اودو چیست؟ راهنمای آشنایی با نرم‌افزار و ۷ ماژول اصلی
از پیگیری مشتری تا فروش، انبار و حسابداری؛ با یک مثال ساده ببینید برنامه‌های اودو چطور به هم مرتبط می‌شوند و برای شروع کدام بخش‌ها به کارتان می‌آیند.
اودو چیست و چرا در بحث مدیریت کسب‌وکار نامش را زیاد می‌شنویم؟ اودو (Odoo) مجموعه‌ای از برنامه‌های مرتبط برای اداره کارهایی مثل فروش، خرید، انبار، حسابداری، تولید و پروژه است. می‌توانید متناسب با نیازتان از چند برنامه شروع کنید و ارتباط میان آن‌ها را برقرار کنید؛ به‌جای اینکه اطلاعات یک سفارش را در چند فایل و نرم‌افزار جداگانه دوباره بنویسید.
فرض کنید مشتری یک میز سفارش می‌دهد. فروش باید مبلغ و شرایط تحویل را مشخص کند، انبار موجودی را بررسی کند و حسابداری وضعیت صورتحساب را بداند. مسئله فقط ثبت هرکدام از این کارها نیست؛ مهم است که همه درباره همان مشتری، همان کالا و همان سفارش صحبت کنند. این راهنما با تکیه بر مستندات اودو ۱۸، همین ارتباط را با مثال توضیح می‌دهد.
تعریف اودو؛ نرم‌افزار اودو چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
برای تعریف اودو، بهتر است از کار روزمره شروع کنیم. هر کسب‌وکار مجموعه‌ای از اطلاعات و فعالیت‌ها دارد: مشخصات مشتری، فهرست کالا، سفارش‌های باز، دریافت و پرداخت و مسئول انجام کارها. نرم‌افزار Odoo این فعالیت‌ها را در برنامه‌های تخصصی سامان می‌دهد و امکان ارتباط میان آن‌ها را فراهم می‌کند. هر برنامه وظیفه مشخصی دارد، اما می‌تواند اطلاعات مرتبط را با برنامه‌های دیگر به اشتراک بگذارد.
در تعریف نرم افزار اودو، «مدیریت یکپارچه» به این معنی نیست که از روز اول تمام بخش‌ها را راه‌اندازی کنید. ممکن است ابتدا فروش و انبار را به هم وصل کنید و بعد سراغ خرید یا حسابداری بروید. اگر می‌خواهید امکانات این ساختار را برای سازمان خود بررسی کنید، صفحه نرم‌افزار مدیریت یکپارچه اودو توضیح بیشتری درباره ارتباط بخش‌ها دارد.
معنی اودو؛ منظور از این نام در مدیریت کسب‌وکار چیست؟
وقتی می‌پرسیم اودو چیست، معمولاً دنبال ترجمه یک واژه نیستیم؛ می‌خواهیم بدانیم این نرم‌افزار چه مشکلی را حل می‌کند. اودو نام این محصول است و در این راهنما، معنی اودو را با کاربرد آن توضیح می‌دهیم: مجموعه‌ای از ابزارهای قابل‌اتصال برای ثبت و پیگیری فعالیت‌های کسب‌وکار. برای نام آن، معنی لغوی یا عبارت اختصاری تأییدنشده نمی‌سازیم.
اگر منظورتان از معنی نرم افزار اودو این است که «چه فرقی با چند برنامه جدا دارد»، پاسخ در پیوستگی اطلاعات است. در یک ساختار درست، برای پیدا کردن وضعیت سفارش لازم نیست از فروشنده، انباردار و حسابدار سه گزارش مستقل بگیرید. البته نصب برنامه‌ها به‌تنهایی کافی نیست؛ کدگذاری کالا، دسترسی کاربران، تنظیمات و روش انجام کار هم باید هماهنگ شوند.
کاربرد اودو در کسب‌وکار؛ یک سفارش از فروش تا دریافت وجه
یک فروشگاه تجهیزات اداری را در نظر بگیرید. مشتری برای ده صندلی درخواست قیمت می‌دهد. مسئول فروش پیشنهاد را آماده می‌کند و پس از تأیید، سفارش ثبت می‌شود. در جریان مناسب، تحویل کالا و صدور صورتحساب از همان سفارش قابل‌پیگیری هستند. اگر موجودی کافی نباشد، بخش تأمین باید کسری را با توجه به تنظیمات و روش خرید بررسی کند.
کاربرد اصلی این ارتباط، کم‌کردن ابهام میان واحدهاست. فروش می‌خواهد بداند چه مقدار قابل‌تحویل است؛ انبار باید کالای درست را ارسال کند؛ مالی هم مبلغ و وضعیت پرداخت را بررسی می‌کند. هر بخش همچنان مسئول کار خودش است، اما شناسه‌ها و اسناد مرتبط کمک می‌کنند رد سفارش گم نشود. این مثال، سناریوی آموزشی است و نتیجه تضمین‌شده هر نصب محسوب نمی‌شود.
