی این‌ها را در قالب یک سند نیازمندی‌های روشن مکتوب می‌کنیم تا پیش از هر پیکربندی، تصویری دقیق و مورد توافق از چیزی که باید ساخته شود در دست داشته باشیم.

• جلسات شناخت با تیم شما
• تهیه‌ی سند نیازمندی‌ها

بر اساس سند نیازمندی‌ها، مشخص می‌کنیم که هر فرایند کسب‌وکار شما دقیقاً چطور باید در اودو اجرا شود؛ از مسیر یک سفارش یا سند تا نقش‌هایی که در هر مرحله دخیل‌اند. خروجی این مرحله، نقشه‌ای روشن از نگاشت فرایندهای واقعی شما روی اودوست تا سیستم مطابق شیوه‌ی کار سازمان‌تان ساخته شود، نه یک قالب عمومی و از پیش‌آماده.

• نگاشت فرایندهای شما روی اودو
• هم‌خوان‌سازی سیستم با شیوه‌ی کار شما

طرح فرایند را به یک سیستم واقعی تبدیل می‌کنیم: ماژول‌های موردنیاز را نصب و تنظیم می‌کنیم، گردش‌کارها را می‌سازیم و نقش‌ها و سطوح دسترسی هر کاربر را با دقت تعریف می‌کنیم. این‌طور هر فرد دقیقاً به همان بخش‌هایی که برای کارش لازم دارد دسترسی پیدا می‌کند و سیستم هم امن و هم مرتب می‌ماند.

• تنظیم ماژول‌ها
• تعریف نقش‌ها
• تنظیم دسترسی‌ها

داده‌هایی که تا امروز در اکسل یا نرم‌افزار قبلی جمع شده‌اند، پیش از انتقال پاک‌سازی و اعتبارسنجی می‌شوند تا اطلاعات تکراری، ناقص یا نادرست وارد سیستم جدید نشود. سپس داده‌ها به‌صورت ساختارمند و مطمئن به اودو منتقل می‌شوند تا سیستم از همان روز اول با داده‌ی درست و قابل‌اعتماد شروع به کار کند.

• پاک‌سازی داده
• اعتبارسنجی داده
• انتقال به اودو

پیش از راه‌اندازی، تیم شما را برای کار با سیستم آماده می‌کنیم. ابتدا راهبران سیستم با تنظیمات و مدیریت اودو آشنا می‌شوند تا به ستون دانش داخلی سازمان تبدیل شوند؛ سپس کاربران نهایی، کار روزمره با ماژول‌های مرتبط با نقش خود را روی همان سیستم پیکربندی‌شده یاد می‌گیرند تا از روز اول با اطمینان کار کنند.

• آموزش راهبران سیستم
• آموزش کاربران نهایی

پیش از آنکه سیستم به‌طور رسمی وارد مدار شود، آن را با داده‌ی واقعی و سناریوهای واقعی کسب‌وکارتان آزمایش می‌کنیم؛ از ثبت یک سفارش تا صدور یک گزارش. هدف این است که هر ایراد یا ناهماهنگی در محیط آزمایشی پیدا و برطرف شود تا در روز راه‌اندازی رسمی، غافلگیری و اختلالی پیش نیاید.

• تست با داده‌ی واقعی
• سناریوهای واقعی کسب‌وکار

وقتی نتایج اجرای آزمایشی تأیید شد، سیستم به‌صورت رسمی راه‌اندازی می‌شود و سازمان شما کار واقعی خود را روی اودو آغاز می‌کند. این مرحله با هماهنگی کامل انجام می‌شود تا انتقال از روش قدیمی به سیستم جدید نرم و بدون توقف کسب‌وکار پیش برود.

• راه‌اندازی رسمی سیستم
• ورود به بهره‌برداری (Go-Live)

کار ما با راه‌اندازی تمام نمی‌شود. در روزهای نخست بهره‌برداری کنار تیم شما می‌مانیم تا سؤال‌هایی که تازه حین کار واقعی پیش می‌آید بی‌پاسخ نماند و کاربران با خیال راحت به سیستم عادت کنند؛ با دوره‌ی تضمین استقرار، تا وقتی همه‌چیز روی روال بیفتد پروژه را رها نمی‌کنیم.

• همراهی در روزهای اول
• دوره‌ی تضمین استقرار