چه چیزی خودکار می‌شود و چه چیزی نیاز به تصمیم دارد؟
اودو می‌تواند بر اساس تنظیمات، بخشی از اسناد مرتبط یا پیشنهادهای تأمین را ایجاد کند؛ اما اعتبار قیمت، انتخاب تأمین‌کننده و تأیید پرداخت همچنان به قواعد و اختیار کاربران وابسته‌اند. برای نمونه، سفارش خودکار کالا در اودو به تعریف درست محصول، روش تأمین و قواعد موجودی نیاز دارد. خودکارسازی زمانی مفید است که ورودی‌ها و مسئولیت‌ها روشن باشند.
ماژول‌های اودو؛ آشنایی با ۷ برنامه مهم و نقش هرکدام
حالا که روشن شد اودو چیست، می‌توانیم برنامه‌های آن را بر اساس مسئله‌ای که حل می‌کنند بشناسیم. هفت مورد زیر تنها بخشی از مجموعه اودو هستند. انتخاب آن‌ها برای این مقاله به‌دلیل ارتباطشان در یک جریان رایج کسب‌وکار است؛ نه اینکه همه شرکت‌ها الزاماً به همین ترکیب نیاز داشته باشند یا امکانات تمام ویرایش‌ها یکسان باشد.
۱. مدیریت ارتباط با مشتری؛ پیگیری فرصت‌ها
این برنامه برای دنبال‌کردن سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش است. می‌توانید مرحله مذاکره، فعالیت بعدی و مسئول پیگیری را مشخص کنید. مثلاً درخواست اولیه مشتری هنوز سفارش قطعی نیست، اما نباید میان تماس‌ها و پیام‌ها فراموش شود. داشتن مرحله‌بندی روشن به تیم کمک می‌کند بداند برای هر فرصت چه اقدام بعدی لازم است.
۲. فروش؛ از پیشنهاد قیمت تا سفارش
برنامه فروش به تهیه پیشنهاد قیمت، تأیید سفارش و پیگیری فرایند مرتبط با تحویل و صورتحساب کمک می‌کند. برای یک مشتری عمده ممکن است قیمت و شرایط پرداخت با مشتری خرده‌فروشی متفاوت باشد. ماژول فروش اودو را زمانی بهتر ارزیابی می‌کنید که همین تفاوت‌ها را با یک سفارش نمونه در دمو بررسی کنید.
۳. خرید؛ ارتباط با تأمین‌کنندگان
در برنامه خرید Odoo، درخواست قیمت و سفارش خرید را دنبال می‌کنید و اطلاعات تأمین‌کننده را کنار کالا یا خدمت قرار می‌دهید. برای مثال، موعد دریافت کالا و مقدار سفارش باید مشخص باشند. ارتباط خرید با انبار و صورتحساب فروشنده به تنظیمات وابسته است؛ ثبت سفارش خرید به‌تنهایی به معنی دریافت کالا یا تسویه حساب نیست.
۴. انبار؛ موجودی و جابه‌جایی کالا
انبار برای ثبت دریافت، تحویل و انتقال کالا میان محل‌ها کاربرد دارد. تفاوت مهمی میان «کالای موجود» و «کالایی که انتظار دریافتش را داریم» وجود دارد. ماژول انبار اودو کمک می‌کند این جریان‌ها را منظم‌تر بررسی کنید. دقت گزارش هم به ثبت درست عملیات، محل نگهداری و واحد سنجش کالا وابسته است.
۵. حسابداری؛ اسناد مالی و مانده‌ها
برنامه حسابداری برای رسیدگی به اسناد مالی، دریافت و پرداخت و گزارش‌های مرتبط است. صورتحساب مشتری با سفارش فروش یکسان نیست و ثبت پرداخت هم مرحله جداگانه‌ای دارد. امکانات حسابداری، گزارش‌های قابل‌استفاده و نیازهای بومی باید برای ویرایش و نصب موردنظر بررسی شوند؛ صرف داشتن نام این برنامه، انطباق کامل با الزامات ایران را ثابت نمی‌کند.
۶. تولید؛ مواد اولیه تا محصول نهایی
برای کسب‌وکاری که کالا می‌سازد، برنامه تولید به تعریف اجزای محصول و پیگیری سفارش ساخت کمک می‌کند. مثلاً ساخت میز به صفحه چوبی، پایه و یراق نیاز دارد. مقدار مصرف مواد، محصول نهایی و عملیات ساخت باید متناسب با فرایند واقعی تعریف شوند. امکانات پیشرفته‌تر تولید نیز به برنامه‌های نصب‌شده و ویرایش انتخابی وابسته‌اند.
۷. پروژه؛ وظیفه، مسئول و پیگیری کار
در شرکت خدماتی یا تیم اجرایی، همیشه موضوع اصلی جابه‌جایی کالا نیست. برنامه پروژه Odoo برای سازمان‌دهی کارها و پیگیری وظایف کاربرد دارد. می‌توانید مشخص کنید چه کاری، توسط چه کسی و در کدام مرحله انجام می‌شود. داشتن تابلوی وظایف زمانی ارزشمند است که اعضای تیم وضعیت کار را به‌روز کنند و معیار پایان هر وظیفه روشن باشد.
تفاوت نسخه رایگان و تجاری اودو؛ چه چیزی را باید بررسی کنیم؟
در مستندات اودو ۱۸ دو ویرایش معرفی شده‌اند: نسخه جامعه که رایگان و متن‌باز است و نسخه تجاری که امکانات بیشتری ارائه می‌کند. بنابراین پاسخ به اودو چیست، بدون شناخت ویرایش ناقص می‌ماند. وجود نام یک ماژول در معرفی کلی محصول کافی نیست؛ باید معلوم شود قابلیت موردنیاز شما در کدام ویرایش و با چه شرایطی در دسترس است.
رایگان بودن نرم‌افزار با رایگان بودن اجرا تفاوت دارد
حتی اگر برای مجوز نسخه جامعه هزینه نپردازید، میزبانی، پشتیبان‌گیری، انتقال اطلاعات، آموزش و نگهداری می‌توانند هزینه داشته باشند. در نسخه تجاری نیز دامنه اشتراک و خدمات اجرایی را جداگانه بررسی کنید. در صفحه قیمت‌گذاری اودوپرو می‌توانید پیشنهادهای سایت را ببینید؛ اما تصمیم نهایی باید بر اساس دامنه مکتوب خدمات و نیاز واقعی شما باشد.
راه‌اندازی نرم‌افزار اودو؛ از کجا شروع کنیم؟
قدم اول خرید همه برنامه‌ها نیست. یک فرایند محدود و مهم انتخاب کنید؛ مثلاً فروش تا تحویل. سپس چند کالا، مشتری و سفارش نمونه آماده کنید و ببینید چه کسی اطلاعات را ثبت می‌کند، چه کسی تأیید می‌کند و گزارش پایان کار چیست. این روش، پرسش اودو چیست را به ارزیابی قابل‌مشاهده برای کسب‌وکار خودتان تبدیل می‌کند.
پیش از انتقال کامل، کیفیت اطلاعات فعلی را بسنجید. مشتری تکراری، کد کالای نامشخص و مانده تأییدنشده با تغییر نرم‌افزار خودبه‌خود اصلاح نمی‌شوند. راهنمای انتقال اطلاعات به اودو به آماده‌سازی و کنترل این مرحله می‌پردازد. برای اجرای پروژه هم دامنه کار، مسئول آموزش و معیار پذیرش را با تیم خدمات استقرار اودو روشن کنید.
پرسش‌های رایج درباره انتخاب و استفاده از اودو
آیا اودو فقط یک نرم‌افزار حسابداری است؟
خیر. حسابداری یکی از برنامه‌های این مجموعه است. اگر هنوز می‌پرسید اودو چیست، آن را با مجموعه فعالیت‌های مرتبط بشناسید: پیگیری مشتری، فروش، تأمین، انبار و کارهای اجرایی. ممکن است یک شرکت فقط چند بخش را استفاده کند؛ لازم نیست برای بهره‌برداری از آن، همه برنامه‌ها را هم‌زمان راه‌اندازی کنید.
آیا برای کسب‌وکار کوچک هم مناسب است؟
اندازه شرکت به‌تنهایی معیار کافی نیست. تعداد فرایندها، نیاز به ارتباط اطلاعات و توان تیم برای استفاده منظم اهمیت دارند. کسب‌وکار کوچک با عملیات ساده ممکن است به ترکیب محدودی نیاز داشته باشد. ابتدا مسئله اصلی و هزینه اداره سیستم را بسنجید؛ زیادبودن فهرست امکانات، به‌تنهایی دلیل مناسبی برای انتخاب نیست.
برای بررسی تناسب اودو چه چیزی در دمو ببینیم؟
یک سفارش واقعی با اطلاعات نمونه خودتان را دنبال کنید: پیشنهاد قیمت، کنترل موجودی، تحویل، صورتحساب و دریافت وجه. از ارائه‌دهنده بخواهید تفاوت قابلیت استاندارد با توسعه اختصاصی را مشخص کند. حالا می‌توانید مفهوم این مجموعه را با نیاز خود بسنجید: آیا این ارتباط، کار مشخصی را برای تیم شما روشن‌تر و قابل‌پیگیری‌تر می‌کند؟
منابع و مراجع مقاله
- راهنمای برنامه‌ها و امکانات — مستندات رسمی اودو ۱۸ ↗
- فرایند فروش، تحویل و صورتحساب — مستندات رسمی اودو ۱۸ ↗
- ویرایش‌های جامعه و تجاری و روش‌های نصب — مستندات رسمی اودو ۱۸ ↗
مبنای معرفی امکانات، مستندات اودو ۱۸ است. دسترسی به قابلیت‌ها به ویرایش، برنامه‌های نصب‌شده و تنظیمات بستگی دارد. تصاویر، تصویرسازی مفهومی برای توضیح فرایندهای کسب‌وکار هستند.
موضوع را در عمل دنبال کنید
دوره‌های آموزشی اودو را ببینید و مسیر یادگیری مناسب خودتان را انتخاب کنید.